2 jours
Optimiser le classement de ses documents papier et numériques
Classer et archiver efficacement pour retrouver facilement l'information
Niveau classement, vous êtes plutôt "vertical" ou "horizontal" ? A vrai dire, peu importe… Ce qui compte, c'est de pouvoir retrouver l'information quand on la recherche. Dans ce domaine, tout est question d'organisation… En plus des techniques de classement, ce stage pour apprendre à classer les documents, qu'ils soient papier ou numériques, vous permettra de gérer un véritable projet d'archivage documentaire pour votre service ou votre entreprise.
Objectifs
- Acquérir une méthode et des techniques simples et efficaces pour optimiser le classement des documents.
- Définir un plan de classement personnel et collectif, adaptés aux besoins et aux fonctionnements de sa structure.
- Se repérer dans les outils de classement et d'archivage papier et numériques.
Programme
Le document
- Qu’est-ce qu’un document ? Les aspects qui le caractérisent et qui peuvent influer la façon dont il sera traité
- Vie et mort d’un document : classer, archiver, jeter
- L’organisation et la circulation de l’information dans l’entreprise : un élément indissociable des choix de classement
Comprendre | Réflexion en commun à partir des expériences des participants
Le plan de classement
- Pour qui ? Classement personnel, par service ou collectif
- Comment ? Classement fonctionnel, structurel, thématique
- Par qui et avec qui ? L' organisation à mettre en place pour définir un plan de classement
- Qui fait quoi ? Le rôle de chacun dans la mise en place et la pérennisation du plan de classement
Appliquer | Illustration de création d’un plan de classement collectif
Le nommage des documents
- Règles et logique à respecter en lien avec le fonctionnement de l'entreprise
- type de document, fonction, version...
- comment dater un document ?
- Nommage des documents papier : à quel endroit et sur quel support ?
- Questions liées à la numérisation
- les techniques : automatiques ou manuelles
- qualité de la numérisation et volume des documents
- les questions juridiques : preuve, droits d’auteur, e-discovery et vie privée…
- Nommage des documents numériques
- les contraintes techniques liées aux systèmes d'exploitation
- les règles logiques
- Cas particulier des mails
- Appliquer | Cas pratique de nommage à partir de documents fournis
Les outils de classement et d’archivage
- L'archivage des documents papiers
- quels contenants ? Dossiers, tiroirs, boîtes...
- Les outils de bureautique pour garder la trace des documents archivés et classés
- base de données simple avec Excel
- base de données complexe avec Access
- les logiciels professionnels : la Gestion Électronique des Documents (GED)
- Les logiciels libres
- imprimeur d’arborescence
- renommage de fichiers
- synchronisation de fichiers
- L'archivage à distance
- Les règles de sécurité
- Comprendre | Illustration d’utilisation des outils
Les plus
Les plus
- Une formation pratique permettant d'acquérir des techniques, méthodes et outils simples et efficaces pour le classement et l'archivage des documents.
- Une approche 100% personnalisée et opérationnelle : des conseils pratiques et la définition d'un plan d'action en fin de formation
- La possibilité de travailler sur ses propres documents comme supports d’applications ou d’études
- Dans votre Espace Web : support et ressources pédagogiques, documents administratifs, questionnaire de satisfaction à chaud et à froid LearnEval, évaluation des acquis de la formation et réponses à vos questions post-formation
Évaluation de la formation
100% des sessions de formation GERESO sont évaluées à chaud et à froid par les participants, via la solution LearnEval.
> Voir les résultats d’évaluation détaillés pour 2022
Moyens pédagogiques, techniques et d'encadrement
Questionnaire adressé aux participants 15 jours avant la formation pour connaître leurs attentes
Méthodes pédagogiques : apports théoriques et pratiques (cas concrets, exemples d'application)
Mise à disposition d'un support pédagogique et d'un accès personnel à des e-ressources en ligne à l'issue de la formation
Consultants sélectionnés pour leurs compétences pédagogiques, expertise métier et expériences professionnelles
Suivi et évaluation
Feuille d'émargement et attestation de fin de formation
Évaluation à chaud et à froid assurée par la solution LearnEval
Public et Témoignages
Public et prérequis
Toute personne souhaitant améliorer ses méthodes de classement personnel ou souhaitant optimiser le système collectif de classement et d'archivage de sa structure/son service
Aucun niveau de connaissances préalables n'est requis
Témoignages
+Pour aller plus loin
Formacode (version 11.0)
Formacode principal : 35091
Satelitte(s) : 46385
Offres GERESO associées :
- Formation Gestion du temps
- Formation Améliorer sa mémoire au quotidien
- Formation Gérer son énergie : être efficace au quotidien
- Formation Techniques et outils de gestion du stress
- Formation Gestion du temps
- Formation Améliorer sa mémoire au quotidien
- Formation Gérer son énergie : être efficace au quotidien
- Formation Techniques et outils de gestion du stress
- Formation Lecture rapide
Mots-clés associés au stage Optimiser le classement de ses documents papier et numériques :
- Classement des documents,
- Archivage des documents classement des documents,
- Documents classement archivage des,
- Gestion Électronique des Documents (GED),
- Organisation classement collectif,
- Efficacité professionnelle techniques de classement
Télécharger le programme détaillé de cette formation au format PDF.
Ouvrir cette page sur mon mobile :
« La formation "Optimiser le classement de ses documents papier et numériques" est très intéressante. Je me sens maintenant beaucoup plus apte pour l'optimisation du classement des documents dans mon service. »