Organisation du service paie

Le programme de cette formation est ajusté en temps réel pour prendre en compte les impacts de la DSN et du prélèvement à la source sur l'organisation

Analyser le mode de fonctionnement du service paie

• Inventaire des tâches affectées au service : nature, priorité, ressources nécessaires
• Structure du service : compétences, fonctions et missions de chaque collaborateur
• Utilisation des grilles de responsabilité
• Pratiquer la séparation des tâches
• Effectuer des contrôles : les différentes techniques de contrôle, le contrôle adapté à chaque situation
• Élaborer le planning de paie : le décalage des variables
• Gérer les flux d'informations : modes de transmission des données et de restitution des informations
• Traitement de la paie : analyse des situations et des événements à risque 
  • entrée/sortie
  • évolution de statut
  • maladie et subrogation
  • congé parental
  • respect des engagements contractuels, conventionnels
  • transmission des signalements DSN…
• Traitement des charges sociales et des déclarations annuelles
  • contrôles DSN
  • rapprochement comptabilité/paie/DSN
  • la justification des comptes comptables
  • les provisions
• Les données post-paie : exploitation des données de la paie à des fins de gestion
  • Cas pratique : élaborer une grille de responsabilité ; les situations et les évènements à risque ; charges sociales : contrôle, rapprochement DASU/DSN

Mesurer la performance de l'outil informatique

• Méthodologie pour étudier la performance de l'outil informatique et identifier les anomalies du logiciel
• Détecter les tableaux annexes, les calculs manuels, les taches sans valeur ajoutée
• Quelles améliorations apporter ? Formation, optimisation des paramétrages...
• Suivre les nouvelles fonctionnalités des logiciels

L'essentiel pour optimiser l'organisation du service paie

• Identifier les opérations à risque
• Apprendre à gérer l’exception
• Documenter les exceptions
• Élaborer des règles de contrôle et de validation
• Automatiser les tâches et le paramétrage
• Élaboration de plannings
• Définition de fiches de postes
• Rédaction de procédures et mettre en place les outils adaptés au contrôle
  • exemple : bible des statuts
  • liste des habilitations à l’embauche
  • liste des salariés embauchés dans le mois et croisement RH
  • approbation des données de la GTA
  • heures supplémentaires : cohérence, respect des règles légales
  • maladie, accident du travail, maternité…
• Rédiger des modes opératoires
• Élaborer des tableaux de bord
• Optimiser la gestion de certains flux en utilisant les solutions informatiques adaptées : GTA, Workflow CP, acomptes, attestations, PEE…
• Utiliser la dématérialisation
• Manager un service de paie
• Externalisation de la paie : quelle solution ? totale, partielle…
• Mesurer le coût de son organisation par rapport à celui des solutions externalisées
• Points de vigilance à respecter
• Formation du personnel
  • Cas pratiques : le fichier salarié, l’import des variables de paie, le calcul des cotisations, les comptes comptables  : quels outils mettre en place, quels contrôles effectuer ?
  • Rédiger une procédure maladie