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2 jours

Dématérialisation des documents comptables et administratifs

Règles juridiques et mise en œuvre dans l’entreprise

Du papier au numérique ! Après des années de flou juridique, d'interrogations sur la fiabilité des solutions techniques proposées et la sécurisation des données personnelles, la dématérialisation des documents administratifs et comptables est enfin une réalité. Et une source d'économies conséquentes pour les entreprises ayant fait le choix du numérique ! Cette formation vous permettra d'initier votre projet de dématérialisation ou avancer dans sa réalisation, en prenant en compte tous les enjeux juridiques, techniques et organisationnels.

Objectifs

  • Mettre en œuvre un projet de dématérialisation de documents comptables et administratifs.
  • Élaborer une démarche et des outils de la dématérialisation.
  • Mesurer les impacts pour l'entreprise et modifier ses pratiques afin de s'adapter aux nouvelles technologies.
  • Vérifier la reconnaissance légale d'un document électronique.

Programme

Dématérialiser : enjeux et champ d'application

  • Quelle obligation ? Quelles motivations pour l’entreprise ?
  • Les documents concernés
    • transactions d’achats et de ventes : contrats, bons de commande, bons de livraison, factures
    • bulletins de paie
    • déclarations, attestations
    • transactions financières
    • documents numériques liés aux processus comptables
    • contrats

Contraintes juridiques et techniques de la dématérialisation

  • Respecter les aspects juridiques et fiscaux propres à chaque document dématérialisé
    • dématérialisation des bulletins de paie : le bulletin de paie électronique
    • déclarations fiscales et sociales : obligations de télédéclarations, les règles de la TVA
    • dématérialisation des marchés publics
    • facture électronique : Directive européenne 2001/115/CE
      • Appliquer Appliquer | Étude de cas : les mentions à porter sur la facture transmise par voie électronique
    • norme SEPA
  • Intégrer les règles de la comptabilité informatisée
    • satisfaire aux exigences en matière de preuve (art. 410-4 du PCG) - focus sur le Fichier des Écritures Comptables (FEC)
    • garantir la conservation des données mais également leur reconnaissance
    • optimiser le traitement des documents numériques
    • assurer la permanence du chemin de révision
    • souscrire à l’obligation de présentation fiscale (LPF art. L.47 A)

Méthodes et outils de dématérialisation

  • La Gestion Électronique des Documents (GED), le workflow
    • les différents types d’échanges par voie électronique
    • authentification et gestion des sécurités
  • L’archivage électronique des documents
    • numérisation/archivage électronique de documents selon la norme AFNOR NF Z42-013
    • force probante d’un système d’archivage
  • Les solutions fonctionnelles d’échange électronique de données
    • la facture électronique signée
    • le scan : pour homogénéiser le support
    • la Lecture Automatique des Documents (LAD) pour homogénéiser les flux
    • l’Échange de Données Informatisées (EDI)
    • la plateforme de dématérialisation
      • mécanisme Comprendre | Exemples de solutions de dématérialisation : principaux éditeurs et solutions du marché

Projet et mise en œuvre de la dématérialisation : comment faire évoluer ses process ?

  • Démarche générale en mode "projet"
    • définir les objectifs
    • rédiger le cahier des charges : les points de vigilance
    • intégrer les outils dans le système d’information
    • choisir la solution à mettre en œuvre : quel format ? Quelles ressources ? Quel budget ? Comment déployer ?
  • Focus sur la dématérialisation des factures fournisseurs et clients
    • pré-requis : choix d’ordre stratégique, dimension fiscale et juridique, impact en terme d’organisation comptable et contrôle interne
    • définition du périmètre : dématérialisation des factures fournisseurs et/ou des factures clients
    • les points spécifiques de la mise en œuvre
      • Appliquer Appliquer | Cas pratique

Méthodes pédagogiques

Modalités pédagogiques

Recueil de vos attentes depuis votre espace web 15 jours avant le début de la formation et auto-diagnostic de vos compétences.
Des méthodes pédagogiques variées pour s’adapter aux différents profils, définies avec l’objectif de vous impliquer dans vos apprentissages et d’ancrer les acquis par la pratique.
Supports pédagogiques : support d’animation, supports pédagogiques (fiches de synthèse, tableaux …) et autres ressources documentaires disponibles en e-ressources dans votre espace.

Consultants formateurs

Expert de la thématique, le consultant formateur réalise l’ingénierie pédagogique de la formation pour répondre et adapter la prestation à vos besoins.

Moyens techniques

Pour les formations à distance : un ordinateur équipé d’une caméra et d'un casque avec un microphone.

Suivi et évaluation des acquis

Evaluation formative des acquis à l’issue de chaque séquence par des exercices pratiques (cas pratiques, études de cas, mises en situation, exercice de synthèse).
Dans votre espace web : Emargement en ligne, autopositionnement des acquis en fin de formation et possibilité de poser vos questions après la formation.

Évaluation de la satisfaction de la formation

Formation évaluée par LearnEval 100% des sessions de formation GERESO sont évaluées à chaud et à froid par les participants, les commanditaires et les formateurs, via la solution LearnEval.
> Voir les résultats d'évaluation détaillés pour 2023

Public et Témoignages

Public et prérequis

Responsables des services administratifs, comptables et financiers, directeurs comptables et fiscaux, directions informatiques, comptables uniques, fiscalistes

Aucun niveau de connaissances préalables n'est requis

Témoignages

« Cette formation sur la dématérialisation des documents comptables et administratifs est essentielle pour obtenir des informations claires sur la dématérialisation des factures fournisseurs. »

Les plus

  • Un panorama des points à contrôler lors de la mise en œuvre d'un projet de dématérialisation comptable
  • Des exemples opérationnels et des retours d'expérience pour mieux appréhender la mise en application concrète de la dématérialisation dans sa propre organisation

Préparer votre venue

En amont de votre formation, pensez à consulter notre page dédiée pour toutes questions relatives à la localisation de nos salles de formation, au hôtels partenaires ou aux dispositifs d'accueil des personnes en situation de handicap : Préparer votre venue

Formacode (version 11.0)

Formacode principal : 46396
Satelitte(s) : 32663

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