Optimiser le classement de ses documents papier et numériques

Classer et archiver efficacement pour retrouver facilement l'information

Niveau classement, vous êtes plutôt "vertical" ou "horizontal" ? A vrai dire, peu importe… Ce qui compte, c'est de pouvoir retrouver l'information quand on la recherche. Dans ce domaine, tout est question d'organisation… En plus des techniques de classement, ce stage pour apprendre à classer les documents, qu'ils soient papier ou numériques, vous permettra de gérer un véritable projet d'archivage documentaire pour votre service ou votre entreprise.

Objectifs

Acquérir une méthode et des techniques simples et efficaces pour optimiser le classement des documents.
Définir un plan de classement personnel et collectif, adaptés aux besoins et aux fonctionnements de sa structure.
Se repérer dans les outils de classement et d'archivage papier et numériques.

Programme

Le document

Qu’est-ce qu’un document ? Les aspects qui le caractérisent et qui peuvent influer la façon dont il sera traité
Vie et mort d’un document : classer, archiver, jeter
L’organisation et la circulation de l’information dans l’entreprise : un élément indissociable des choix de classement
- Comprendre | Réflexion en commun à partir des expériences des participants

Le plan de classement

Pour qui ? Classement personnel, par service ou collectif
Comment ? Classement fonctionnel, structurel, thématique
Par qui et avec qui ? L'organisation à mettre en place pour définir un plan de classement
Qui fait quoi ? Le rôle de chacun dans la mise en place et la pérennisation du plan de classement
- Appliquer | Illustration de création d’un plan de classement collectif

Le nommage des documents

Règles et logique à respecter en lien avec le fonctionnement de l'entreprise
- type de document, fonction, version...
- comment dater un document ?
Nommage des documents papier : à quel endroit et sur quel support ?
Questions liées à la numérisation
- les techniques : automatiques ou manuelles
- qualité de la numérisation et volume des documents
- les questions juridiques : preuve, droits d’auteur, e-discovery et vie privée…
Nommage des documents numériques
- les contraintes techniques liées aux systèmes d'exploitation
- les règles logiques
Cas particulier des mails
- Appliquer | Cas pratique de nommage à partir de documents fournis

Les outils de classement et d’archivage

L'archivage des documents papiers
- quels contenants ? Dossiers, tiroirs, boîtes...
Les outils de bureautique pour garder la trace des documents archivés et classés
- base de données simple avec Excel
- base de données complexe avec Access
- les logiciels professionnels : la Gestion Électronique des Documents (GED)
Les logiciels libres
- imprimeur d’arborescence
- renommage de fichiers
- synchronisation de fichiers
L'archivage à distance
Les règles de sécurité
- Comprendre | Illustration d’utilisation des outils
Convaincre les utilisateurs du plan classement
Repérer les facteurs de succès
Identifier la notion d'acteurs, de pouvoir et de marge de manœuvre
Choisir sa stratégie en fonction du contexte
Utiliser la méthode CAB pour trouver son argumentation
- Mise en pratique : construire son argumentaire et le présenter

Les plus

Une formation pratique permettant d'acquérir des techniques, méthodes et outils simples et efficaces pour le classement et l'archivage des documents.
Une approche 100% personnalisée et opérationnelle : des conseils pratiques et la définition d'un plan d'action en fin de formation
La possibilité de travailler sur ses propres documents comme supports d’applications ou d’études

Dans votre Espace Web : support et ressources pédagogiques, documents administratifs, questionnaire de satisfaction à chaud et à froid LearnEval, évaluation des acquis de la formation et réponses à vos questions post-formation

Évaluation de la formation

100% des sessions de formation GERESO sont évaluées à chaud et à froid par les participants, via la solution LearnEval.
> Voir les résultats d’évaluation détaillés pour 2022

Moyens pédagogiques, techniques et d'encadrement

Questionnaire adressé aux participants 15 jours avant la formation pour connaître leurs attentes
Méthodes pédagogiques : apports théoriques et pratiques (cas concrets, exemples d'application)
Mise à disposition d'un support pédagogique et d'un accès personnel à des e-ressources en ligne à l'issue de la formation
Consultants sélectionnés pour leurs compétences pédagogiques, expertise métier et expériences professionnelles

Suivi et évaluation

Feuille d'émargement et attestation de fin de formation
Évaluation à chaud et à froid assurée par la solution LearnEval

Public et Témoignages

Public et prérequis

Toute personne souhaitant améliorer ses méthodes de classement personnel ou souhaitant optimiser le système collectif de classement et d'archivage de sa structure/son service

Aucun niveau de connaissances préalables n'est requis

Témoignages

« La formation "Optimiser le classement de ses documents papier et numériques" est très intéressante. Je me sens maintenant beaucoup plus apte pour l'optimisation du classement des documents dans mon service. »

+Pour aller plus loin

Formacode (version 11.0)

Formacode principal : 35091
Satelitte(s) : 46385

Offres GERESO associées :

Mots-clés associés au stage Optimiser le classement de ses documents papier et numériques :

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Gestion Électronique des Documents (GED),
Organisation classement collectif,
Efficacité professionnelle techniques de classement

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