Organisation du service paie

Le programme de cette formation est ajusté en temps réel pour prendre en compte les impacts de la DSN sur l'organisation

Analyser le mode de fonctionnement du service paie

• Inventaire des tâches affectées au service : nature, priorité, ressources nécessaires
• Structure du service : compétences, fonctions et missions de chaque collaborateur
• Utilisation des grilles de responsabilité
• Pratiquer la séparation des tâches
• Effectuer des contrôles : les différentes techniques de contrôle, le contrôle adapté à chaque situation
• Élaborer le planning de paie : le décalage des variables
• Gérer les flux d'informations : modes de transmission des données et de restitution des informations
• Traitement de la paie : analyse des situations et des événements à risque 
  • entrée/sortie
  • évolution de statut
  • maladie et subrogation
  • congé parental
  • respect des engagements contractuels, conventionnels
  • transmission des signalements DSN…
• Traitement des charges sociales et des déclarations annuelles
  • contrôles DSN
  • rapprochement comptabilité/paie/DSN/DASU
  • la justification des comptes comptables
  • les provisions
• Les données post-paie : exploitation des données de la paie à des fins de gestion
  • Cas pratique : élaborer une grille de responsabilité ; les situations et les évènements à risque ; charges sociales : contrôle, rapprochement DASU/DSN

Mesurer la performance de l'outil informatique

• Méthodologie pour étudier la performance de l'outil informatique et identifier les anomalies du logiciel
• Détecter les tableaux annexes, les calculs manuels, les taches sans valeur ajoutée
• Quelles améliorations apporter ? Formation, optimisation des paramétrages...
• Suivre les nouvelles fonctionnalités des logiciels

L'essentiel pour optimiser l'organisation du service paie

• Identifier les opérations à risque
• Apprendre à gérer l’exception
• Documenter les exceptions
• Élaborer des règles de contrôle et de validation
• Automatiser les tâches et le paramétrage
• Élaboration de plannings
• Définition de fiches de postes
• Rédaction de procédures et mettre en place les outils adaptés au contrôle
  • exemple : bible des statuts
  • liste des habilitations à l’embauche
  • liste des salariés embauchés dans le mois et croisement RH
  • approbation des données de la GTA
  • heures supplémentaires : cohérence, respect des règles légales
  • maladie, accident du travail, maternité…
• Rédiger des modes opératoires
• Élaborer des tableaux de bord
• Optimiser la gestion de certains flux en utilisant les solutions informatiques adaptées : GTA, Workflow CP, acomptes, attestations, PEE…
• Utiliser la dématérialisation
• Externalisation de la paie : quelle solution ? totale, partielle…
• Mesurer le coût de son organisation par rapport à celui des solutions externalisées
• Points de vigilance à respecter
• Formation du personnel
  • Cas pratiques : le fichier salarié, l’import des variables de paie, le calcul des cotisations, les comptes comptables  : quels outils mettre en place, quels contrôles effectuer ?
  • Rédiger une procédure maladie