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2 jours

Réussir ses réunions en 7 étapes

Techniques de préparation et d'animation pour atteindre ses objectifs

Dans votre entreprise, vous avez l'impression que les réunions ne servent pas à grand-chose et font plus perdre de temps à votre équipe qu'autre chose ? Ce n'est pas étonnant, car la conduite de réunion est un exercice difficile. Suivez cette formation sur la conduite de réunion : vous pourrez ainsi apprendre à préparer et animer les réunions de votre service pour atteindre vos objectifs.

Objectifs

  • Disposer des bons réflexes pour être efficace dans la préparation et la conduite de ses réunions.
  • Adapter les techniques d'animation aux objectifs, aux types de réunions choisis et aux participants.
  • Maîtriser les phénomènes de groupe et motiver les participants au cours de la réunion.
  • Développer ses qualités d'animateur et savoir gérer efficacement les situations difficiles.

Programme

Préparer efficacement la réunion

  • Quels sont les objectifs ? Informer, consulter, débattre, décider… ?
  • Adapter ses techniques d’animation et son positionnement en fonction de l'objectif
  • Structurer et organiser l’information : quel sera le plan de la réunion ?
  • Définir le bon timing
  • Créer les supports visuels
  • Anticiper l’organisation matérielle
  • Impliquer en amont les participants : la question de l’ordre du jour
    • Cas pratique en sous-groupes : annoncer un changement à son équipe - quelle technique utiliser pour créer l'adhésion ?

Réussir l’ouverture de la réunion 

  • L’accroche et les 3 premières minutes : une étape décisive
  • Engager un tour de table rapide et efficace
  • Cadrer la réunion et les règles du jeu
  • Définir les objectifs à l’ouverture
  • Distribuer des rôles opérationnels et créer le groupe
    • Cas pratique : soigner son accroche

Garder le fil de sa présentation pour atteindre son objectif

  • Respecter son ordre du jour
  • Synthétiser au fur et à mesure et valider les avancements : reformuler les informations essentielles
  • Gérer le temps

"Doper" sa présentation

  • Créer du dynamisme : les clés d'une présentation qui captive
  • Utiliser des aides visuelles attrayantes
  • Optimiser l'utilisation des outils : tableau, paperboard, vidéoprojecteur
    • Mise en situation : tirer parti des outils à la disposition de l'animateur

Quelles techniques pour favoriser la participation et la production du groupe ?

  • Proposer une démarche de travail
  • Recueillir les points de vue à l'aide d'une grille
  • Organiser et générer des idées par un brainstorming
    • Mise en situation : faire émerger les idées et travailler ensemble des équipes

Animer le groupe et faciliter les échanges

  • Faire réagir les participants : questionner pour impliquer - savoir répondre
  • Apporter une réponse appropriée par l’écoute active
  • Organiser les débats
    • gérer la prise de parole, faciliter l’expression
    • repérer les phénomènes de groupe afin de mieux les utiliser
    • identifier les rôles adoptés par les participants
    • canaliser les leaders
  • Faire face aux situations délicates
    • gérer le stress, les résistances, les fortes tensions
    • réagir face aux conflits interpersonnels, aux personnalités difficiles…
      • Jeu de rôles : réguler les tensions dans le groupe, ramener le calme, recaptiver l'attention des participants...

Comment conclure sa réunion ?

  • Terminer par un relevé de décisions et un plan d’actions à mener
  • Obtenir l'engagement des acteurs
  • Faire produire le compte-rendu en séance
  • Valider et optimiser le système de réunions : utiliser la grille d’auto-diagnostic de la prestation d’animation
    • Mettre en place un plan d’action individuel pour mener efficacement ses prochaines réunions
    • Remise d’une check-list du matériel et de la logistique de l’animateur (sujets, ordre du jour, participants, méthodes d’animation...)

Les plus

Les plus

  • 2 jours de mises en situation pour s'entraîner de manière intensive à la conduite de réunion.
  • Des jeux de rôles tout au long de la formation, sur les différentes séquences (avant, pendant et après la réunion) avec la possibilité de s'entraîner sur des cas réels apportés par les participants
  • La remise d’une check-list du matériel et de la logistique de l’animateur

Évaluation de la formation

Formation évaluée par forMetris Chacune des sessions de formation interentreprises bénéficie d'une évaluation complète à chaud et à froid réalisée par le cabinet expert indépendant forMetris. Afficher les résultats 2015.

Public et Témoignages

Public

Responsables et collaborateurs amenés à animer des réunions ou séminaires, à prendre la parole en public et désirant développer leur capacité d’animation et de régulation des groupes, tout en développant leur qualité d’expression orale et leur impact sur l’auditoire

Niveau de connaissances préalables requis

Aucun

Témoignages

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+Pour aller plus loin

Formacode (version 11.0)

Formacode principal : 32002

Offres GERESO associées :

Mots-clés associés au stage Réussir ses réunions en 7 étapes :

  • Animer une réunion,
  • Communication techniques outils de,
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  • Groupe dynamique de,
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  • Stress prise de parole,
  • Prise de parole

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Réussir ses réunions en 7 étapes

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