{"id":9668,"date":"2018-10-31T12:31:34","date_gmt":"2018-10-31T10:31:34","guid":{"rendered":"https:\/\/www.gereso.com\/actualites\/?p=9668"},"modified":"2019-02-12T10:29:26","modified_gmt":"2019-02-12T08:29:26","slug":"dossier-individuel-agent-bonnes-pratiques","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.gereso.com\/actualites\/2018\/10\/31\/dossier-individuel-agent-bonnes-pratiques\/","title":{"rendered":"Dossier individuel de l\u2019agent : les bonnes pratiques"},"content":{"rendered":"<p><em>\u00ab&nbsp;Le dossier du fonctionnaire doit comporter toutes les pi\u00e8ces int\u00e9ressant la <strong>situation administrative<\/strong> de l&rsquo;int\u00e9ress\u00e9, enregistr\u00e9es, num\u00e9rot\u00e9es et class\u00e9es sans discontinuit\u00e9.<\/em><\/p>\n<p><em>Il ne peut \u00eatre fait \u00e9tat dans le dossier d&rsquo;un fonctionnaire, de m\u00eame que dans tout document administratif, des opinions ou des activit\u00e9s politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques de l&rsquo;int\u00e9ress\u00e9.<\/em><\/p>\n<p><em>Tout fonctionnaire a acc\u00e8s \u00e0 son dossier individuel dans les conditions d\u00e9finies par la loi.&nbsp;\u00bb<\/em><\/p>\n<p><strong>La <a href=\"https:\/\/www.google.com\/url?sa=t&amp;rct=j&amp;q=&amp;esrc=s&amp;source=web&amp;cd=1&amp;cad=rja&amp;uact=8&amp;ved=2ahUKEwj545rDp7DeAhUQzYUKHfn6AH4QFjAAegQIBxAC&amp;url=https%3A%2F%2Fwww.snasub.fr%2FIMG%2Fpdf%2FCiirculaire_FP_1430_5_10_1981.pdf&amp;usg=AOvVaw0OB9O2BrSG_If9L8g7t2w-\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Circulaire FP1430 du 5 octobre 1981<\/a><\/strong> pr\u00e9cise qu\u2019il se compose de&nbsp;:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>El\u00e9ments permanents<\/strong> qui ont vocation \u00e0 rester dans le dossier<\/li>\n<li><strong>El\u00e9ments temporaires<\/strong> qui doivent \u00eatre r\u00e9guli\u00e8rement retir\u00e9s<\/li>\n<\/ul>\n<p>La situation administrative de l\u2019agent est fix\u00e9e et ponctu\u00e9e par des <strong>arr\u00eat\u00e9s ou des d\u00e9cisions <\/strong>administratives.<\/p>\n<p>Il suffit donc de r\u00e9pertorier tout ce qui peut donner lieu \u00e0 un <strong>acte administratif<\/strong> r\u00e9alis\u00e9 par le service des Ressources Humaines.<\/p>\n<h2><span style=\"color: #d10016;\"><strong>Quels actes administratifs sont \u00e9labor\u00e9s par les RH&nbsp;?<\/strong><\/span><\/h2>\n<p><strong>Au moment du recrutement&nbsp;:<\/strong> justificatif de nationalit\u00e9, de situation de famille, d\u2019affiliation \u00e0 la s\u00e9curit\u00e9 sociale, bulletin N\u00b02 du casier judiciaire, copies des dipl\u00f4mes et arr\u00eat\u00e9 ou d\u00e9cision de recrutement et de r\u00e9gime indemnitaire.<\/p>\n<p><strong>Pendant la carri\u00e8re&nbsp;:<\/strong> Arr\u00eat\u00e9 ou d\u00e9cision de mutation interne ou externe, d\u2019avancement d\u2019\u00e9chelon, de grade, de sanction disciplinaire et de recours gracieux, de position administrative (disponibilit\u00e9, d\u00e9tachement, cong\u00e9 parental\u2026), de cong\u00e9 de maladie ordinaire, longue maladie, longue dur\u00e9e, cong\u00e9 maternit\u00e9, de temps partiel th\u00e9rapeutique, de temps partiel, de cessation de fonction (d\u00e9mission, d\u00e9c\u00e8s, retraite, licenciement\u2026).<\/p>\n<p>Mais \u00e9galement&nbsp;:<\/p>\n<ul>\n<li>attestation de formation,<\/li>\n<li>tableaux d\u2019avancement,<\/li>\n<li>liste d\u2019aptitude<\/li>\n<li>proc\u00e8s-verbaux des concours r\u00e9ussis<\/li>\n<li>CAP concernant l\u2019agent<\/li>\n<li>fiches d\u2019\u00e9valuation\/notation et demandes \u00e9ventuelles de r\u00e9vision.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Il est \u00e9galement n\u00e9cessaire de conserver <strong>les correspondances<\/strong> li\u00e9es \u00e0 ces situations administratives.<\/p>\n<p>La difficult\u00e9 est que d\u2019une structure \u00e0 l\u2019autre, il n\u2019existe pas d\u2019harmonisation des pratiques en mati\u00e8re d\u2019actes administratif r\u00e9alis\u00e9s par les RH.<\/p>\n<p>Par exemple, tous les \u00e9tablissements ne r\u00e9digent pas forc\u00e9ment <strong>un arr\u00eat\u00e9 ou une d\u00e9cision<\/strong> pour une mutation interne ou un cong\u00e9 de maladie ordinaire de quelques jours.<\/p>\n<p>C\u2019est en cela qu\u2019il est int\u00e9ressant de s\u2019atteler \u00e0 la tenue du dossier administratif individuel car il permet d\u2019analyser voir de remettre en question ses pratiques RH en mati\u00e8re d\u2019actes administratifs.<\/p>\n<p>Pour les <strong>\u00e9l\u00e9ments temporaires<\/strong>, il s\u2019agit essentiellement de&nbsp;:<\/p>\n<ul>\n<li>certificat de scolarit\u00e9 des enfants (pour le suppl\u00e9ment familial de traitement),<\/li>\n<li>justificatif de domicile (si d\u00e9m\u00e9nagement dans l\u2019ann\u00e9e)\u2026<\/li>\n<\/ul>\n<h2><span style=\"color: #d10016;\"><strong>Comment cr\u00e9er, mettre \u00e0 jour et archiver le dossier individuel de l\u2019agent&nbsp;?<\/strong><\/span><\/h2>\n<h3><strong>La cr\u00e9ation du dossier individuel<\/strong><\/h3>\n<p>Elle doit se r\u00e9aliser \u00e0 l\u2019arriv\u00e9e de l\u2019agent dans la fonction publique. Le dossier administratif est obligatoire pour les agents titulaires et non titulaires.<\/p>\n<h3><strong>La mise \u00e0 jour du dossier individuel<\/strong><\/h3>\n<p>Elle consiste \u00e0 verser chaque <strong>nouvelle pi\u00e8ce<\/strong>, en la classant et en la <strong>num\u00e9rotant sans discontinuit\u00e9<\/strong> en respectant un <strong>ordre chronologique<\/strong>.<\/p>\n<p>La difficult\u00e9 est qu\u2019il faut d\u00e9terminer <strong>quelle date<\/strong> est prise en compte&nbsp;: celle de la cr\u00e9ation du document, de sa signature par l\u2019autorit\u00e9 administrative, de la signature de l\u2019agent ou celle du jour o\u00f9 est vers\u00e9e la pi\u00e8ce concern\u00e9e.<\/p>\n<p>Au final, peu importe la m\u00e9thode retenue, l\u2019important est qu\u2019elle soit identique pour tous les agents RH en charge de verser des pi\u00e8ces au dossier individuel.<\/p>\n<p>L\u2019astuce est de cr\u00e9er un tableau et de le mettre sur la page 2 (verso) du dossier&nbsp;:<\/p>\n<table style=\"height: 96px;\" border=\"1\">\n<tbody>\n<tr style=\"height: 48px;\">\n<td style=\"width: 121px; height: 48px; text-align: center;\"><strong>N\u00b0 du document<\/strong><\/td>\n<td style=\"width: 121px; height: 48px; text-align: center;\"><strong>Date de d\u00e9p\u00f4t<\/strong><\/td>\n<td style=\"width: 121px; height: 48px; text-align: center;\"><strong>Type de document<\/strong><\/td>\n<td style=\"width: 121px; height: 48px; text-align: center;\"><strong>Intitul\u00e9 du document<\/strong><\/td>\n<td style=\"width: 121.53px; height: 48px; text-align: center;\"><strong>Commentaires<\/strong><\/td>\n<\/tr>\n<tr style=\"height: 48px;\">\n<td style=\"width: 121px; height: 48px; text-align: center;\">12<\/td>\n<td style=\"width: 121px; height: 48px; text-align: center;\">13\/12\/2018<\/td>\n<td style=\"width: 121px; height: 48px; text-align: center;\">Arr\u00eat\u00e9<\/td>\n<td style=\"width: 121px; height: 48px; text-align: center;\">Mise \u00e0 disposition<\/td>\n<td style=\"width: 121.53px; height: 48px; text-align: center;\"><\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<p>Pour les <strong>pi\u00e8ces temporaires<\/strong>, il est conseill\u00e9 de <strong>les num\u00e9roter avec l\u2019ann\u00e9e de r\u00e9f\u00e9rence<\/strong> (1-2018, par exemple) pour faciliter le tri qui est fait en g\u00e9n\u00e9ral \u00e0 la fin de l\u2019ann\u00e9e en cours.<\/p>\n<h3><strong>Le suivi du dossier individuel<\/strong><\/h3>\n<p>Le dossier est la <strong>propri\u00e9t\u00e9 de l\u2019agent<\/strong>, m\u00eame si ce sont les RH qui ont la responsabilit\u00e9 de sa gestion.<\/p>\n<p>Il est donc n\u00e9cessaire de <strong>transmettre le dossier \u00e0 l\u2019\u00e9tablissement d\u2019accueil<\/strong> lors de la mutation de l\u2019agent. Ce sont les RH qui doivent se charger de l\u2019envoyer \u00e0 la nouvelle structure, en recommand\u00e9 avec accus\u00e9 de r\u00e9ception, pour ne prendre aucun risque de perte du dossier.<\/p>\n<p>Dans le cadre d\u2019un <strong>d\u00e9tachement ou d\u2019une mise \u00e0 disposition<\/strong>, l\u2019\u00e9tablissement d\u2019origine conserve le dossier.<\/p>\n<p><strong>Attention&nbsp;:<\/strong> il est formellement <strong>interdit de r\u00e9aliser une copie du dossier concern\u00e9<\/strong> avant l\u2019envoi car les textes pr\u00e9cisent qu\u2019il ne doit exister qu\u2019un seul dossier individuel par agent.<\/p>\n<h3><strong>L\u2019archivage du dossier individuel<\/strong><\/h3>\n<p>Lors de la cessation de fonction, quelle qu\u2019elle soit, le dossier doit \u00eatre class\u00e9 et vers\u00e9 \u00e0 l\u2019archivage selon les r\u00e8gles associ\u00e9es.<\/p>\n<h2><span style=\"color: #d10016;\"><strong>\u00c0 quoi sert ce dossier individuel&nbsp;?<\/strong><\/span><\/h2>\n<p>Tout agent a <strong>droit d\u2019acc\u00e9der \u00e0 son dossier individuel<\/strong> au titre de l\u2019acc\u00e8s aux documents administratifs. Sa demande doit se faire <strong>par courrier<\/strong> adress\u00e9 \u00e0 l\u2019autorit\u00e9 hi\u00e9rarchique et n\u2019a pas \u00e0 \u00eatre motiv\u00e9e. Il consulte alors le dossier <strong>sur place<\/strong>, au sein du service RH.<\/p>\n<p>Mais c\u2019est avant tout une mesure de protection de l\u2019agent en cas de&nbsp;:<\/p>\n<ul>\n<li>proc\u00e9dure disciplinaire \u00e0 son encontre,<\/li>\n<li>licenciement,<\/li>\n<li>retrait d\u2019agr\u00e9ment d\u2019un policier municipal<\/li>\n<li>fin d\u2019un d\u00e9tachement sur un emploi fonctionnel<\/li>\n<\/ul>\n<p>C\u2019est d\u2019ailleurs souvent dans ce cas-l\u00e0 que les services RH s\u2019att\u00e8lent dans l\u2019urgence \u00e0 trier, classer et num\u00e9roter de fa\u00e7on chronologique les pi\u00e8ces du dossier concern\u00e9.<\/p>\n<p>Pourquoi cette <strong>num\u00e9rotation chronologique<\/strong> est-elle exig\u00e9e&nbsp;? Pour que justement l\u2019agent puisse v\u00e9rifier <strong>qu\u2019aucune pi\u00e8ce n\u2019ait \u00e9t\u00e9 oubli\u00e9e ou subtilis\u00e9e.<\/strong><\/p>\n<p>M\u00eame si un agent ne peut attaquer sa structure pour mauvaise classement ou absence de pi\u00e8ce, ce manquement peut l\u2019emp\u00eacher de pr\u00e9parer de fa\u00e7on optimale sa d\u00e9fense.<\/p>\n<p>C\u2019est \u00e9galement un <strong>dossier de gestion de l\u2019agent<\/strong> pour la structure qui l\u2019emploie.<\/p>\n<p>Il est donc important de le tenir \u00e0 jour r\u00e9guli\u00e8rement en respectant les r\u00e8gles \u00e9dict\u00e9es par le cadre l\u00e9gislatif, aussi mince soit-il\u2026<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>\u00ab&nbsp;Le dossier du fonctionnaire doit comporter toutes les pi\u00e8ces int\u00e9ressant la situation administrative de l&rsquo;int\u00e9ress\u00e9, enregistr\u00e9es, num\u00e9rot\u00e9es et class\u00e9es sans discontinuit\u00e9. 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