Paroles d'expert Maîtriser les mécanismes de la paie : une nécessité pour les gestionnaires du secteur public !

Anne-Sophie CARRÈRE est consultante en paie et droit social auprès des entreprises du secteurs privé et des établissements publics. Elle intervient en formations inter et intra-entreprises GERESO sur les thématiques liées au traitement de la paie des agents, titulaires ou contractuels : congés maladie, DADS, gestion des IJSS, actualités de la paie... Dans cet article, elle nous rappelle tout l'intérêt pour les gestionnaires paie de la fonction publique, de comprendre et maîtriser les mécanismes et les subtilités de la paie, même en cas de recours à un prestataire extérieur ou à une solution logicielle intégrée.

A l'heure actuelle, on peut s'interroger sur l'intérêt pour les gestionnaires de paie du secteur public de continuer à maîtriser dans le détail tous les rouages de la paie des agents, les spécificités techniques et réglementaires attachées à telle ou telle catégorie de personnel, ou les derniers développements de l'actualité ayant une incidence sur les taux et les barèmes.

En effet, de nombreux prestataires, dont la plupart sont liés à des éditeurs ou sociétés de services informatiques, se proposent d'assurer l'intégralité de la conception et de la réalisation des bulletins de paie des agents. En plus du traitement de la paie, ces acteurs sont en mesure d'assurer des prestations complémentaires, comme la réalisation des états mensuels, annuels comme la DADS-U et la nouvelle norme 4DS.

Pour beaucoup, cette externalisation du traitement de la paie ou le recours à des solutions logicielles a tout de la solution miracle : un gain en temps et en personnel, une simplification des procédures, et surtout, une paie garantie 100% conforme !

Vous l'aurez compris, la réalité du terrain est toute autre, et il faut bien garder à l'esprit que ce n'est pas le logiciel qui "fait" la paie, mais bien le gestionnaire, et ce, même si l'outil informatique est devenu indispensable, notamment pour optimiser le temps de traitement de la paie.

Le gestionnaire de paie conserve un role essentiel : il doit être le garant de la conformité de la réglementation applicable et du paramétrage informatique. Et pour cela, la connaissance de la paie se révèle toujours aussi nécessaire et incontournable.

En effet, la paie se révèle en définitive très complexe. Et elle ne cesse de se complexifier. Les lois évoluent, les règles de calculs se modifient et parfois l'application effective de certaines mesures nécessite des régularisations sur la paie. Inutile de préciser que ces éléments sont rarement pris en compte de façon automatique dans les logiciels de paie, aussi évolués soient-ils, et qu'ils doivent faire l'objet de traitement correctifs manuels dans la plupart des cas.

L'aspect "humain" reste également prépondérant : qui, en dehors des gestionnaires de paie, pour répondre aux interrogations des agents sur la simple compréhension de leur bulletin de paie ?

Les points sensibles sont souvent le calcul des charges et par la suite l'intégration des spécificités statutaires dans la paie.

Concernant le calcul des charges, par exemple, l'une des questions les plus fréquentes est la suivante : Pourquoi la base de la CSG est de 97% sur la rémunération alors que sur d'autres revenus, elle peut être à 100% ?

Réponse : "du fait de la prise compte d'une déduction de 3% au titre des frais professionnels lorsqu'une activité est exercée ou est recherchée (allocations de retour à l'emploi)."

Parmi les autres points qui nécessitent une compréhension des mécanismes de paie figurent la loi en faveur du Travail, de l'Emploi et du Pouvoir d'Achat (loi TEPA) et les spécificités de la Retraite Additionnelle de la Fonctionnelle (RAFP).

En effet, la gestion de la RAFP en cas de changement d'employeur en cours d'année ou en cas d‘exercice d'une activité accessoire nécessite un échange d'information entre les employeurs et le retraitement du calcul des cotisations sur l'année. Et seul un gestionnaire peut agir sur ces variables.

Autre point noir en matière de paie, les indemnités journalières et l'intégration dans les bulletins de paie :
aujourd'hui encore, des employeurs publics ne font pas apparaître les indemnités en déduction, et de ce fait , établissent des bulletins erronés, aussi bien dans le calcul des charges, patronales et salariales que dans la détermination du net imposable des agents.

La maîtrise de la paie est donc essentielle pour un employeur, afin de garantir l'exactitude des informations figurant sur le bulletin, d'être le relais également entre les agents et les organismes extérieurs.

Mais la maîtrise de la paie permet également de gérer et de maîtriser les coûts et les charges de personnel, permettant ainsi de réaliser parfois certaines économies substantielles et d'éviter tout redressement lors d'un controle URSSAF.

Auteur : Anne-Sophie CARRÈRE, consultante en paie et droit social, secteur privé et public