Fiche pratique : construire son premier plan de formation

Construire son premier plan de formation, désormais appelé « plan de développement des compétences », c’est une mission qui peut sembler complexe et fastidieuse, notamment pour les nouveaux collaborateurs des services Ressources Humaines ! Cet article vous présente, étape par étape, une démarche simple et efficace pour optimiser l’élaboration de votre plan et être certain(e) de ne rien oublier !

Fiche pratique : construire son 1er plan de formation
L'objectif final du plan de formation : développer les compéténces de ses collaborateurs !

Etape 1 : Construire un Tableau des métiers pour repérer ceux majoritaires

Dans un premier temps, il s’agit d’associer à chaque poste identifié de la structure, le métier exercé en s’appuyant sur un référentiel métier.

Il en existe un pour chaque fonction publique et sont consultables et imprimables sur Internet.

Il est conseillé de réaliser cette démarche en lien avec les responsables concernés.

Une fois cette étape réalisée, il est aisé de repérer les 10 métiers majoritaires dans votre établissement.

Dans toutes les structures, les métiers les plus représentés sont souvent :

  • assistant de gestion administrative,
  • assistant de gestion comptable, financière ou budgétaire,
  • assistant de direction,
  • encadrants.

Étape 2 : Identifier les activités et compétences par métier

Il s’agit ensuite de déterminer pour les 10 métiers, les activités principales et les compétences indispensables pour être efficace dans l’exercice de ces dernières.

Chaque activité va nécessiter des compétences qui peuvent s’acquérir, entre autres, par un module de formation.

Et pour chacun, il s’agira de définir les objectifs pédagogiques. C’est-à-dire qu’« après le suivi de chaque formation, l’agent sera capable de… »

Voici un exemple de parcours métier/activités/compétences/objectifs pédagogiques :

ASSISTANTE DE GESTION ADMINISTRATIVE :

  • Savoir organiser un secrétariat
  • Savoir gérer le classement et l’archivage
  • Savoir planifier, organiser et suivre une réunion
  • Maîtriser l’expression écrite
  • Maîtriser l’expression orale
  • Maîtriser la bureautique adaptée (Word, Excel et Outlook)

Concernant les cadres, il est également possible de construire un parcours avec les compétences essentielles qu’ils doivent détenir, à savoir :

  • Maîtriser la communication (conduite de réunion, techniques d’entretien) ;
  • Posséder une culture RH, juridique et financière ;
  • Maîtriser les techniques de gestion de projet, démarche qualité et gestion des conflits ;
  • Savoir utiliser efficacement les outils de management (organigramme, fiche de poste, animation d’équipe, entretien professionnel…)

Il est intéressant, selon le même modèle de créer deux autres parcours.

Un concernant les nouveaux arrivants, qui peut être appelé « Parcours d’intégration » avec des modules tels que :

  • Connaître la fonction publique (structures, législation, statuts…) ;
  • Maîtriser les bases des ressources humaines, juridiques et financières ;
  • Connaître son établissement, ses organigrammes, ses métiers, ses activités…

Le dernier concerne l’ensemble des agents et peut s’intituler : Développement professionnel.

Il aborde des problématiques communes à toutes et à tous :

  • Savoir gérer son stress ;
  • Savoir gérer et organiser son temps de travail ;
  • Savoir adopter les bons gestes et postures ;
  • Savoir préparer son entretien professionnel ;
  • Savoir réaliser un recueil de besoins et un cahier des charges ;
  • Savoir utiliser sa messagerie ;

Ces premières étapes permettent de construire des parcours qui vont concerner une majorité d’agents et de façon très simple.

Etape 3 : Mettre en œuvre les différents modules

Pour chaque module de formation, il va falloir déterminer :

  • le programme,
  • le nombre de jours de formation nécessaires,
  • le nombre d’agents susceptibles d’être intéressés
  • l’organisme ou le formateur.

Cela peut être consigné dans un tableau Excel très simple :

Nom du module

Programme, thèmes abordés

Public visé

Durée

Chargé de formation

Effectifs concernés

Session

Commentaires

Gestion du stress

Identifier les facteurs de stress

Maîtriser les techniques de gestion du stress

Tous les agents intéressés

2 jours

Organisme X ou formateur Y

12 par session

1 session par semestre

Etape 4 : Communiquer sur son plan de formation

Une fois que votre plan de formation est prêt sur le fond, il va falloir soigner la forme.

Tout d’abord, il faut le présenter dans un document clair, aéré et dont l’ergonomie facilite la lecture.

Il devra ensuite être présenté à la Direction qui procédera à certains arbitrages selon leurs orientations en matière de formation.

Après avoir appliqué les modifications éventuelles voulues par les autorités, il faudra le soumettre aux organisations syndicales au cours d’un comité technique.

Voici un exemple du rapport qui peut être rédigé :

Rapport de présentation au CTP du Plan Pluriannuel de formation 2020/2023

Le plan de formation est obligatoire et répond à des objectifs précis.

Il doit retranscrit dans un document unique, accessible à tous et devient une référence commune à l’ensemble de l’établissement en matière de formation.

1- Les objectifs du Plan Pluriannuel de formation 2020/2023

Le plan de formation répond à plusieurs objectifs stratégiques :

  • Réduire les écarts identifiés entre les compétences requises et celles disponibles (notamment à travers les entretiens professionnels) ;
  • Consolider le potentiel managérial, administratif et technique ;
  • Accompagner les évolutions des techniques et de la réglementation ;

2- La méthodologie du Plan Pluriannuel de formation 2015/2018

La politique GPEC s’appuie sur des leviers tels que le recrutement, la mobilité et la formation.

Dans ce cadre, il a semblé nécessaire d’associer la démarche GPEC à la politique de formation notamment à travers la construction du plan de formation

Elle se base sur des outils GPEC tels que le Répertoire des Métiers et le Tableau des Postes et des Métiers.

3- Présentation des parcours des formations fonctionnelles

3-1 Le Parcours d’Intégration

3-2 Le Parcours Métier

3-3 Le Parcours Cadre

3-1 Le Parcours Développement professionnel

Enfin, il devra être communiqué à l’ensemble des agents.

Il est important de porter une attention toute particulière pour réussir cette étape.

Même si cela peut paraître fastidieux, organiser une présentation orale par direction ou service est la forme la plus optimale d’information et de communication.

Elle peut se dérouler de la manière suivante :

  • Présentation d’un diaporama expliquant la démarche et les différents modules à disposition
  • Échanges avec les agents sous forme de questions/réponses

Voici un exemple de l’invitation qui peut être envoyé à chaque agent :

Dans le cadre de la mise en œuvre du

Plan pluriannuel de formation 2020/2023

Vous êtes cordialement invité(e) à assister à une réunion d’informations sur le thème

« DES FORMATIONS POUR DEVELOPPER MES COMPÉTENCES »

Le 15/09/2019 de 9h à 11h salle X

Elle sera consacrée à la présentation détaillée des points suivants :
Nouveaux parcours professionnels destinés à l’ensemble des agents
Procédures nécessaires pour l’accès à l’ensemble de ces formations et outils mis à disposition

Acteur majeur du développement de VOS compétences

Nous comptons sur votre présence et votre implication active dans cette démarche dynamique et innovante

Etape 5 : Mettre en œuvre son plan de formation

Une fois le plan de formation construit et accessible à l’ensemble des acteurs et partenaires, il devra être mis en œuvre de façon concrète.

Il s’agit là uniquement d’organiser les moyens humains, administratifs et logistiques pour que tout se déroule au mieux et assurer l’efficacité des actions de formations.

Etape 6 : Évaluer son plan de formation

La mise en œuvre des sessions de formation n’est pas la fin de la démarche.

Souvent il est omis d’engager une réelle démarche qualité.

Il est pourtant fondamental d’évaluer ce qui a été réalisé.

Trois évaluations sont simples à réaliser et elles apportent des informations précieuses pour améliorer sa pratique et ne pas refaire les mêmes erreurs.

Elles doivent porter sur le fond comme sur la forme. C’est-à-dire, sur les enseignements reçus comme sur l’animation, l’expertise du formateur mais également sur l’accueil reçu, la restauration, la configuration de la salle…

Trois évaluations doivent être faites :

La première concerne les personnes qui ont suivi les formations proposées.

Il est intéressant de réaliser ce recueil d’informations à la fin de la formation car les stagiaires sont présents, disponibles et prêts à faire part de leur premier sentiment.

Voici un exemple de document qui peut être utilisé :


OUTIL D’ÉVALUATION DE LA FORMATION

Votre avis participe activement à notre objectif d’amélioration continue de la qualité de nos formations, merci pour votre collaboration

Intitulé du stage :

Date de la session :

LES OBJECTIFS

De manière générale, qu’avez-vous pensé de la formation ?

Qu’est-ce qui vous a motivé pour suivre cette formation ?

Le programme du stage correspond-il à vos attentes ?

Oui                        Non 

Et si non, quelles améliorations pourriez-vous proposer ?

Quelles sont les connaissances et savoir-faire que vous avez acquis au cours de cette formation ?

Quand pensez-vous mettre en pratique ce que vous avez appris ?

Rapidement         à moyen terme               à plus long terme 

LA PÉDAGOGIE

Qu’avez-vous pensez du ou des formateurs ?

Formateur

À améliorer*

Satisfait

Très satisfait

Animation

Expertise de l’animateur

Les outils pédagogiques

La logique du déroulé pédagogique

Les documents pédagogiques (contenu, références…)

*Préciser les améliorations à apporter

LA LOGISTIQUE ET LA QUALITÉ DE L’ORGANISATION

Comment évaluez-vous les conditions matérielles du stage ?

Conditions matérielles du stage

À améliorer*

Satisfait

Très satisfait

la salle (accueil, organisation aménagement de l’espace, confort acoustique)

Le matériel (matériel vidéo, écran…)

La restauration

Les horaires

La durée du stage

*Préciser les améliorations à apporter

LE GROUPE

Qu’avez-vous pensez du groupe ?

Le groupe

À améliorer*

Satisfait

Très satisfait

La dynamique de groupe

Les relations avec les apprenants

La relation avec la/le/les formateurs

La progression du groupe dans l’acquisition des connaissances et savoir-faire

*Préciser les améliorations à apporter

Selon vous, quels sujets ou thèmes pourraient être approfondis et pourquoi ?

Selon vous, de manière générale, quelles améliorations faudrait-il apporter à cette formation ?

Il est également intéressant d’obtenir une évaluation du formateur, sous cette forme-là :


OUTIL D’ÉVALUATION DE LA FORMATION

En tant que formateur vous avez une opinion sur l’action de formation mentionnée ci-dessous et sur la réactivité de l’ensemble des personnes qui y ont participé

Nous vous proposons de réaliser une évaluation de la session que vous venez d’animer en renseignant l’ensemble du questionnaire déroulé ci-après. Merci de votre collaboration

Intitulé du stage :

Date de la session :

Nom et prénom :

Affectation :

LA PÉDAGOGIE

Avez-vous rencontré des difficultés dans l’animation de ce groupe ?

oui                                    non 

Si oui, pourquoi ?

  • Qu’est ce qui pourrait vous aider à progresser dans votre rôle de formateur ?
  • Selon vous, quels sujets ou thèmes pourraient être approfondis et pourquoi ?
  • Selon vous, de manière générale, quelles améliorations faudrait-il apporter ?

LES APPRENANTS

Qu’avez-vous pensez du groupe ?

Les apprenants

À améliorer*

Satisfait

Très satisfait

L’homogénéité du groupe (composition et niveau)

Les relations entre stagiaires

La relation avec les stagiaires

La progression du groupe dans l’acquisition des connaissances et compétences

L’évaluation ne sera complète que si vous interrogez aussi les managers des stagiaires concernés car ils peuvent identifier très exactement l’impact des formations suivies sur les activités du poste.


OUTIL D’ÉVALUATION DE LA FORMATION

En tant que manager vous avez une opinion sur l’action de formation auquel a participé votre agent

Nous vous proposons de réaliser une évaluation de ses effets sur ces activités au sein de son poste de travail en renseignant l’ensemble du questionnaire déroulé ci-après. Merci de votre collaboration

Intitulé du stage :

Date de la session :

Nom et prénom du N+1 :

Gpt/CS/Service :

Nom et prénom de l’agent :

Affectation :

Cette formation a été suivie suite à :

  • Un manque que vous avez identifié lors de l’entretien professionnel

oui                                    non 

  • Un besoin qu’a exprimé l’agent 

oui                              non

  • Un accompagnement nécessaire pour la conduite d’un dossier ou d’un projet précis

oui                              non 

  • Une compétence à acquérir répondant à une évolution de la structure

oui                              non

Quels sont les résultats obtenus ou que vous avez observés ?

Si les résultats vous semblent insatisfaisants, quelles en sont les causes, selon vous ?

  • Le temps insuffisant pour que l’agent puisse le mettre en pratique           
  • Le contenu de la formation elle-même
  • Prérequis nécessaires non précisés
  • Les outils et moyens non mis à disposition au retour de formation
  • L’organisation du travail inchangé  
  • La motivation insuffisante de l’agent                        

Quand l’agent a-t-il mis en œuvre ces nouvelles acquisitions :

  • Dès son retour sur le poste      
  • Après quelques semaines 
  • Après quelques mois 
  • Toujours pas 

Pour quelles raisons ?

Concrètement qu’est-ce que l’agent fait maintenant qu’il ne faisait pas auparavant ?

Selon vous, quelles formations seraient complémentaires à celle déjà suivie?

Avez-vous des suggestions sur la planification, organisation, qualité de la formation suivie… ?

L’analyse des informations recueillies permettra d’identifier ce qui fonctionne et ce qui est à améliorer. Des actions correctives devront alors être élaborées et mises en œuvre pour faire évoluer le dispositif mis en place. L’ensemble de cette démarche basé sur des étapes simples à l’aide d’outils accessibles et efficaces permet de créer, mettre en œuvre et améliorer un plan de formation sans difficulté, c’est là tout son intérêt !

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