Externalisation des RH : profiter des opportunités en gardant la maîtrise

Une vraie progression de l'outsourcing RH

Entre 20 et 30% d'économies sur leurs coûts, la possibilité de s'appuyer sur des experts dotés de tous les outils nécessaires, du temps gagné pour se recentrer sur son coeur de métier, l'occasion de remettre à plat l'organisation et les process de l'entreprise... L'externalisation ne manque pas d'atouts pour séduire les DRH. Selon une étude d'Accenture(auprès de 8090 grandes entreprises aux Etats-Unis, au Royaume-Uni, en France et en Allemagne), un grand groupe sur quatre choisissaient déjà l'outsourcing, en 2003, pour au moins l'une de ses fonctions RH : paie, formation, recrutement, gestion du personnel, communication, accueil des nouveaux arrivants... Et tous les indicateurs annoncent une croissance importante de ce marché.

Une nécessaire maturation

La décision de transférer une ou plusieurs activités vers un prestataire ne se prend cependant pas à la légère. Projet d'entreprise à part entière, cette initiative doit d'abord procéder d'une réflexion profonde sur l'amélioration de l'organisation interne et obtenir l'adhésion du comité de direction. Ensuite, une fois définis les objectifs, outils nécessaires, missions de chacun, ressources à fournir au prestataire et indicateurs, il reste au DRH à prendre quelques dernières précautions avant la signature du contrat : prévoir des prix forfaitaires par salarié et par mois pour anticiper les changements de volumes d'activité, spécifier les obligations de résultats, envisager des pénalités financières en cas d'erreurs ou de retard, voire des clauses de réversibilité... Sans oublier une bonne information en direction des partenaires sociaux et des salariés.

Cinq conseils pour une externalisation efficace 

- Mûrir sa décision: à l'aide d'un consultant, si besoin, bien mettre à plat ses besoins, ses attentes, ses ressources, l'organisation souhaitée et le périmètre précis de la fonction externalisée. Une rencontre des clients référents du prestataire envisagé peut permettre de se faire une idée plus précise de leur fonctionnement et des prestations qu'ils ont retenues.

- Se fixer des objectifs: en matière de productivité et de résultats, les contractualiser en prévoyant des indemnités financières en cas d'erreur ou de retard. Prévoir des clauses de réversibilité dans le contrat.

- Se trouver des alliés: s'assurer du soutien de la Direction générale, expliquer clairement aux partenaires sociaux en quoi ce changement va contribuer à la compétitivité et à la pérennité de l'entreprise, informer les salariés des évolutions prévues par le biais d'ateliers, newsletters, plaquettes, call center...

- Penser au reclassement des salariés concernés: lorsqu'une grande entreprise externalise une fonction, elle reclasse souvent ses salariés concernés chez le prestataire. Ce dernier bénéficie de leur bonne connaissance du client et en retour, leur offre la possibilité de développer leurs propres compétences en profitant de son expertise.

- Ne pas baisser la garde: une fois la fonction externalisée, assurer un suivi régulier avec le partenaire, maintenir son niveau d'exigence et ne pas hésiter à recadrer les choses si besoin. Ne pas oublier que le DRH doit garder la barre et rester actif tout au long du processus.

Les sites

- Un annuaire Web international de l'externalisation : www.outsourcing.org
- Institut Américain de l'Outsourcing, fonctionne comme un portail : www.outsourcing.com

 

Les articles en ligne

- Cinq principes pour externaliser efficace, Journal du management, septembre 2003.
- Le baromètre Outsourcing RH, Ernst et Young

Les ouvrages

- Stratégies d'externalisation : analyse, décision et gestion d'une opération d'externalisation. Jérôme BARTHELEMY, Éditeur : Dunod (26 février 2004), Collection : Stratégies et Management , 2e édition , ISBN : 2100074822- 27 euros.

Cet ouvrage souhaite clarifier le contenu actuel de cette technique et montrer quels sont les enjeux de l'externalisation d'activités stratégiques (informatique, logistique...), qui est aujourd'hui en plein essor. Il analyse d'abord ses tendances, ses déterminants, ses bénéfices et ses risques avant d'étudier les règles à suivre pour bien la réussir. Il propose pour cela une méthodologie permettant de déterminer si elle est souhaitable ou non, puis détaille les points importants pour bien la gérer (choix du prestataire, type de contrat, transfert des ressources...).

- Paie et administration du personnel : Des techniques de calcul aux stratégies d'externalisation de Jean-Pierre TAIEB. Éditeur : Dunod (10 février 2005) , Collection Fonctions de l'entreprise , 2e édition, 2100484028- 30 euros.

Cet ouvrage, étayé de nombreux exemples, présente de façon pratique les techniques incontournables de la fonction et les enjeux liés à son environnement organisationnel et stratégique.

Source : apec.fr