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3jours
Formation Mission assistant(e)
Les clés pour réussir et s'affirmer
Le métier d'assistant(e) : un périmètre d'action de plus en plus large
- Repérer les différents interlocuteurs : la hiérarchie, les collaborateurs, les clients
- Identifier et comprendre les attentes de chacun pour apporter les bonnes réponses
- Se positionner dans sa propre mission : développer son autonomie
- Clarifier le cadre de ses objectifs : quelles sont les limites ? Les marges d'initiative ?
- Considérer l'évolution du métier : nouvelles organisations et méthodes de travail au sein du service, nouveaux outils de communication (documents et agendas partagés sur Google, blogs)
- mettre en place des procédures et des outils de reporting accessibles à tous
- mettre à profit sa position pour favoriser le partage des pratiques
Construire des relations positives avec ses interlocuteurs
- Comprendre les différents styles de personnalités : s'adapter et gérer au mieux la relation, qu'elle soit hiérarchique ou collaborative
- Développer son talent de communicant : ajuster son style de communication
- écouter et reformuler une demande
- identifier les réticences et les motivations de ses interlocuteurs
- choisir les mots clés pour se faire entendre, suggérer, convaincre
- s'affirmer : demander, refuser, poser les bonnes questions, réfuter
- diminuer les tensions : gérer les conflits de manière positive
- maîtriser son stress : faire de ses émotions des alliées
Instaurer une relation de confiance avec son manager pour une collaboration efficace
- Cerner le fonctionnement de son manager : style de management et méthodes de travail
- Être force de proposition : anticiper les besoins de l'équipe et du service
- Définir ensemble le bon niveau de délégation et de responsabilité
- Développer son autonomie, tirer parti des complémentarités
- Devenir un support fiable pour son manager, faciliter la prise de décision au quotidien
- Trouver le juste équilibre entre confidentialité et représentativité
- Gérer urgences et pressions : savoir être disponible, intégrer les imprévus, communiquer au bon moment
- Identifier ses propres moteurs d'action : quels sont ses points forts ?
Optimiser son organisation personnelle et gérer les urgences
- Réunions : assurer l'écoute et la prise de note
- Création de documents et outils de reporting : aller à l'essentiel, faciliter la lecture, la diffusion au bon interlocuteur
- Gérer l'information : recueillir, analyser et transmettre l'information
- Gestion partagée du travail et du temps : intégrer les concepts du travail collaboratif
- Faire face aux urgences : définir ses priorités et les hiérarchiser
- Chasser les "voleurs de temps" et construire sa propre méthode de gestion du temps : définir un plan de travail journalier, hebdomadaire, mensuel
Les Objectifs
- Comprendre les nouveaux enjeux de sa fonction et se positionner dans son rôle.
- Répondre efficacement aux attentes de son service et devenir force de proposition.
- Établir des relations constructives avec les différents interlocuteurs.
- Regrouper les informations et faciliter la prise de décision au quotidien.
- Disposer de méthodes de travail efficaces et améliorer la gestion de son temps.
Les Plus
- Une formation opérationnelle, alternant l'apport d'outils pratiques et des mises en situation tout au long de la formation
- De nouvelles grilles de lecture pour décrypter les situations vécues et avoir les bons réflexes de résolution de problèmes
- Un plan d'action personnel formalisé à la fin de la formation permettant une mise en application opérationnelle sur le terrain
Cette formation bénéficie d'une évaluation complète à chaud et à froid
réalisée par un cabinet expert indépendant.
