Organisation du service paie

Analyser le mode de fonctionnement du service paie

• Inventaire des tâches affectées au service : nature, priorité, ressources nécessaires
• Structure du service : compétences, fonctions et missions de chaque collaborateur
• Utilisation des grilles de responsabilité
• Pratiquer la séparation des tâches
• Effectuer des contrôles : les différentes techniques de contrôle, le contrôle adapté à chaque situation
• Élaborer le planning de paie : le décalage des variables
• Gérer les flux d'informations : modes de transmission des données et de restitution des informations
• Traitement de la paie : analyse des situations et des événements à risque (entrée/sortie, évolution de statut, maladie et subrogation, congé parental, engagements contractuels, conventionnels, signalements DSN…)
• Traitement des charges sociales et des déclarations annuelles : rapprochement comptabilité/paie/DSN, justification des comptes comptables, provisions
• Les données post-paie : exploitation des données de la paie à des fins de gestion
  • Appliquer | Étude de cas : élaborer une grille de responsabilité ; les situations et les événements à risque ; charges sociales : contrôle, rapprochement DASU/DSN

Mesurer la performance de l'outil informatique

• Méthodologie pour étudier la performance de l'outil informatique et identifier les anomalies du logiciel
• Détecter les tableaux annexes, les calculs manuels, les taches sans valeur ajoutée
• Quelles améliorations apporter ? Formation, optimisation des paramétrages...
• Suivre les nouvelles fonctionnalités des logiciels
  • Comprendre | Exemples d'application

L'essentiel pour optimiser l'organisation du service paie

• Identifier les opérations à risque
• Apprendre à gérer l’exception
• Documenter les exceptions
• Élaborer des règles de contrôle et de validation
• Automatiser les tâches et le paramétrage
• Élaboration de plannings
• Définition de fiches de postes
• Rédaction de procédures et mettre en place les outils adaptés au contrôle
  • exemple : bible des statuts
  • liste des habilitations à l’embauche
  • liste des salariés embauchés dans le mois et croisement RH
  • approbation des données de la GTA
  • heures supplémentaires : cohérence, respect des règles légales
  • maladie, accident du travail, maternité…
• Rédiger des modes opératoires
• Élaborer des tableaux de bord
• Optimiser la gestion de certains flux en utilisant les solutions informatiques adaptées : GTA, Workflow CP, acomptes, attestations, PEE…
• Utiliser la dématérialisation
• Manager un service de paie
• Externalisation de la paie : quelle solution ? totale, partielle…
• Mesurer le coût de son organisation par rapport à celui des solutions externalisées
• Points de vigilance à respecter
• Formation du personnel
  • Appliquer | Étude de cas : le fichier salarié, l’import des variables de paie, le calcul des cotisations, les comptes comptables  : quels outils mettre en place, quels contrôles effectuer ?
  • Appliquer | Cas pratique : rédiger une procédure maladie