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2 jours

Dématérialisation des documents comptables et administratifs

Règles juridiques et mise en œuvre dans l’entreprise


Du papier au numérique ! Après des années de flou juridique, d'interrogations sur la fiabilité des solutions techniques proposées et la sécurisation des données personnelles, la dématérialisation des documents administratifs et comptable est enfin une réalité. Et une source d'économies conséquentes pour les entreprises ayant fait le choix du numérique ! Cette formation vous permettra d'initier votre projet de dématérialisation ou avancer dans sa réalisation, en prenant en compte tous les enjeux juridiques, techniques et organisationnels.

Objectifs

  • Mettre en œuvre un projet de dématérialisation de documents comptables et administratifs.
  • S'approprier la démarche et les outils de la dématérialisation.
  • Mesurer les impacts pour l'entreprise et modifier ses pratiques afin de s'adapter aux nouvelles technologies.
  • Connaître le cadre réglementaire de la dématérialisation des documents et s'assurer de la reconnaissance légale d'un document électronique.

Programme

Dématérialiser : enjeux et champ d'application

  • Quelle obligation ? Quelles motivations pour l’entreprise ?
  • Les documents concernés
    • transactions d’achats et de ventes : contrats, bons de commande, bons de livraison, factures
    • bulletins de paie
    • déclarations, attestations
    • transactions financières
    • documents numériques liés aux processus comptables
    • contrats

Contraintes juridiques et techniques de la dématérialisation

  • Respecter les aspects juridiques et fiscaux propres à chaque document dématérialisé
    • dématérialisation des bulletins de paie : le bulletin de paie électronique
    • déclarations fiscales et sociales : obligations de télédéclarations, les règles de la TVA
    • dématérialisation des marchés publics
    • la facture électronique : Directive européenne 2001/115/CE
      • [Appliquer] Étude de cas : les mentions à porter sur la facture transmise par voie électronique
    • norme SEPA
  • Connaître les règles de la comptabilité informatisée
    • satisfaire aux exigences en matière de preuve (art. 410-4 du PCG) - focus sur le Fichier des Écritures Comptables (FEC)
    • garantir la conservation des données mais également leur reconnaissance
    • optimiser le traitement des documents numériques
    • assurer la permanence du chemin de révision
    • souscrire à l’obligation de présentation fiscale (LPF art. L.47 A)

Méthodes et outils de dématérialisation

  • La Gestion Électronique des Documents (GED), le workflow
    • les différents types d’échanges par voie électronique
    • authentification et gestion des sécurités
  • L’archivage électronique des documents
    • quels sont les moyens possibles ? Numérisation/archivage électronique de documents selon la norme AFNOR NF Z42-013
    • force probante d’un système d’archivage
  • Les solutions fonctionnelles d’échange électronique de données
    • la facture électronique signée
    • le scan : pour homogénéiser le support
    • la Lecture Automatique des Documents (LAD) pour homogénéiser les flux
    • l’Échange de Données Informatisées (EDI)
    • la plateforme de dématérialisation
      • [Comprendre] Exemples de solutions de dématérialisation : principaux éditeurs et solutions du marché

Projet et mise en œuvre de la dématérialisation : comment faire évoluer ses process ?

  • Démarche générale en mode "projet"
    • définir les objectifs
    • rédiger le cahier des charges : les points de vigilance
    • intégrer les outils dans le système d’information
    • choisir la solution à mettre en œuvre : quel format ? Quelles ressources ? Quel budget ? Comment déployer ?
  • Focus sur la dématérialisation des factures fournisseurs et clients
    • pré-requis : choix d’ordre stratégique, dimension fiscale et juridique, impact en terme d’organisation comptable et contrôle interne
    • définition du périmètre : dématérialisation des factures fournisseurs et/ou des factures clients
    • les points spécifiques de la mise en œuvre
      • [Appliquer] Cas pratique

Les plus

Les plus

  • Un panorama des points à contrôler lors de la mise en œuvre d'un projet de dématérialisation comptable
  • Des exemples opérationnels et des retours d'expérience pour mieux appréhender la mise en application concrète de la dématérialisation dans sa propre organisation

Évaluation de la formation

Formation évaluée par forMetris Chacune des sessions de formation interentreprises bénéficie d'une évaluation complète à chaud et à froid réalisée par le cabinet expert indépendant forMetris. Afficher les résultats 2018.

Moyens pédagogiques, techniques et d'encadrement

Questionnaire adressé aux participants 15 jours avant la formation pour connaître leurs attentes
Méthodes pédagogiques : apports théoriques et pratiques (cas concrets, exemples d'application)
Mise à disposition d'un support pédagogique et d'un accès personnel à des e-ressources en ligne à l'issue de la formation
Consultants sélectionnés pour leurs compétences pédagogiques, expertise métier et expériences professionnelles

Suivi et évaluation

Feuille d'émargement et attestation de fin de formation
Évaluation à chaud et à froid assurée par le cabinet forMetris

Public et Témoignages

Public et prérequis

Responsables des services administratifs, comptables et financiers, directeurs comptables et fiscaux, directions informatiques, comptables uniques, fiscalistes

Aucun niveau de connaissances préalables n'est requis

Témoignages

« Cette formation sur la dématérialisation des documents comptables et administratifs est essentielle pour obtenir des informations claires sur la dématérialisation des factures fournisseurs. »

+Pour aller plus loin

Formacode (version 11.0)

Formacode principal : 46396
Satelitte(s) : 32663

Offres GERESO associées :

Mots-clés associés au stage Dématérialisation des documents comptables et administratifs :

  • Dématérialisation comptabilité,
  • Comptabilité dématérialisation,
  • TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée) dématérialisation,
  • Facturation électronique,
  • Documents numériques (échanges et conservation),
  • Archivage des documents,
  • Organisation comptable,
  • Contrôle interne dématérialisation,
  • Signature électronique comptabilité,
  • Gestion Electronique des Documents (GED),
  • Fiscalité dématérialisation

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Dématérialisation des documents comptables et administratifs

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