Pour quitter le bureau serein : quelques conseils utiles avant de partir

Publié le 08/07/10

Avant de partir, pensez à

- Faire le vide deux jours avant le départ (pas de rendez-vous par exemple)
- Boucler les dossiers en cours en prévenant vos collègues et interlocuteurs de vos dates de départ et de retour
- Assurer l'intérim de votre poste et désigner un ou plusieurs collaborateurs " pour le cas où "
- Classer et ranger pour retrouver un bureau accueillant à votre retour
- Automatiser un e-mail d'absence ainsi qu'un message sur votre téléphone portable professionnel en indiquant la date de votre retour (prévoir une journée rien que pour se remettre " dans le bain ", trier ses mails, son courrier, se remémorer les dossiers mis en attente et reprendre les contacts professionnels la journée suivant le retour au bureau)
- Planifier votre retour : éviter les rendez-vous les deux premiers jours suivant votre retour au bureau... 

Mais aussi...
Planifiez vos vacances à l'avance

Il faut s'organiser dans le temps pour ne pas ensuite gâcher son temps...

Rien de tel pour ajouter à votre stress que d'avoir à la fois à gérer vos derniers dossiers et l'organisation de vos vacances.

Pour gagner en sérénité, réservez votre période de vacances longtemps à l'avance dans votre agenda. Une fois cette période bloquée, il sera toujours possible de faire des compromis le moment venu.

De même, et dans la mesure du possible, essayez d'organiser vos congés (choix de la destination, déplacement, hébergement,...) le plus en avance possible. Durant les derniers jours, vous pourrez alors vous concentrer
uniquement sur votre travail.

Restez concentré(e) jusqu'à la dernière minute

Le meilleur moyen de quitter son lieu de travail serein et confiant, c'est de rester concentré jusqu'à la dernière minute, quitte à redoubler d'efforts en prévision de la détente que l'on va s'offrir. Un effort bien utile autant pour vous que pour vos collègues de travail et vos clients.

Soldez les affaires en cours

Dans la mesure du possible, tâchez de régler tous les dossiers en cours avant de partir en congés.

Prenez votre courage à deux mains et traitez enfin ces derniers dossiers chauds que vous avez laissés (avouez-le...) un peu traîner. Mieux vaut s'en occuper aujourd'hui qu'à votre retour. Prenez le taureau par les cornes et
plongez-vous dedans, plusieurs heures d'affilées si nécessaire, sans oublier de demander autour de vous, qu'on ne vous dérange "sous aucun prétexte".

Si cela n'est pas possible, fixez dès maintenant à vos clients et/ou collègues des rendez-vous précis, quelques jours après votre retour, pour  aborder chacun de ces dossiers. Cette planification minimale évitera la bousculade à votre retour.

De même, rappelez régulièrement à vos collègues vos dates de congés, pour éviter qu'un dossier urgent ne vienne vous gâcher l'existence à la dernière minute.

Adoptez la technique du "sandwich"

Cette technique consiste à ne prévoir aucune réunion au cours des deux journées précédant votre départ, et lors des deux jours suivant votre retour.

Les deux jours précédant votre départ vous permettront de mettre de l'ordre dans vos affaires et répondre aux dernières urgences.

Les deux journées relativement libres à votre retour, vous permettront quant à elles de vous remettre à jour : tri du courrier postal et surtout électronique, événements intervenus durant votre absence...

Déléguez !

Avant de partir, et si votre entreprise reste ouverte durant les congés d'été, assurer vous que vos collègues maîtrisent les dossiers que vous laissez vacants. Mieux, distribuer vous-mêmes des responsabilités précises à
chaque personne.

Et parce qu'il n'y a rien de pire que de recevoir des coups de fil en cascade de la part de collègues qui ne se sont pas toujours concertés entre eux au préalable, pensez par exemple à désigner une (et une seule) personne
qui sera chargée de vous appeler si cela est vraiment nécessaire.

Rangez !

Deux semaines avant le jour J, pensez à classer vos dossiers et rapports en différentes catégories ( à reporter, à déléguer, à finir...).

Profitez-en aussi pour trier vos papiers et ranger vos tiroirs. Un bureau bien propre vous semblera à votre retour plus accueillant... Et si vous avez une plante, n'oubliez pas de l'arroser.

Changez vos messages

Un mois avant votre départ en vacances, ajoutez une note à votre signature de messagerie électronique ou sur votre répondeur, en indiquant votre période d'absence. Vos contacts seront mieux préparés et il leur sera plus
difficile de vous demander de régler un dossier à la dernière minute.

Durant vos vacances, les messages d'absence sont indispensables dans votre boîte vocale et votre courriel. La fonction réponse automatique de votre courriel peut cependant être risquée si vous recevez beaucoup de spams.

Dans ce cas, déléguez la tâche de répondre ou classer vos messages à un collègue, auquel vous rendrez le même service durant ses vacances.

Créer un répondeur automatique dans Outlook.

 Préparez votre retour

Enfin, et c'est peut-être le plus essentiel, songez aussi à votre retour. Ne prévoyez pas une surcharge de travail ou alors vous serez la proie d'un stress insoutenable dans les derniers jours de votre congé.

Veillez à ne pas planifier trop de réunions, dites-vous qu'il faudra d'abord régler les questions les plus urgentes (cf. technique du "sandwich" en 4).

Durant vos vacances : oubliez les gadgets

Ordinateur portable, téléphone mobile professionnel, agenda électronique, téléavertisseur et autres gadgets technologiques ont aussi besoin de repos.

S'ils vous suivent en vacances, la tentation sera grande de mettre de l'ordre dans certains dossiers et de vérifier votre boîte vocale.

CONCLUSION :

Profiter pleinement de ses vacances, c'est donc savoir faire la différence entre le temps pour travailler et le temps pour se reposer. Vous retournerez ainsi au bureau convaincu d'avoir passé des vacances agréables et
réparatrices, le meilleur moyen de reprendre le travail l'esprit motivé et gonflé à bloc...