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2 jours

Best GERESO

Réussir ses réunions présentielles ou à distance

Animer des réunions efficaces et susciter l'engagement


Vous avez parfois l'impression que les réunions auxquelles vous participez ou que vous animez ne servent pas à grand-chose et vous font perdre du temps ?

Ce n'est pas étonnant, car la conduite de réunion est un exercice difficile.

En participant à cette formation à visée 100% opérationnelle, vous apprendrez à devenir un(e) réel(le) expert(e) dans la préparation, l'animation de réunion et la régulation des groupes, quelque soit le thème et l'objectif de votre réunion.

Au cours des 2 jours de formation, et guidé par notre consultant expert, vous vous entrainerez de manière intensive à la conduite de réunion.

Vous découvrirez toutes les bonnes pratiques avant, pendant et après vos réunions.

Vous aurez aussi l'occasion de vous entrainer sur vos propres projets.

Pour en finir pour de bon avec la réunionite aigüe !

Bonus : une classe virtuelle, quelques jours après votre formation, pour échanger avec votre consultant et obtenir des réponses à vos questions.

Objectifs

  • Disposer des outils, techniques et bons réflexes pour être efficace dans la préparation des réunions.
  • Choisir les méthodes d'animation et la posture d'animateur(trice) adaptées aux objectifs.
  • Animer le groupe, créer une dynamique : susciter les échanges pour favoriser l'engagement.
  • Gérer efficacement les perturbateurs.
  • Garantir le plus haut niveau d'attention au téléphone ou en visio, dans le cadre d'une réunion à distance.

Programme

Préparer efficacement la réunion

  • Quels sont les objectifs ? Informer, consulter, débattre, décider… ?
  • Adapter ses techniques d’animation et son positionnement en fonction de l'objectif
  • Structurer et organiser l’information : le plan de la réunion, le bon timing
  • Impliquer en amont les participants : rédiger un ordre du jour percutant
    • Cas pratique : annoncer un changement à son équipe - quelle technique utiliser pour créer l'adhésion ?

Réussir l’ouverture de la réunion 

  • L’accroche et les 3 premières minutes : une étape décisive
  • Cadrer la réunion et les règles du jeu
    • définir les objectifs dès l’ouverture
    • distribuer des rôles opérationnels et créer le groupe
      • Cas pratique : soigner son accroche

Garder le fil de sa présentation pour atteindre son objectif

  • Respecter son ordre du jour
  • Synthétiser au fur et à mesure et valider les avancements 
  • Gérer le temps

"Doper" sa présentation : les techniques pour favoriser la participation et la production du groupe 

  • Créer du dynamisme : les clés d'une présentation qui captive
  • Choisir une posture d'animation pertinente
  • Créer des supports visuels percutants
  • Optimiser l'utilisation des outils : tableau, paperboard, vidéoprojecteur
    • Mise en situation : tirer parti des outils à la disposition de l'animateur

Favoriser l'engagement du groupe

  • Mettre les participants en action
  • Inciter et susciter la co-production avec des techniques de collaboration
    • Mise en situation : faire émerger les idées et faire travailler ensemble des équipes

Animer le groupe et faciliter les échanges

  • Faire réagir les participants : questionner pour impliquer, savoir répondre
  • Apporter une réponse appropriée par l’écoute active
  • Développer sa qualité d’expression orale et son impact sur l’auditoire
  • Organiser les débats : gérer la prise de parole, repérer les phénomènes de groupe, identifier les rôles des participants, canaliser les leaders
  • Faire face aux éléments perturbants : gérer les résistances et les tensions, réagir face aux conflits interpersonnels, aux personnalités difficiles…
    • Jeu de rôles : réguler les tensions dans le groupe, ramener le calme, recaptiver l'attention des participants...

Comment conclure sa réunion ?

  • Terminer par un relevé de décisions et un plan d’actions à mener
  • Obtenir l'engagement des acteurs
  • Faire produire le compte-rendu en séance
  • Valider et optimiser le système de réunions : utiliser la grille d’auto-diagnostic de la prestation d’animation

Animer une réunion à distance, au téléphone ou en visioconférence

  • Ce que change l’échange en visio ou audio : comment maintenir le meilleur niveau de communication ? Le cas spécifique de la réunion téléphonique, de la visio conférence
  • Maintenir le plus haut niveau d'attention : un mode d'animation dynamique et volontaire
  • Définir un schéma d'intervention précis pour éviter les tunnels ou les monologues
  • Organiser les interventions : éviter l'ennui et créer des interactions pertinentes
  • Gérer, réguler les échanges et les questions
    • Mettre en place un plan d’action individuel pour mener efficacement ses prochaines réunions
    • Remise d’une check-list du matériel et de la logistique de l’animateur (sujets, ordre du jour, participants, méthodes d’animation...)

Les plus

Les plus

  • 2 jours de mises en situation pour s'entraîner de manière intensive à la conduite de réunion.
  • Des jeux de rôles tout au long de la formation, sur les différentes séquences (avant, pendant et après la réunion) avec la possibilité de s'entraîner sur des cas réels apportés par les participants
  • La remise d’une check-list du matériel et de la logistique de l’animateur
  • Inclus : une classe virtuelle à l'issue de la formation pour échanger et répondre à vos questions

Évaluation de la formation

Formation évaluée par forMetris Chacune des sessions de formation interentreprises bénéficie d'une évaluation complète à chaud et à froid réalisée par le cabinet expert indépendant forMetris. Afficher les résultats 2018.

Moyens pédagogiques, techniques et d'encadrement

Questionnaire adressé aux participants 15 jours avant la formation pour connaître leurs attentes
Méthodes pédagogiques : apports théoriques et pratiques (cas concrets, exemples d'application)
Mise à disposition d'un support pédagogique et d'un accès personnel à des e-ressources en ligne à l'issue de la formation
Consultants sélectionnés pour leurs compétences pédagogiques, expertise métier et expériences professionnelles

Suivi et évaluation

Feuille d'émargement et attestation de fin de formation
Évaluation à chaud et à froid assurée par le cabinet forMetris

Public et Témoignages

Public et prérequis

Responsables et collaborateurs amenés à animer des réunions ou séminaires, à prendre la parole en public et désirant développer leur capacité d’animation et de régulation des groupes

Aucun niveau de connaissances préalables n'est requis

Témoignages

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+Pour aller plus loin

Formacode (version 11.0)

Formacode principal : 32002

Offres GERESO associées :

Mots-clés associés au stage Réussir ses réunions présentielles ou à distance :

  • Animer une réunion,
  • Communication animation réunion,
  • Efficacité professionnelle animer une reunion,
  • Réunion conduire mener une,
  • Groupe dynamique de,
  • Intervention orale animation réunion,
  • Oral intervention à l',
  • Prise de parole animer une réunion,
  • Équipe multi-sites - nomade - dispersée

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Réussir ses réunions présentielles ou à distance

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