Conduire des réunions productives

Intégrer les caractéristiques d'une réunion productive

• Clarifier la finalité majeure d'une réunion productive
• Mettre en œuvre les composantes-clefs d'une réunion productive
  • respecter les 7 "incontournables" d'une réunion productive
  • définir le sens et la structure de la réunion
  • préparer le scénario d'animation et les supports
  • organiser les aspects matériels
  • élaborer et adresser aux participants un ordre du jour motivant
  • se préparer à tenir les 2 rôles clefs de l'animateur
    • Expérimenter | Atelier sur un cas d'école pour mettre en évidence les caractéristiques d'une réunion idéale

Introduire et mettre la réunion "sur de bons rails"

• Réaliser une introduction structurée de la réunion
• Éviter les pièges classiques dans l'introduction d'une réunion
• Introduire un sujet avec clarté
• Utiliser les rôles "délégués"
  • Expérimenter | Entrainement sur des cas concrets

Utiliser les outils et les méthodes pour tenir les 2 rôles clefs de l'animateur

• L'animateur "mécanicien des échanges"
  • appliquer des techniques d'animation pertinentes pour impliquer chaque participant dans le traitement du sujet : questionnement ouvert, tour de table, brainstorming, post'it, mini-groupes etc.
• L'animateur "conducteur du processus"
  • mettre en œuvre des méthodologies pertinentes en cohérence avec la typologie du sujet à traiter
• Mettre en œuvre les 5 phases clefs de la conduite d'une réunion productive
  • Expérimenter | Entrainement sur des cas concrets et sur des cas réels apportés par les participants

Gérer les comportements "déviants" des perturbateurs

• Identifier les typologies classiques de perturbateurs
• Adopter, en tant qu'animateur, les bons registres face aux perturbations
• Réaliser un recadrage de la réunion
• Effectuer un recentrage d'un ou plusieurs participants
  • Expérimenter | Mise en situation sur des situations "classiques" et sur les cas concrets apportés par les participants

Synthétiser, conclure et anticiper le suivi d'une réunion productive

• Synthétiser les décisions et les plans d'actions sur le relevé de décisions
• Valider la planification des actions à mener (engagements des participants)
• Élaborer, de façon participative, un compte-rendu "opérationnel" de la réunion
• Réaliser, en équipe, une auto évaluation de la réunion et définir des objectifs de progrès
• Conclure la réunion en valorisant, encourageant et en incitant les participants à l'action
• Anticiper le management du suivi de la réunion
  • Expérimenter | Entrainement sur des cas concrets