Gestion du dossier individuel de l'agent

Réglementation et aspects pratiques

En tant que professionnel(le) RH, vous êtes en charge de la bonne tenue des dossiers individuels des agents de votre établissement.

Cette mission s’inscrit dans un cadre juridique précis, notamment pour des questions de confidentialité des données.

La gestion des dossiers individuels implique en effet le recueil, l’enregistrement, le classement, la conservation et la diffusion de données personnelles des agents (situation de famille, évolution de carrière, évaluations professionnelles, absences, arrêtés de mise en congé de maladie, avis du comité médical…)

En participant à cette formation d’une journée, illustrée de nombreux cas pratiques, vous connaîtrez à la fois le cadre réglementaire de la gestion des dossiers administratifs des agents, ainsi que les bonnes pratiques à adopter : mentions interdites, classement des dossiers, possibilités de communication des dossiers, modifications, devenir du dossier lors du départ de l’agent, numérisation…

À noter : cette formation intègre les dernières nouveautés : pièces à insérer au dossier en cas de nomination soumise à déclaration d'intérêts ou patrimoniales (loi sur la déontologie), recours au dossier électronique...

Objectifs

Assurer la tenue d’un dossier individuel (papier/électronique) : composition du dossier, modalités de classement et d’organisation.
Intégrer les règles de consultation et d’accès au dossier de l’agent.
Identifier les règles de conservation de ce dossier.

Programme

Le programme de cette formation est ajusté en temps réel pour prendre en compte les dernières nouveautés : les pièces à insérer au dossier en cas de nomination soumise à déclaration d'intérêts ou patrimoniales (loi sur la déontologie), le recours au dossier électronique...

Cadre juridique et principes généraux relatifs au dossier individuel

Unicité
Neutralité
Confidentialité

Composition du dossier (papier/électronique)

Les pièces constitutives du dossier
Pièces interdites et documents particuliers
L'organisation du dossier
- principes
- conséquences de la mauvaise tenue des dossiers
- quelles sont les règles à respecter pour la mise en place de sous-dossiers ?
  - Expérimenter | Mise en situation sur l'organisation d’un dossier papier

Consultation du dossier (papier/électronique)

Consultation sur demande
- bénéficiaires
- modalités de consultation
- les conséquences du refus de consultation
Droit à la communication du dossier
- champ d’application
- selon quelles modalités ?
- les conséquences du refus de communication

Suivi du dossier (papier/électronique)

En cas de changement de position administrative ou d’administration
- mutation
- détachement
- mise à disposition
- affectation en position normale d’activité
- disponibilité
En cas de cessation de fonction
- les règles de tri
- élimination du dossier
- conservation du dossier
  - Appliquer | Cas pratique de synthèse
  - Évaluer | Quiz de validation des acquis de la formation

Les plus

Un panorama des meilleures pratiques qui permettent d'optimiser la tenue du dossier (papier ou électronique) de l'agent
Une formation opérationnelle s'appuyant sur de nombreux exemples et mises en situation

Dans votre Espace Web : support et ressources pédagogiques, documents administratifs, questionnaire de satisfaction à chaud et à froid LearnEval, évaluation des acquis de la formation et réponses à vos questions post-formation

Évaluation de la formation

100% des sessions de formation GERESO sont évaluées à chaud et à froid par les participants, via la solution LearnEval.
> Voir les résultats d’évaluation détaillés pour 2022

Moyens pédagogiques, techniques et d'encadrement

Questionnaire adressé aux participants 15 jours avant la formation pour connaître leurs attentes
Méthodes pédagogiques : apports théoriques et pratiques (cas concrets, exemples d'application)
Mise à disposition d'un support pédagogique et d'un accès personnel à des e-ressources en ligne à l'issue de la formation
Consultants sélectionnés pour leurs compétences pédagogiques, expertise métier et expériences professionnelles

Suivi et évaluation

Feuille d'émargement et attestation de fin de formation
Évaluation à chaud et à froid assurée par la solution LearnEval

Public et Témoignages

Public et prérequis

Responsables et gestionnaires des services RH, personnel, carrières et/ou paie dans la fonction publique

Aucun niveau de connaissances préalables n'est requis

Témoignages

« La formation sur la gestion du dossier individuel de l’agent, organisée par GERESO, permet d’établir clairement les règles de classement des dossiers administratifs du personnel ! Un véritable atout au quotidien ! »

+Pour aller plus loin

Formacode (version 11.0)

Formacode principal : 13041
Annexe(s) : 82055

Offres GERESO associées :

Mots-clés associés au stage Gestion du dossier individuel de l'agent :

Agent de la fonction publique gestion du dossier de l',
Dossier individuel de l'agent,
Gestion des Ressources Humaines (GRH) du personnel dossier de l'agent,
Ressources Humaines (RH) dossier de l'agent,
Législation tenue du dossier de l'agent

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