Conduire des réunions productives

Définir, préparer et organiser une réunion productive

• Définir les 6 composantes indispensables d'une réunion et s'assurer qu'elle est pertinente à conduire
• Préparer le scénario et les supports qui permettront d'animer la réunion dans une approche productive 
  • élaborer un fil conducteur cohérent vers l'attendu de la réunion et la structurer en scènes
  • sélectionner les techniques d'animation servant chaque scène
  • concevoir les supports d'animation et de travail
  • formaliser un ordre du jour donnant du sens et incitant les participants à se préparer
• Organiser les aspects matériels 
  • sélectionner les lieu, moment, timing, disposition de la salle, équipements et fournitures de la réunion présentielle
  • mettre en œuvre les médias, outils digitaux, particularités techniques et relationnelles de la réunion distancielle
    • Appliquer | Atelier sur un cas d'école pour mettre en évidence les caractéristiques de l'amont d'une réunion productive

Lancer et cadrer la réunion

• Accueillir les personnes
• Présenter le sujet et le sens de la réunion
• Proposer les conditions de réussite techniques, opérationnelles, relationnelles
  • Expérimenter | Entrainement sur des cas concrets conçus par le formateur

Tenir les 2 rôles clefs de l'animateur

• L'animateur "mécanicien des échanges"
  • appliquer de façon méticuleuse les techniques d'animation qui impliquent les participants dans le traitement du sujet : questionnement ouvert, tour de table, brainstorming, post 'It, mini-groupes, etc.
• L'animateur "conducteur du processus"
  • mettre en œuvre les méthodes pour respecter le fil conducteur élaboré, gérer le timing défini…
    • Expérimenter | Entrainement sur des cas concrets issus de la réalité des participants

Gérer les comportements "déviants" des perturbateurs

• Identifier les typologies classiques de perturbateurs
• Adopter, en tant qu'animateur, les bons registres face aux perturbations
• Réaliser un recadrage de la réunion
• Effectuer un recentrage d'un ou plusieurs participants
  • Expérimenter | Mise en situation sur des situations "classiques" et sur les cas concrets apportés par les participants

Synthétiser, conclure et anticiper le suivi d'une réunion productive

• Synthétiser les décisions et les plans d'actions sur le relevé de décisions
• Valider la planification des actions à mener (engagements des participants)
• Élaborer, de façon participative, un compte-rendu "opérationnel" de la réunion
• Réaliser, en équipe, une auto évaluation de la réunion et définir des objectifs de progrès
• Conclure la réunion en valorisant, encourageant et en incitant les participants à l'action
• Planifier le suivi de la réunion et la supervision des contributions des participants
  • Expérimenter | Entrainement sur des cas concrets issus de la réalité des participants