2 jours
Réussir ses réunions présentielles ou à distance
Préparer, organiser et animer des participatives, productives et suivies
Vous avez parfois l'impression que les réunions auxquelles vous participez ou que vous animez ne servent pas à grand-chose et vous font perdre du temps ?
Ce n'est pas étonnant, car la conduite de réunion est un exercice difficile.
En participant à cette formation à visée 100% opérationnelle, vous apprendrez à devenir un(e) réel(le) expert(e) dans la préparation, l'animation de réunion et la régulation des groupes, quelque soit le thème et l'objectif de votre réunion.
Au cours des 2 jours de formation, et guidé par notre consultant expert, vous vous entrainerez de manière intensive à la conduite de réunion.
Vous découvrirez toutes les bonnes pratiques avant, pendant et après vos réunions.
Vous aurez aussi l'occasion de vous entrainer sur vos propres projets.
Pour en finir pour de bon avec la réunionite aigüe !
Bonus : une classe virtuelle, quelques jours après votre formation, pour échanger avec votre consultant et obtenir des réponses à vos questions.
Objectifs
- Construire un scénario d'animation pertinent à partir de l'objectif de la réunion défini.
- Mobiliser en amont les participants autour d'un objectif de réunion.
- Conduire la réunion en s’appuyant sur l’intelligence collective pour traiter efficacement les sujets.
- Gérer les imprévus, les situations et les comportements difficiles de participants.
- Engager les participants pendant la réunion, dans les décisions et les actions, en présentiel et à distance.
Programme
Définir, préparer et organiser une réunion productive
- Diagnostiquer les symptômes de « réunionites »
- Identifier les six composantes et les quatre points cardinaux d’une réunion
- Comprendre | Activités de brainstorming pour mettre en évidence les enjeux et caractéristiques de l'amont d'une réunion productive
- Distinguer les différents types de réunions et les objectifs associés
- Définir le résultat à atteindre pour le collectif : objectif et indicateurs de réussite
- Structurer l’ordre du jour, définir le timing et les priorités avec la méthode TOPP
- Identifier les participants et organiser les aspects matériels et logistiques, en présentiel ou à distance
- Appliquer | Entrainement de préparation de réunion sur des cas concrets issus de la réalité des participants
Animer efficacement une réunion pour atteindre l’objectif commun
- Clarifier les rôles clés et fonctions de l’animateur
- S’appuyer sur les techniques de prise de parole et sur les principes de communication
- Proposer et fixer collectivement les règles du jeu : les rôles et les modalités
- Capter et maintenir l’attention de tous, à chaque étape, de l’ouverture à la conclusion
- Adapter les techniques d’animation et les activités participatives en fonction des objectifs
- Expérimenter | Mise en situation de séquences sur des cas concrets des participants et cas types
Mobiliser et gérer les différents profils participants
- Identifier les différents profils de participants et leurs comportements types
- Adopter les pratiques gagnantes en fonction des profils
- Expérimenter | Activité ludique pour associer les pratiques gagnantes aux profil participants
- Distinguer les types d’objections et réussir à les traiter
- Réguler les tensions, réaliser un recentrage ou un recadrage de réunion
- Gérer les situations difficiles avec assertivité : les perturbations, les débordements et les blocages
- Expérimenter | Mise en situation sur des situations "classiques" et sur des cas concrets des participants (option filmée)
Intégrer des pratiques agiles et innovantes dans ses animations
- Intégrer des solutions digitales dans les réunions participatives à distance ou hybrides
- Favoriser les formats courts : briefs et rituels agiles
- Concevoir une pré-communication engageante et des supports d’animation / de travail percutants
- Réaliser des ateliers de retour d’expérience, des séances de co-développement
- Appliquer | Ateliers de mise en application des pratiques des différentes pratiques et techniques
Synthétiser, conclure et engager l’action
- Identifier les trois phases de la conclusion
- Élaborer de façon participative un compte-rendu synthétique de la réunion
- Formaliser un RIDA, le relevé d’Information, de décision et d’action
- Construire un plan d’action participatif pour engager les acteurs
- Réaliser un 360 et planifier le suivi
- Conclure la réunion en valorisant, encourageant et en incitant les participants à l'action
- Expérimenter | Entrainement sur des cas concrets des participants et formalisation d’un plan d’action collectif
Se focaliser sur l'essentiel et faire évoluer ses pratiques
- Synthétiser les pratiques clés et prescrire des parades aux symptômes de « réunionite »
- Choisir les méthodes et l’outils à mettre en œuvre pour progresser dans la préparation et l'animation de ses réunions
- Évaluer | Synthèse collective croisée et plan d’action personnel
Méthodes pédagogiques
Modalités pédagogiques
Recueil de vos attentes depuis votre espace web 15 jours avant le début de la formation et auto-diagnostic de vos compétences.
Des méthodes pédagogiques variées pour s’adapter aux différents profils, définies avec l’objectif de vous impliquer dans vos apprentissages et d’ancrer les acquis par la pratique.
Supports pédagogiques : support d’animation, supports pédagogiques (fiches de synthèse, tableaux …) et autres ressources documentaires disponibles en e-ressources dans votre espace.
Consultants formateurs
Expert de la thématique, le consultant formateur réalise l’ingénierie pédagogique de la formation pour répondre et adapter la prestation à vos besoins.
Moyens techniques
Pour les formations à distance : un ordinateur équipé d’une caméra et d'un casque avec un microphone.
Suivi et évaluation des acquis
Evaluation formative des acquis à l’issue de chaque séquence par des exercices pratiques (cas pratiques, études de cas, mises en situation, exercice de synthèse).
Dans votre espace web : Emargement en ligne, autopositionnement des acquis en fin de formation et possibilité de poser vos questions après la formation.
Évaluation de la satisfaction de la formation
100% des sessions de formation GERESO sont évaluées à chaud et à froid par les participants, les commanditaires et les formateurs, via la solution LearnEval.
> Voir les résultats d'évaluation détaillés pour 2023
Public et Témoignages
Public et prérequis
Responsables et collaborateurs amenés à animer des réunions ou séminaires, à prendre la parole en public et désirant développer leur capacité d’animation et de régulation des groupes
Aucun niveau de connaissances préalables n'est requis
Témoignages
Soyez le premier à apporter un témoignage à cette formation en nous envoyant votre avis à l'adresse formation@gereso.fr.
Les plus
- 2 jours de mises en situation pour s'entraîner de manière intensive à la conduite de réunion.
- Des jeux de rôles tout au long de la formation, sur les différentes séquences (avant, pendant et après la réunion) avec la possibilité de s'entraîner sur des cas réels apportés par les participants
- La remise d’une check-list du matériel et de la logistique de l’animateur
Préparer votre venue
En amont de votre formation, pensez à consulter notre page dédiée pour toutes questions relatives à la localisation de nos salles de formation, au hôtels partenaires ou aux dispositifs d'accueil des personnes en situation de handicap : Préparer votre venue
Formacode (version 11.0)
Formacode principal : 32002
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Certificat S’approprier les clés du management
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