Le contexte
Les missions des organismes publics et notamment des collectivités territoriales évoluent.
Définir et mettre en oeuvre des projets, trouver des sponsors et des subventions, piloter les budgets et mesurer l’efficacité du service rendu aux administrés : voilà ce qu'il leur est demandé aujourd'hui.
C'est un véritable changement culturel !
Or, ce changement est d'autant plus difficile à mener que les moyens à disposition sont limités, voire en régression, et que les services qui doivent être rendus à la population sont en constante augmentation : les demandes d'assistance, par exemple, qui explosent du fait du vieillissement de la population.
Les enjeux
Pour remplir ces nouvelles missions de service public, il est donc important d’optimiser les moyens en place, en se posant la question des services à la population réellement nécessaires, et en structurant les organisations autour de la réalisation de ces services.
Il est également nécessaire d’amener les équipes à plus de performance, en donnant du sens à leur mission de service public à la population, et en pilotant l’activité par les finalités : des prestations de qualité.
Notre proposition
Nos consultants se proposent de vous accompagner, en mettant en place avec vous, dans votre établissement, des indicateurs d’activité. Ces indicateurs constituent un support de mobilisation et d’efficacité, permettant de :
- Clarifier le positionnement et la contribution de chaque activité aux objectifs de la commune,
- Prévoir l’optimisation générale des moyens humains et financiers,
- Mettre en œuvre les actions pour le développement de la qualité et l’évaluation des services rendus,
- Définir des objectifs de progrès communs et partagés,
En outre, la mise en œuvre de ces indicateurs favorise la mobilisation, la concertation, mais également la communication à l’intérieur du service et entre services tout en situant les niveaux de coopération.
En optant pour la réalisation d’une telle mission dans votre collectivité, vous pourrez :
- Identifier les activités génératrices de valeur ajoutée « service à la population »,
- Élaborer l’outil de mesure «performance » des activités,
- Identifier les activités à "résultats",
- Associer efficacité et optimisation des moyens,
- Maintenir et augmenter le niveau de service,
- Éviter l’accroissement des coûts,
- Mesurer les résultats, et en faire un outil de management.
Exemple de mission
L'une des consultante GERESO intervient actuellement au sein d’une commune de l’agglomération parisienne dans le cadre d’une mission de réorganisation relevant de la conduite du changement.
Sa mission se découpe en 3 phases distinctes :
- Le référentiel d’activité : identifier les activités, élaborer l’outil de mesure ou « référentiel » constituant la valeur des activités, effectuer la mesure « de départ » pour chaque activité, effectuer la hiérarchisation des activités produites par l’appareil municipal,
- L’affectation des moyens : inventorier les moyens humains, techniques et financiers, élaborer l’outil de mesure ou « référentiel » constituant la valeur des activités, assurer le transfert des moyens,
- L’élaboration d’indicateurs : analyse de l’existant, de l’ensemble des indicateurs et tableaux de bord utilisés dans les services, élaboration des indicateurs en cohérence avec le référentiel des activités, construire le plan d’animation.
Le but final étant l’optimisation des moyens et l’amélioration de la performance des équipes.
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