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2 jours

Optimiser le classement de ses documents papier et numériques

Classer et archiver efficacement pour retrouver facilement l'information


Niveau classement, vous êtes plutôt "vertical" ou "horizontal" ? A vrai dire, peu importe… Ce qui compte, c'est de pouvoir retrouver l'information quand on la recherche. Dans ce domaine, tout est question d'organisation… En plus des techniques de classement, ce stage pour apprendre à classer les documents, qu'ils soient papier ou numériques, vous permettra de gérer un véritable projet d'archivage documentaire pour votre service ou votre entreprise.

Objectifs

  • Acquérir une méthode et des techniques simples et efficaces pour optimiser le classement des documents.
  • Définir un plan de classement personnel et collectif, adaptés aux besoins et aux fonctionnement de sa structure.
  • Se repérer dans les outils de classement et d'archivage papier et numériques.

Programme

Le document

  • Qu’est-ce qu’un document ? Les aspects qui le caractérisent et qui peuvent influer la façon dont il sera traité
  • Vie et mort d’un document : classer, archiver, jeter
  • L’organisation et la circulation de l’information dans l’entreprise : un élément indissociable des choix de classement
    • Réflexion en commun à partir des expériences des participants

Le plan de classement

  • Pour qui ? Classement personnel, par service ou collectif
  • Comment ? Classement fonctionnel, structurel, thématique
  • Par qui et avec qui ? L' organisation à mettre en place pour définir un plan de classement
  • Qui fait quoi ? Le rôle de chacun dans la mise en place et la pérennisation du plan de classement
    • Exemple de création d’un plan de classement collectif

Le nommage des documents

  • Règles et logique à respecter en lien avec le fonctionnement de l'entreprise
    • type de document, fonction, version...
    • comment dater un document ?
  • Nommage des documents papier : à quel endroit et sur quel support ?
  • Questions liées à la numérisation
    • les techniques : automatiques ou manuelles
    • qualité de la numérisation et volume des documents
    • les questions juridiques : preuve, droits d’auteur, e-discovery et vie privée…
  • Nommage des documents numériques
    • les contraintes techniques liées aux systèmes d'exploitation
    • les règles logiques
  • Cas particulier des mails
    • Exercices de nommage à partir de documents fournis

Les outils de classement et d’archivage

  • L'archivage des documents papiers
    • quels contenants ? Dossiers, tiroirs, boîtes...
  • Les outils de bureautique pour garder la trace des documents archivés et classés
    • base de données simple avec Excel
    • base de données complexe avec Access
    • les logiciels professionnels : la Gestion Électronique des Documents (GED)
  • Les logiciels libres
    • imprimeur d’arborescence
    • renommage de fichiers
    • synchronisation de fichiers
  • L'archivage à distance
  • Les règles de sécurité
    • Exemples d’utilisation des outils

GERESO -> C3S

Les plus

Les plus

  • Une formation pratique permettant d'acquérir des techniques, méthodes et outils simples et efficaces pour le classement et l'archivage des documents.
  • Une approche 100% personnalisée et opérationnelle : des conseils pratiques et la définition d'un plan d'action en fin de formation
  • La possibilité de travailler sur ses propres documents comme supports d’applications ou d’études

Évaluation de la formation

Formation évaluée par forMetris Chacune des sessions de formation interentreprises bénéficie d'une évaluation complète à chaud et à froid réalisée par le cabinet expert indépendant forMetris. Afficher les résultats 2018.

Public et Témoignages

Public et prérequis

Toute personne souhaitant améliorer ses méthodes de classement personnel ou souhaitant optimiser le système collectif de classement et d'archivage de sa structure/son service

Aucun niveau de connaissances préalables n'est requis

Témoignages

« La formation "Optimiser le classement de ses documents papier et numériques" est très intéressante. Je me sens maintenant beaucoup plus apte pour l'optimisation du classement des documents dans mon service. »

+Pour aller plus loin

Formacode (version 11.0)

Formacode principal : 35091
Satelitte(s) : 46385

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Mots-clés associés au stage Optimiser le classement de ses documents papier et numériques :

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  • Archivage des documents,
  • Documents classement archivage des,
  • Gestion Électronique des Documents (GED),
  • Organisation classement collectif,
  • Efficacité professionnelle techniques de classement

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