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Audit de paie spécial « Activité partielle »

En avril dernier, en plein cœur de la crise sanitaire, 8,6 millions de salariés ont bénéficié des mesures de chômage partiel proposées par le gouvernement afin de soutenir l’activité économique. Et selon les derniers chiffres de la DARES, 6 millions de salariés ont continué à bénéficier de ces mesures au mois de juin dernier et 2,4 millions en juillet dernier.

Or, pour les employeurs concernés, la mise en œuvre du dispositif d’activité partielle (définition des salariés concernés, calcul des heures travaillées et des heures chômées et indemnisées au titre de l’activité partielle, calcul des taux et montant des indemnités, édition des bulletins de paie…) a souvent dû être réalisée dans l’urgence, avec des niveaux de contrôle interne parfois insuffisants, compte tenu de la complexité du dispositif, de la faible disponibilité des collaborateurs des services RH et paie, et des autres priorités affichées dans les entreprises !

Aujourd’hui, les contrôles de la DIRECCTE et de l’URSSAF se multiplient, les sanctions financières et pénales tombent : redressements, régularisations, procédures pénales pour fraude et escroquerie…

Il est donc urgent de valider vos pratiques et vos procédures internes en matière de traitement en paie de l’activité partielle, afin qu’aucune de vos actions ne puisse être interprétée comme une tentative de fraude !

Notre proposition

Une prestation d’audit personnalisé de vos paies « activité partielle », réalisée par un consultant senior expert en gestion de la paie et en droit social, afin de vous permettre :
  • d’évaluer la conformité de vos pratiques,
  • d’identifier les éventuelles erreurs commises,
  • d’évaluer la nature et le niveau de risque,
  • de prendre les mesures correctives.
  • et/ou d’éviter tout risque de sanction en cas de pratique non conforme.
En mode « curatif », si vous devez faire face à un contrôle de l’administration (DIRRECTE ou URSSAF), nous sommes également en mesure de vous accompagner.

Méthodologie

Étape 1 : Cadrage

  • Organisation et lancement de la mission de contrôle des paies
  • Précision sur l’étendue du contrôle
  • Définition des méthodes et des moyens
  • Recueil des documents et des règles de gestion existantes

Étape 2 : Analyse des bulletins de paie

  • Étude documentaire et analyse des pratiques de traitement en paie de l’activité partielle à partir des bulletins de paie des salariés en activité partielle (en totalité ou par échantillonnage)
  • Éléments audités :
    • Salariés concernés par l’activité partielle
    • Heures indemnisables au titre de l’activité partielle
    • Calcul de l’Indemnité horaire d’activité partielle
    • Incidences en paye
    • Impact sur les droits sociaux
    • Remboursement par l’État à l’entreprise
    • Nouveaux dispositifs

Étape 3 : Bilan

  • Rédaction du rapport de mission d’audit
  • Présentation du rapport et des préconisations : alerte sur les risques encourus, correctifs à apporter, bonnes pratiques…

Objectifs

Valider vos pratiques et vos procédures internes en matière de traitement en paie de l’activité partielle, afin qu’aucune de vos actions ne puisse être interprétée comme une tentative de fraude !

À propos des contrôles « Activité partielle » par la DIRECCTE

Le contrôle de l’activité partielle par la DIRECCTE s’effectue en plusieurs étapes, sur pièces ou sur place, de jour comme de nuit. L’employeur doit présenter tout document et permettre l’accès à tout support d’information qui lui est demandé par les agents de contrôle et nécessaire à l’exercice du contrôle. Les agents peuvent se faire présenter l'ensemble des livres, registres et documents rendus obligatoires par le code du travail ou par une disposition légale relative au régime du travail (articles L.8113-4 du code du travail et R.243-59 du code de la sécurité sociale).

Le contrôle de l’activité partielle porte essentiellement sur l’étude des fiches de paie des salariés en activité partielle. En effet, le ministère du travail a précisé que "les informations inscrites dans le bulletin de paie, notamment celles relatives à l’activité partielle, sont désormais accessibles au ministère du travail, dans le respect du régime de protection des données à caractère personnel" (Q/R sur le dispositif exceptionnel d’activité partielle du ministère du travail, p. 10).

Et depuis l’adoption du décret n°2020-325 du 25 mars 2020 relatif à l’activité partielle, le bulletin de paie doit désormais mentionner le nombre d’heures chômées indemnisées au titre de l’activité partielle, le taux appliqué pour le calcul de l’indemnité ainsi que le montant de l’indemnité correspondante versée au salarié (article R.3243-1 du code du travail modifié par le décret n°2020-325 du 25 mars 2020).

Les agents peuvent interroger les salariés, dans l’entreprise ou sur les lieux de travail, avec leur consentement (articles L.8271-6-1 du code du travail et R.243-59 du code de la sécurité sociale). L’audition doit cependant respecter un certain nombre de garanties procédurales.

 

Activité partielle : quelles sont les fraudes recherchées ?

  • La mise en activité partielle de salariés auxquels il est expressément demandé de travailler y compris depuis leur domicile (en cas de télétravail), y compris s’ils étaient affectés à un autre poste : le Ministre du Travail avait d’ailleurs rappelé dans un communiqué du 30 mars 2020 que « lorsqu’un employeur demande à un salarié de télétravailler alors que ce dernier est placé en activité partielle, cela s’apparente à une fraude et est assimilé à du travail illégal ».
  • La mise en activité partielle de salariés qui sont en congés payés ou en jours de réduction du temps de travail (plus connu sous l’acronyme RTT) ;
  • Les demandes de remboursement volontairement majorées par rapport au montant des salaires réellement payés ;
  • La mention sur le bulletin de paie d’un nombre d’heures de travail inférieur à celui réellement accompli ;
  • Les faits d’escroquerie font également partie des fraudes recherchées lors des contrôles effectués par les DIRECCTE. Cette infraction d’escroquerie vise quant à elle le fait, soit par l'usage d'un faux nom ou d'une fausse qualité, soit par l'abus d'une qualité vraie, soit par l'emploi de manœuvres frauduleuses, de tromper une personne physique ou morale et de la déterminer ainsi, à son préjudice ou au préjudice d'un tiers, à remettre des fonds, des valeurs ou un bien quelconque, à fournir un service ou à consentir un acte opérant obligation ou décharge (article L. 5124-1 du code du travail et article 313-1 du code pénal).
  • Plus sévèrement punie que les fraudes précitées, l’escroquerie commise au préjudice d’une personne publique – ce qui est le cas concernant l’autorité administrative – est punie de sept ans d’emprisonnement et de 750 000 euros d’amende pour les personnes physiques et 3 750 000 euros d’amende pour les personnes morales.

Dans le cadre des demandes d’indemnisation, ce sont les manœuvres frauduleuses qui permettront de différencier la « simple » demande frauduleuse d’indemnisation des faits d’escroquerie.

A ces sanctions pénales s’ajoute une sanction civile inévitable : le remboursement des indemnisations indûment perçues.

Mais encore, l’employeur malhonnête n’est pas à l’abri d’un redressement effectué par l’URSSAF afin de percevoir les cotisations sociales qui auraient dû être normalement versées.

 

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