{"id":7609,"date":"2017-02-27T08:49:17","date_gmt":"2017-02-27T06:49:17","guid":{"rendered":"https:\/\/www.gereso.com\/actualites\/?p=7609"},"modified":"2017-06-09T09:15:08","modified_gmt":"2017-06-09T07:15:08","slug":"reglementaire-de-paie-outil-indispensable","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.gereso.com\/actualites\/2017\/02\/27\/reglementaire-de-paie-outil-indispensable\/","title":{"rendered":"Le r\u00e9glementaire de paie : un outil indispensable pour la structuration et la s\u00e9curisation des proc\u00e9dures de la paie"},"content":{"rendered":"

Le r\u00e9glementaire de paie<\/a>, qu’est ce que c’est ?<\/h2>\n

\u00c9galement appel\u00e9\u00a0 \u00ab\u00a0R\u00e9f\u00e9rentiel de paie<\/strong>\u00ab\u00a0, \u00ab\u00a0Livre blanc<\/strong>\u00ab\u00a0, \u00ab\u00a0Cahier des proc\u00e9dures de paie<\/strong>\u00ab\u00a0, ou encore \u00ab\u00a0Bible de paie<\/strong>\u00ab\u00a0,\u00a0 le r\u00e9glementaire de paie est un document de r\u00e9f\u00e9rence pr\u00e9cisant en d\u00e9tail, par \u00e9crit, les modalit\u00e9s de la paye au sein d’une entreprise, les r\u00e8gles techniques op\u00e9rationnelles mises en \u0153uvre dans le cadre de la gestion de la paie<\/strong>.<\/p>\n

Principalement \u00e0 l’usage du gestionnaire de paie, ainsi qu’\u00e0 d’autres acteurs de l’entreprise (Direction, service RH, service comptabilit\u00e9, service informatique…), le r\u00e9f\u00e9rentiel de paie peut se pr\u00e9senter sous la forme d’un document \u00e9crit, d’une base de donn\u00e9es sous forme de compilation de fichiers, ou d’une ressource disponible en ligne<\/strong> et accessible \u00e0 toutes les personnes concern\u00e9es par la paie dans l’entreprise.<\/p>\n

Ce r\u00e9f\u00e9rentiel sert de ce fait \u00e0 traduire les proc\u00e9dures de paie<\/strong>, en langage courant et compr\u00e9hensible par tous les acteurs qui sont susceptibles d\u2019\u00eatre int\u00e9ress\u00e9s de pr\u00e8s ou de loin \u00e0 la gestion de la paie au sein de l\u2019entreprise : service des ressources, service de la comp27tabilit\u00e9, service de la paie, direction g\u00e9n\u00e9rale…<\/p>\n

Le r\u00e9f\u00e9rentiel de paie regroupe ainsi les informations relatives, entre autres, aux diff\u00e9rentes proc\u00e9dures<\/strong> telles que les divers taux de cotisations sociales<\/strong>, les bar\u00e8mes<\/strong> qui sont appliqu\u00e9s pour les diff\u00e9rentes cat\u00e9gories de salari\u00e9s, les conventions collectives<\/strong> en vigueur ainsi que les accords d\u2019entreprise.<\/p>\n

Les renseignements concernant la gestion des aspects relatifs au droit du travail<\/strong> sont \u00e9galement consign\u00e9s dans le r\u00e9glementaire de paie : les proc\u00e9dures de gestion du temps de travail, gestion des absences et des cong\u00e9s, la gestion des diff\u00e9rents types de contrat (CDD, CDI, contrats aid\u00e9s, et autres contrats sp\u00e9cifiques\u2026), la gestion des divers avantages en nature\u2026 mais \u00e9galement le r\u00e8glement int\u00e9rieur, les informations relatives \u00e0 l\u2019historique des sanctions pour\u00a0 chaque salari\u00e9 et l\u2019\u00e9tat des proc\u00e9dures disciplinaires dont le gestionnaire de paie devra tenir compte.<\/p>\n

Le r\u00e9glementaire de paie, en tant qu\u2019outil de r\u00e9f\u00e9rence pour toutes les proc\u00e9dures relatives \u00e0 la paie, doit \u00eatre p\u00e9riodiquement actualis\u00e9 et tenu \u00e0 jour<\/strong> pour l\u2019int\u00e9gralit\u00e9 des donn\u00e9es collect\u00e9es. C\u2019est un outil d\u2019une importance capitale pour le gestionnaire de paie qui veut fiabiliser et structurer les processus relatifs \u00e0 la r\u00e9mun\u00e9ration<\/strong>, et permet \u00e0 chaque acteur de la paie d\u2019avoir sous la main un document unique, pr\u00e9sentant les modalit\u00e9s de calcul et de gestion \u00e0 consid\u00e9rer dans chaque condition remplie.<\/p>\n

Par ailleurs, le r\u00e9glementaire de paie regroupe les principes qui serviront de point de d\u00e9part au param\u00e9trage ult\u00e9rieur du logiciel de paie<\/strong>. En effet, ce sont les r\u00e8gles proc\u00e9durales et op\u00e9rationnelles concernant la r\u00e9mun\u00e9ration, inscrites dans le r\u00e9f\u00e9rentiel de paie, qui seront traduits en param\u00e8tres informatiques au niveau du logiciel de gestion de la paie. C’est pourquoi, il se peut que le r\u00e9f\u00e9rentiel de paie \u00e9labor\u00e9 au sein d’un entreprise soit constitu\u00e9 d’une partie contenant les r\u00e8gles op\u00e9rationnelles<\/strong> servant aux gestionnaires ou aux responsables de paie, et d’une partie technique d\u00e9crivant les param\u00e9trages<\/strong> du logiciel de gestion de la paie.<\/p>\n

Quelles informations le r\u00e9glementaire de paie doit-il contenir ?<\/h2>\n

En tant que document de r\u00e9f\u00e9rence \u00e0 l\u2019usage de tous les acteurs qui sont, de pr\u00e8s ou de loin, concern\u00e9s par la paye, le r\u00e9glementaire de paie est une compilation de plusieurs rubriques<\/strong>, prenant en compte les informations issues de plusieurs entit\u00e9s de l\u2019entreprise. Aussi, pour chaque \u00e9v\u00e8nement de gestion et pour chaque \u00e9l\u00e9ment de r\u00e9mun\u00e9ration<\/strong>, une proc\u00e9dure est d\u00e9finie,<\/strong> traduite par \u00e0 travers une rubrique sp\u00e9cifique, et d\u00e9taillant :<\/p>\n

    \n
  • la ou les personnes en charge de la proc\u00e9dure<\/li>\n
  • le d\u00e9lai de r\u00e9alisation de chaque action de la proc\u00e9dure<\/li>\n
  • les personnes ressources \u00e0 contacter pour la r\u00e9alisation de chaque action<\/li>\n
  • les documents n\u00e9cessaires \u00e0 la mise en \u0153uvre de la proc\u00e9dure<\/li>\n
  • les \u00e9tapes m\u00e9thodologiques \u00e0 suivre lors de chaque phase.<\/li>\n<\/ul>\n

    En outre, le r\u00e9glementaire de paie doit \u00e9galement contenir des parties traitant de son contexte de mise en place, son mode d\u2019utilisation et de lecture, afin que sa prise en main puisse \u00eatre facilit\u00e9e au maximum, le but \u00e9tant de fournir aux utilisateurs un r\u00e9f\u00e9rentiel concis et pr\u00e9cis.<\/p>\n

    L\u2019exemple ci-dessous permet d\u2019appr\u00e9cier, \u00e0 titre indicatif, les diff\u00e9rentes rubriques d\u2019information que le r\u00e9glementaire de paie d\u2019une entreprise devrait contenir.<\/p>\n

    G\u00e9n\u00e9ralit\u00e9s<\/strong><\/p>\n

      \n
    • 1. Calendrier des horaires et des cycles<\/li>\n
    • 2. Profils de population<\/li>\n
    • 3. Types de contrat de travail<\/li>\n
    • 4. Classification hi\u00e9rarchique<\/li>\n<\/ul>\n

      Sp\u00e9cificit\u00e9s paie<\/strong><\/p>\n

        \n
      • 1. Accord d’entreprise, usages \u00e0 d\u00e9crire<\/li>\n
      • 2. Minimas applicables<\/li>\n
      • 3. R\u00e9mun\u00e9ration de base<\/li>\n
      • 4. Prime d’anciennet\u00e9<\/li>\n
      • 5. Traitement des heures suppl\u00e9mentaires<\/li>\n
      • 6. Repos compensateur<\/li>\n
      • 7. Heures dimanche, heures de nuit, majoration pour jours f\u00e9ri\u00e9s<\/li>\n
      • 8. Traitement des absences<\/li>\n
      • 9. Primes fournies par la Direction des Ressources Humaines<\/li>\n
      • 10.\u00a0Traitement paie de la maladie<\/li>\n
      • 11. Avantages en nature<\/li>\n
      • 12.\u00a0Titres restaurants<\/li>\n
      • 13. M\u00e9thode d\u2019acquisitions, prise et remise \u00e0 z\u00e9ro des compteurs<\/li>\n
      • 14. Gratifications<\/li>\n
      • 15. Primes calcul\u00e9es par la paie\n
          \n
        • 15.1. Primes de vacances<\/li>\n
        • 15.2. 13\u00e8me mois<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n
        • 16. Mutuelle<\/li>\n
        • 17.\u00a0Remboursement transport<\/li>\n
        • 18. Panier jour<\/li>\n
        • 19. Pr\u00eat et acompte<\/li>\n
        • 20.\u00a0Opposition sur salaire\u00a0et pension alimentaire<\/li>\n<\/ul>\n

          Interface comptable<\/strong><\/p>\n

            \n
          • 1. Comptabilisation paie et fichier interface informatique<\/li>\n
          • 2. Provisions\n
              \n
            • 2.1. Provisions cong\u00e9s pay\u00e9s<\/li>\n
            • 2.2. Provisions RTT<\/li>\n
            • 2.3. Provisions CET (compte \u00e9pargne temps)<\/li>\n
            • 2.4. Provisions 13e<\/sup> mois<\/li>\n
            • 2.5. Provisions prime vacances<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n

              Documentation<\/strong><\/p>\n

                \n
              • 1. Extraits\u00a0conventions collectives<\/li>\n
              • 2. Proc\u00e9dure s\u00e9curit\u00e9 sociale<\/li>\n
              • 3. Contacts des interlocuteurs sociaux utiles<\/li>\n<\/ul>\n

                Flux d’informations<\/strong><\/p>\n

                  \n
                • 1. Validation des variables de paie<\/li>\n
                • 2. Transmission des variables de paie<\/li>\n
                • 3. Validation des\u00a0bulletins de paie<\/li>\n
                • 4. Transmission des donn\u00e9es de paie<\/li>\n<\/ul>\n

                  M\u00e9thodologie pour la cr\u00e9ation du r\u00e9glementaire de paie<\/h2>\n

                  Objectivement, la cr\u00e9ation du r\u00e9glementaire de paie au niveau d’une entreprise porte sur la r\u00e9alisation d’un audit de l’ensemble de la paie<\/strong>, afin de cr\u00e9er un document de r\u00e9f\u00e9rence qui va permettre rendre formelles les r\u00e8gles de gestion et de s\u00e9curiser la paie, tout en assurant la possibilit\u00e9 d’une prise en main effective de la connaissance en mati\u00e8re de paie par les nouveaux collaborateurs qui int\u00e8grent l’entreprise.<\/p>\n

                  Par ailleurs, au-del\u00e0 de la s\u00e9curisation imm\u00e9diate de la gestion de la paie, cette formalisation est une phase obligatoire pour sa mise \u00e0 niveau, \u00e0 travers l’actualisation\u00a0 ainsi que l’optimisation des proc\u00e9dures<\/strong> mises en \u0153uvre. La m\u00e9thodologie utilis\u00e9e pour l’\u00e9laboration d’un r\u00e9f\u00e9rentiel de paie associe les travaux d\u2019\u00e9tude et d\u2019analyse au sein de l’entreprise, et des travaux de r\u00e9alisation en back-office, dans le cas o\u00f9 l’entreprise fait appel aux services d’un prestataire pour la r\u00e9alisation du r\u00e9glementaire de paie et sa mise en \u0153uvre.<\/p>\n

                  \u00c0 titre indicatif, la dur\u00e9e de la prestation est de 1 jour pour 20 rubriques sp\u00e9cifiques<\/strong> du syst\u00e8me de paie. Il faut \u00e9galement prendre en consid\u00e9ration qu’un audit de conformit\u00e9 de la paie<\/strong> effectu\u00e9 au pr\u00e9alable r\u00e9duit consid\u00e9rablement la dur\u00e9e effective de r\u00e9alisation du r\u00e9glementaire de paie par le prestataire. Les \u00e9tapes suivantes montrent la proc\u00e9dure suivie pour l’\u00e9laboration d’un r\u00e9glementaire de paie.<\/p>\n

                  \u00c9tape 1\u00a0: Tenue d’une r\u00e9union de cadrage effectu\u00e9e entre l’\u00e9quipe charg\u00e9e de la conception et les responsables de l’entreprise<\/strong><\/p>\n

                    \n
                  • Pr\u00e9sentation de la d\u00e9marche.<\/li>\n
                  • S\u00e9lection des rubriques \u00e0 r\u00e9diger.<\/li>\n
                  • R\u00e9capitulatif des sources de droit.<\/li>\n
                  • Analyse de 20 rubriques.<\/li>\n
                  • Production en back-office des fiches relatives aux rubriques \u00e9tudi\u00e9es.<\/li>\n<\/ul>\n

                    \u00c9tape 2\u00a0: 2\u00e8me r\u00e9union et r\u00e9unions suivantes en fonction du nombre de rubriques \u00e0 \u00e9tudier<\/strong><\/p>\n

                      \n
                    • Processus identique \u00e0 la 1\u00e8re r\u00e9union.<\/li>\n
                    • Validation des 20 premi\u00e8res fiches r\u00e9alis\u00e9es en back-office.<\/li>\n
                    • Analyse de 20 nouvelles rubriques suppl\u00e9mentaires.<\/li>\n
                    • Production en back-office des nouvelles fiches relatives aux rubriques.<\/li>\n<\/ul>\n

                      \u00c9tape 3\u00a0: Phase de bilan<\/strong><\/p>\n

                        \n
                      • Pr\u00e9sentation du r\u00e9glementaire de Paie au responsable Paie et au commanditaire.<\/li>\n
                      • Validation finale du livrable par l’entreprise.<\/li>\n<\/ul>\n

                        \u00c0 l’issue de cette derni\u00e8re phase, le r\u00e9glementaire de paie de l’entreprise est pr\u00eat \u00e0 l’emploi. Il ne faut pas perdre de vue que ce document n\u00e9cessite une actualisation, en fonction des changements qui s’op\u00e8rent et dont il faut tenir compte dans le cadre de la gestion de la paie. \u00c0 cet effet, en fonction de la taille de la structure, une \u00e9quipe d\u00e9di\u00e9e ou une personne d\u00e9sign\u00e9e, devra \u00eatre charg\u00e9e de cette mise \u00e0 jour r\u00e9guli\u00e8re, afin de faire vivre au mieux le r\u00e9glementaire de paie.<\/p>\n

                        Les avantages de la mise en place d’un r\u00e9glementaire de paie<\/h2>\n

                        La mise en place d’un r\u00e9glementaire de paie au sein du service de gestion de la paie prend tout son sens dans la s\u00e9curisation des proc\u00e9dures, mais \u00e9galement dans la structuration et l’optimisation des pratiques<\/strong> y aff\u00e9rentes. En effet, tous les processus et les \u00e9l\u00e9ments de r\u00e9mun\u00e9ration qui constituent la paie sont d\u00e9taill\u00e9s et d\u00e9finis au cas par cas. Cela permet aux acteurs de disposer de l’expertise et du savoir-faire en mati\u00e8re de paie, \u00e0 travers un document-type consignant les r\u00e8gles de calcul et de gestion \u00e0 mettre en \u0153uvre pour chaque situation de gestion rencontr\u00e9e.<\/p>\n

                        \u00c0 bien des \u00e9gards, le \u00ab\u00a0r\u00e9f\u00e9rentiel de paie\u00a0\u00bb est la pi\u00e8ce ma\u00eetresse \u00e0 l’usage des gestionnaires de paie qui ont besoin de se reposer sur une expertise et sur un savoir-faire<\/strong> : il permet d’optimiser et d’unifier les proc\u00e9dures de paie, mais \u00e9galement de les simplifier et de substituer les bonnes pratiques aux mauvaises croyances. Il facilite \u00e9galement l\u2019int\u00e9gration des nouveaux venus dans le service g\u00e9rant l’administration du personnel, en leur permettant de disposer d’un document de r\u00e9f\u00e9rence sur les r\u00e8gles de paie<\/strong> appliqu\u00e9es au sein de l’entreprise.<\/p>\n

                        Bien qu’\u00e9tant relativement complexe \u00e0 r\u00e9aliser et prenant du temps, le r\u00e9f\u00e9rentiel de paie est un document dont l’utilit\u00e9, voire la n\u00e9cessit\u00e9 n’est pas \u00e0 d\u00e9battre au vu de son importance. En effet, les risques li\u00e9es \u00e0 la gestion de la paie<\/strong> sont r\u00e9duits \u00e0 travers l’uniformisation des proc\u00e9dures et la facilitation du transfert des connaissances et des comp\u00e9tences en mati\u00e8re de paie.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

                        Le r\u00e9glementaire de paie, qu’est ce que c’est ? \u00c9galement appel\u00e9\u00a0 \u00ab\u00a0R\u00e9f\u00e9rentiel de paie\u00ab\u00a0, \u00ab\u00a0Livre blanc\u00ab\u00a0, \u00ab\u00a0Cahier des proc\u00e9dures de paie\u00ab\u00a0, ou encore \u00ab\u00a0Bible de paie\u00ab\u00a0,\u00a0 le r\u00e9glementaire de paie est un document de r\u00e9f\u00e9rence pr\u00e9cisant en d\u00e9tail, par \u00e9crit, les modalit\u00e9s de la paye au sein d’une entreprise, les r\u00e8gles techniques op\u00e9rationnelles mises en […]<\/p>\n","protected":false},"author":32,"featured_media":7651,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"_mi_skip_tracking":false,"footnotes":""},"categories":[8],"tags":[427,108,1074],"class_list":["post-7609","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-paie-et-administration-du-personnel","tag-gestion-de-la-paie","tag-paie","tag-reglementaire-de-paie"],"acf":[],"yoast_head":"\nLe r\u00e9glementaire de paie : un outil indispensable pour la structuration et la s\u00e9curisation des proc\u00e9dures de la paie - 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