La Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC) dans la fonction publique : définition et outils

Les années 2000 ont donné lieu à une forte prise de conscience de l’instabilité économique, sociale et technologique.

Chacun a pris conscience que le concept « d’emploi à vie » était révolu, et que désormais, on ne pouvait rester toute sa vie sur le même poste ou au sein d’une seule entreprise avec des moyens techniques peu évolutifs.

Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences -GPEC- fonction publique

Ce phénomène a même touché la fonction publique avec une multiplicité des mobilités, mutations et prises de disponibilité pour changer de travail, de métier, de structure…

La seconde problématique était liée au départ en masse des « papy-boomers » arrivant à l’âge de la retraite et qui ne favorisaient pas le transfert des compétences aux plus jeunes.

Pour faire face à ces nouvelles tendances, une réponse législative a été donnée en 2008, avec la mise en application de la loi n° 2005-32 du 18 janvier 2005 de programmation pour la cohésion sociale.

Il s’agissait d’obliger les entreprises à anticiper leurs besoins en compétences et en effectifs, pour permettre de réguler la situation du marché du travail.

Mais aussi et pour la première fois peut-être, elle impliquait de répondre à la fois aux besoins stratégiques de l’établissement et aux besoins des employés.

La GPEC, qu’est-ce que c’est ?

La GPEC, c’est la conception, la mise en œuvre et le suivi de plans d’action cohérents visant à réduire de façon anticipée les écarts entre les besoins et les ressources humaines de la structure en termes d’effectifs et de compétences en fonction de son plan stratégique et en impliquant l’agent dans le cadre d’un projet d’évolution professionnelle.

Concrètement, comme cela se traduit-il ?

Quels sont les outils et les méthodes de la GPEC ?

Le plan d’action :

Comme dans tout plan d’action, la première démarche consiste à réaliser un état des lieux. Mais attention, celui-ci doit se porter uniquement sur les effectifs et les compétences.

Le service RH, souvent en charge de cette démarche, dispose de nombreux outils pour réaliser cette photographie à un instant T de ses ressources humaines.

Les tableaux de bord :

Ils sont à manipuler avec précaution et il faut respecter quelques règles fondamentales.

Tout d’abord, ils doivent répondre à un voire deux objectifs maximum.

Ensuite, il faut définir les données nécessaires, la fréquence et date de saisie, leur mise en forme, notamment avec un outil informatique optimal.

Puis, il faut réfléchir aux destinataires potentiellement concernés et au meilleur moyen de transmettre ces données.

Enfin, il faut déterminer, à chaque étape de la procédure, qui va faire quoi et comment ?

Un tableau de bord est essentiel pour établir un état des lieux des effectifs. Cela peut être un tableau mensuel et/ou trimestriel et/ou annuel. Il peut traiter des effectifs budgétés, présents, rémunérés en effectifs physiques et/ou en Equivalent Temps Plein, à vous de choisir…

Cet outil permet de répondre très exactement à plusieurs questions :

  • Combien la structure dispose de postes au budget ?
  • Comment ces postes budgétés sont-ils répartis par service, grades, emplois… ?
  • Combien de postes budgétés sont réellement pourvus par des agents ?
  • Ces agents sont-ils présents, rémunérés et à quelle quotité de temps de travail ?

La pyramide des âges :

Cet outil permet d’identifier la mixité des sexes et des âges au sein de la structure et de ses entités.

La GPEC prône l’équilibre des tranches d’âge afin de mieux anticiper les départs potentiels à la retraite et la transmission des compétences entre les générations.

Elle est également en faveur de la mixité pour une complémentarité donnant souvent lieu à une meilleure efficacité et entente des équipes.

Le répertoire des métiers et les fiches métiers :

Cet outil est une « bible » pour tous ceux qui souhaitent s’inscrire dans une démarche GPEC.

Pendant longtemps, c’est la logique statutaire qui a régné sur la fonction publique mais la GPEC a introduit la notion de compétence.

L’agent n’était plus uniquement un attaché territorial, hospitalier… mais par exemple, un chargé de recrutement, un directeur de communication, un chef de service Etat Civil qui a des savoirs, des savoir-faire et des savoir-être.

Dans un répertoire, chaque métier est intégré dans une famille et est décrit dans ses grandes lignes avec les compétences associées nécessaires.

L’état des lieux consiste à associer à chaque poste un voire deux métiers maximum exercés, décrits dans la fiche métier au sein du répertoire.

Les fiches de poste :

L’introduction du dispositif de l’entretien d’évaluation a impliqué la création et la réactualisation régulière de la fiche de poste.

Cet outil est multifonctions car il répond à de nombreux besoins :

  • Aptitude médicale de l’agent à tenir le poste ;
  • Description des missions, activités et environnement professionnel d’un poste pour les avis de vacance ou offres d’emploi ;
  • Évaluation du niveau de compétences, d’efficacité de l’agent sur le poste ;
  • Prise de connaissance de l’expérience acquise de l’agent sur l’ensemble des postes occupés ;
  • Aide au recueil de besoins pour concevoir le plan de formation.

Elle constitue une réelle base pour identifier les compétences développées au sein des postes de la structure concernée.

Une fois l’état des lieux réalisé, des problématiques vont apparaître et il va falloir mettre en œuvre des actions pour les résoudre.

Celle intéressant la GPEC est la réduction des écarts entre besoins et ressources.

Réduire les écarts entre les besoins et les ressources :

Plusieurs leviers existent pour mieux répondre aux besoins en effectifs et compétences.

Le recrutement et la mobilité interne :

Recruter, c’est d’abord embaucher les personnes qui sont le plus en adéquation avec le profil recherché, que ce soit en interne ou en externe.

Mais c’est également une possibilité d’introduire de nouvelles compétences nécessaires ou de rééquilibrer une équipe en termes de sexe ou d’âge.

Il est donc important de se servir du recrutement et de la mobilité interne pour réduire les écarts entre besoins et ressources.

La formation :

Si le constat est fait que de nouvelles technologies ou réglementations vont bouleverser certaines pratiques professionnelles, la formation est la réponse la plus adaptée.

Il est important pour cela de réaliser une réelle veille juridique et technologiques des métiers les plus concernés par ces mutations.

L’organisation du travail :

La solution n’est pas toujours externe face à un écart entre besoins et ressources.

Parfois, une réflexion sur l’organisation du travail, la répartition de missions et activités au sein d’un service peut permettre de résoudre le problème.

Repenser les organigrammes, optimiser les postes, développer la polyvalence en interne est une solution très accessible à condition d’y consacrer du temps pour l’analyse.

Ces trois leviers d’action doivent s’inscrire dans une politique globale de gestion de ressources humaines s’incarnant dans un plan stratégique de l’établissement.

Plan stratégique :

La question est de savoir quels objectifs s’est fixé l’établissement et comment y répondre à travers une gestion prévisionnelle des emplois et des compétences.

Cela implique que la direction a une vision et qu’elle la décline dans un projet clair et connu de tous avec des règles appliquées par tous et pour tous.

Les outils de la GPEC constitueront alors des aides précieuses à la décision pour les responsables des différentes entités de la structure.

Cela concerne le recrutement, la mobilité interne, la formation, la gestion des effectifs, la gestion de carrière et les possibilités d’évolution professionnelle des agents.

C’est ce dernier élément qui est la réelle innovation de la démarche GPEC. Elle implique de s’intéresser, enfin, à ce que l’agent sait faire, peut faire et veut faire en lui offrant les possibilités de se réaliser au sein ou en dehors de son établissement d’origine.

Implication l’agent dans le cadre d’un projet d’évolution professionnelle :

Le fonctionnaire s’est transformé autant que l’environnement dans lequel il travaille et désormais il aspire à la fois à une évolution de sa carrière mais également de ses compétences.

Aujourd’hui, la fonction publique offre de multiples possibilités pour répondre à ces besoins.

Que ce soit au niveau statutaire en passant des concours/examens ou en partant en disponibilité pour réaliser des projets professionnels plus personnels ou en détachement pour découvrir de nouvelles façons de travailler, ailleurs.

Ils peuvent aussi utiliser de nombreux dispositifs pour se former à de nouveaux métiers, fonctions ou même se reconvertir.

Dans cette nuée d’options, l’agent a besoin d’être guidé et informé sur toutes les règles et conséquences liées à ses choix éventuels.

Grâce à la fiche de poste, au répertoire des métiers, le responsable de la mission GPEC peut accompagner l’agent dans sa démarche de façon efficace, adaptée et optimale.

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *