{"id":17967,"date":"2020-11-24T16:59:49","date_gmt":"2020-11-24T14:59:49","guid":{"rendered":"https:\/\/www.gereso.com\/actualites\/?p=17967"},"modified":"2020-11-26T15:54:30","modified_gmt":"2020-11-26T13:54:30","slug":"rgpd-pourquoi-fonction-rh-premiere-ligne","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.gereso.com\/actualites\/2020\/11\/24\/rgpd-pourquoi-fonction-rh-premiere-ligne\/","title":{"rendered":"RGPD : Pourquoi la fonction RH est en premi\u00e8re ligne"},"content":{"rendered":"\n<p>Citons deux situations-type fr\u00e9quemment rencontr\u00e9es&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<p>Dans les entreprises orient\u00e9es consommateurs, la priorit\u00e9 a \u00e9t\u00e9 souvent mise sur <strong>le c\u00f4t\u00e9 commercial<\/strong>, \u00e0 savoir l\u2019analyse des traitements de donn\u00e9es personnelles de la base clients et la mise en oeuvre des protections cons\u00e9quentes instaur\u00e9es ou renforc\u00e9es par le RGPD.<\/p>\n\n\n\n<p>Dans d\u2019autres cas, les organisations (aussi appel\u00e9es Responsable de Traitement dans le R\u00e8glement) ont op\u00e9r\u00e9 une <strong>mise en conformit\u00e9 qu\u2019on pourrait qualifier de minimaliste<\/strong>, d\u2019autres sujets entrant en concurrence avec cette th\u00e9matique. <\/p>\n\n\n\n<p>C\u2019est un cas rencontr\u00e9 dans de nombreuses DRH, qui ont d\u00fb mener en parall\u00e8le des chantiers d\u2019importance, comme par exemple la <strong>mise en place du Pr\u00e9l\u00e8vement \u00e0 la source<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<p>Or, <strong>n\u00e9gliger la partie RH dans la mise en oeuvre du RGPD est une erreur<\/strong>&nbsp;: tout d\u2019abord parce qu\u2019il s\u2019agit d\u2019un domaine d\u2019activit\u00e9 de l\u2019entreprise qui, de par son fonctionnement et ses interactions, est central dans la mise en oeuvre du RGPD (I) ; ensuite, du fait qu\u2019elle peut avoir vocation \u00e0 \u00eatre actrice ou moteur de la mise en conformit\u00e9 par ses actions (II) ; enfin, parce qu\u2019elle peut faire l\u2019objet d\u2019un contr\u00f4le au m\u00eame titre que d\u2019autres composantes de l\u2019organisation (III).<\/p>\n\n\n\n<h2 style=\"color:#d10016;\"><strong>Les Ressources Humaines, premi\u00e8re consommatrice de Donn\u00e9es Personnelles au sein de l\u2019organisation&nbsp;?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>La question peut se poser, au vu du nombre de Traitements dans lesquels les Donn\u00e9es Personnelles des individus sont utilis\u00e9es au sein de cette Direction.<\/p>\n\n\n\n<p>Il faut en revenir \u00e0 la lecture du RGPD pour prendre conscience de la r\u00e9elle port\u00e9e de cette r\u00e9glementation ; En effet, d\u00e8s les d\u00e9finitions retenues par les r\u00e9dacteurs europ\u00e9ens \u00e0 l\u2019article 4 du texte, on constate que celles-ci vont couvrir un spectre large de l\u2019activit\u00e9 des organisations, et plus particuli\u00e8rement des entreprises.<\/p>\n\n\n\n<p>Illustrons ces propos par <strong>trois exemples tir\u00e9s de ces d\u00e9finitions<\/strong>, que l\u2019on d\u00e9clinera au niveau des Ressources Humaines&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>Les Donn\u00e9es Personnelles<\/strong>, ou pour \u00eatre complet, les Donn\u00e9es \u00e0 caract\u00e8re personnel : toute information se rapportant \u00e0 une personne ; ainsi d\u00e9finies, le spectre est extr\u00eamement large pour les Ressources Humaines : noms et pr\u00e9noms bien \u00e9videmment, date de naissance, dipl\u00f4mes, situation familiale, plaque d\u2019immatriculation du v\u00e9hicule, adresse IP de l\u2019ordinateur professionnel\u2026<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Il faut noter qu\u2019il existe ce qui peut \u00eatre qualifi\u00e9 de Donn\u00e9es personnelles \u00e0 protection renforc\u00e9e, \u00e0 savoir <strong>les Donn\u00e9es Sensibles<\/strong> ; elles couvrent par exemple toutes <strong>les informations relatives \u00e0 la sant\u00e9, \u00e0 la biom\u00e9trie, aux opinions politiques, religieuses de l\u2019individu<\/strong> ; elles font en cons\u00e9quence l\u2019objet d\u2019un r\u00e9gime sp\u00e9cifique, encore plus protecteur que les autres donn\u00e9es. <\/p>\n\n\n\n<ul><li><strong>La Personne concern\u00e9e&nbsp;:<\/strong> toute personne identifi\u00e9e ou identifiable&nbsp;; le plus \u00e9vident serait de consid\u00e9rer que, dans le domaine des Ressources Humaines, les <strong>salari\u00e9s<\/strong> sont vis\u00e9s&nbsp;; mais, dans les faits, les Personnes Concern\u00e9es sont aussi les <strong>candidats en cours de recrutement<\/strong>, tout comme ceux qui vous ont fait parvenir une <strong>candidature spontan\u00e9e<\/strong>, ou les <strong>apprentis<\/strong> pr\u00e9sents dans votre organisation&nbsp;; on le r\u00e9p\u00e8te, tous ceux dont les Donn\u00e9es Personnelles sont collect\u00e9es et donc trait\u00e9es&nbsp;; ce qui nous am\u00e8ne \u00e0 notre troisi\u00e8me d\u00e9finition\u2026<\/li><li><strong>Les Traitements de Donn\u00e9es&nbsp;: <\/strong><i>\u00ab&nbsp;op\u00e9ration ou tout ensemble d&rsquo;op\u00e9rations effectu\u00e9es ou non \u00e0 l&rsquo;aide de proc\u00e9d\u00e9s automatis\u00e9s (\u2026) telles que la collecte, l&rsquo;enregistrement, l&rsquo;organisation, la structuration\u2026&nbsp;\u00bb<\/i> dans un souci de simplification, et pour une liste compl\u00e8te de ce que peut \u00eatre consid\u00e9r\u00e9 comme un traitement, il conviendra de se r\u00e9f\u00e9rer \u00e0 l\u2019in extenso de l\u2019article 4 du RGPD. <\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Les Traitements sont donc l\u00e9gions pour la DRH et couvrent l\u2019ensemble de leurs champs d\u2019activit\u00e9, du <strong>recrutement<\/strong> (et m\u00eame en amont de la gestion des candidatures spontan\u00e9es ou non) \u00e0 <strong>la paye<\/strong> en passant par la <strong>gestion du temps de travail<\/strong> ou au contentieux <strong>prud\u2019hommal<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<p>Il est int\u00e9ressant en outre de rappeler \u00e0 ce stade que, contrairement \u00e0 une vision minimaliste du RGPD, en mode tout num\u00e9rique, les op\u00e9rations non automatis\u00e9es sont \u00e0 prendre en compte, et notamment la <strong>gestion \u00ab&nbsp;papier&nbsp;\u00bb<\/strong> consid\u00e9rant que&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<ul>\n<li>Les processus de digitalisation ne sont pas \u00e0 100% la norme dans les organisations<\/li>\n<li>Il reste donc des processus non d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9s dans l\u2019entreprise<\/li>\n<li>Ces \u00e9l\u00e9ments contiennent d\u2019\u00e9vidence, pour la Direction des Ressources Humaines, des Donn\u00e9es Personnelles<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Le travail quotidien de la DRH ne peut \u00eatre, au vu de ces diff\u00e9rentes d\u00e9finitions, en aucune fa\u00e7on consid\u00e9r\u00e9 comme ayant un impact secondaire sur les Donn\u00e9es personnelles ; En cons\u00e9quence, le <strong>processus de mise en conformit\u00e9 au RGPD pour les Ressources Humaines constitue pour l\u2019organisation un projet important, voire crucial.<\/strong><\/p>\n\n\n\n<h2 style=\"color:#d10016;\"><strong>Les Ressources Humaines, au coeur de l\u2019action de mise en conformit\u00e9<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Il convient de rappeler en pr\u00e9ambule un des objectifs des r\u00e9dacteurs du texte qui est d\u2019<strong>internaliser la gouvernance des Donn\u00e9es Personnelles<\/strong>. Il est \u00e0 ce titre int\u00e9ressant de souligner que le R\u00e8glement a pour vocation \u00e0 donner un cadre, mais un cadre offrant une certaine latitude quant au d\u00e9ploiement de ladite gouvernance ; tout est affaire de construction et de r\u00e9flexion pour le Responsable de Traitement dans le cadre de sa politique de respect des Donn\u00e9es Personnelles.<\/p>\n\n\n\n<p>Cette mise en conformit\u00e9 va souvent passer par une r\u00e9flexion sur les points suivants&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<ul><li><strong>Cartographie des donn\u00e9es collect\u00e9es et des Traitements pratiqu\u00e9s<\/strong>&nbsp;: sur la base des notions ci-dessus pr\u00e9sent\u00e9es et en consid\u00e9rant l\u2019ensemble de l\u2019activit\u00e9 et des pratiques de la Direction des Ressources Humaines.<\/li>\n<li>Retranscription de cette cartographie dans la documentation RGPD&nbsp;: \u00e0 ce stade, va se poser la question de la tenue ou non d\u2019un Registre des Traitements pour r\u00e9pertorier cette premi\u00e8re \u00e9tape&nbsp;; on ne peut qu\u2019appuyer cette d\u00e9marche&nbsp;: outre qu\u2019il soit obligatoire dans un certain nombre de cas, le registre constitue, via les mod\u00e8les mis \u00e0 disposition par la CNIL sur son site internet, un outil pr\u00e9cieux pour une couverture des diff\u00e9rents aspects du RGPD dans son d\u00e9ploiement.<\/li>\n<li><strong>\u00c9ventuelles \u00e9tudes d\u2019impact&nbsp;:<\/strong> si certains Traitements effectu\u00e9s sont susceptibles d\u2019affecter de mani\u00e8re \u00e9lev\u00e9e la vie priv\u00e9e des Personnes Concern\u00e9es, ces \u00e9tudes vont devoir \u00eatre entreprises, sur le mod\u00e8le par exemple de ce qui peut exister en mati\u00e8re environnementale (sc\u00e9narios\/risques\/mesures pour limiter les risques)&nbsp;; sur ce sujet, les Ressources Humaines se trouvent dans une position qui va diff\u00e9rer selon la taille de l\u2019organisation&nbsp;: soit celle-ci comporte peu de personnels, et dans ce cas, des dispenses existent pour certains traitements, qui autorisent la non r\u00e9alisation d\u2019\u00e9tude d\u2019impact&nbsp;; au contraire, pour les organisations plus importantes, les cas dans lesquels un Traitement de donn\u00e9es RH sont potentiellement susceptibles de faire l\u2019objet d\u2019une analyse sont nombreux&nbsp;; \u00e0 noter que, dans ce cadre, l\u2019appui  d\u2019un technicien du RGPD, type Data Protection Officer (DPO) ou conformit\u00e9, s\u2019av\u00e8re quasi-indispensable.<\/li>\n<li><strong>Adaptation des pratiques internes&nbsp;:<\/strong> pour une r\u00e9elle mise en conformit\u00e9, au sein de la Direction, un certain nombre de pratiques devra \u00eatre corrig\u00e9 dans une optique d\u2019une bonne administration des donn\u00e9es collect\u00e9es&nbsp;; en outre, un certain nombre de proc\u00e9dures d\u00e9coulant du R\u00e8glement (R\u00e9ponses aux demandes de Droit des Personnes Concern\u00e9es, Alerte en cas de violation de donn\u00e9es) devront \u00eatre \u00e9tablis&nbsp;; enfin, les Ressources Humaines vont \u00e9galement \u00eatre moteur de l\u2019impl\u00e9mentation de la politique de Donn\u00e9es Personnelles dans l\u2019organisation par diff\u00e9rents canaux de communication&nbsp;: r\u00e8glement int\u00e9rieur, Charte d\u2019utilisation des Outils Informatique, formation du personnel, actions de sensibilisation ponctuelles&#8230; <\/li>\n<li><strong>Relation avec les sous-traitants&nbsp;:<\/strong> Dans la mesure o\u00f9 la Direction Des Ressources Humaines peut faire appel \u00e0 des Prestataires ext\u00e9rieurs (par exemple, si elle fait appel \u00e0 un cabinet de recrutement), il conviendra de consid\u00e9rer le fait que ces derniers puissent \u00eatre destinataires de Donn\u00e9es Personnelles, et les traitent en cons\u00e9quence&nbsp;; si tel est effectivement le cas, le RGPD donne un cadre de base, fixant les relations a minima entre les parties \u00e0 ce titre&nbsp;; mais, aux fins d\u2019une protection efficiente de l\u2019entreprise et de sa gouvernance, une refonte du partenariat via de nouveaux documents contractuels ou tout au moins des avenants devra \u00eatre mise en oeuvre.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 style=\"color:#d10016;\"><strong>Le contr\u00f4le CNIL de la Direction des Ressources Humaines<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Depuis la fin de la phase de transition telle que d\u00e9finie par la Commission Nationale Informatique et Libert\u00e9s (CNIL), soit le 1er Janvier 2019, les <strong>contr\u00f4les de conformit\u00e9<\/strong> sont effectifs et men\u00e9s aupr\u00e8s des Responsables de Traitement.<\/p>\n\n\n\n<p>Si un programme de contr\u00f4le est d\u00e9fini chaque ann\u00e9e par la CNIL, et que les Ressources Humaines n\u2019ont pas \u00e9t\u00e9 pour le moment sp\u00e9cifiquement d\u00e9sign\u00e9es, il n\u2019en reste pas moins que <strong>les risques de contr\u00f4le sont r\u00e9els<\/strong> et notamment au vu des risques li\u00e9s \u00e0 une potentielle plainte d\u2019une Personne Concern\u00e9e.<\/p>\n\n\n\n<p>En effet, un ancien salari\u00e9 en contentieux avec le Responsable de Traitement, un candidat dont le profil a \u00e9t\u00e9 refus\u00e9, ou encore un salari\u00e9 estimant \u00eatre insuffisamment inform\u00e9 des donn\u00e9es collect\u00e9es et de leur utilisation sont <strong>autant de situation-types susceptibles de faire l\u2019objet d\u2019un signalement \u00e0 la CNIL et cons\u00e9cutivement d\u2019un contr\u00f4le<\/strong>, puisqu\u2019il s\u2019agit l\u00e0 d\u2019une des sources de d\u00e9cisions de l\u2019Autorit\u00e9 de contr\u00f4le.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>D\u2019o\u00f9 la n\u00e9cessit\u00e9 pour l\u2019ensemble de l\u2019organisation que le service RH ne soit pas le parent pauvre de la mise en oeuvre du RGPD.<\/strong><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Citons deux situations-type fr\u00e9quemment rencontr\u00e9es&nbsp;: Dans les entreprises orient\u00e9es consommateurs, la priorit\u00e9 a \u00e9t\u00e9 souvent mise sur le c\u00f4t\u00e9 commercial, \u00e0 savoir l\u2019analyse des traitements de donn\u00e9es personnelles de la base clients et la mise en oeuvre des protections cons\u00e9quentes instaur\u00e9es ou renforc\u00e9es par le RGPD. 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