Management et confinement : le grand défi !

Vous qui êtes manager et devez, aujourd’hui, continuer à motiver vos équipes tout en étant vous-même confiné(e), vous voilà face à une situation inédite et, il faut bien le dire, compliquée. Elle risque fort de faire ressortir en rouge vos défauts de management. Mais c’est peut-être aussi l’opportunité de s’améliorer !

Management et confinement : le grand défi !

Vous êtes un(e) maniaque du contrôle

Vous vivez une occasion unique de laisser vos collaborateurs prendre un peu l’air (si on peut dire !) et gérer de façon plus autonome leur charge de travail. Faites une réunion (25 minutes maximum) le matin pour faire le point, une en fin de journée pour organiser le lendemain et C’EST TOUT ! Si votre équipe vous renvoie chaque mail en copie et vous sollicite quatre fois par heure pour la moindre avancée d’un dossier, il est peut-être temps d’envisager de laisser 15 à 30 minutes avant de répondre (sauf urgences, et par urgences j’entends les points que vous seul pouvez traiter ou dont vous seul maitriser l’expertise). Vos collaborateurs vont rapidement prendre le pli de réfléchir par eux-mêmes, prendre de l’autonomie et donc gagner en initiative. Vous vous apercevrez peut-être qu’au final votre équipe est plus autonome et débrouillarde que ce que vous imaginiez…

Si vous lâchez du lest en matière de présence, favorisez néanmoins les échanges entre collaborateurs en mettant à disposition l’utilisation d’une plateforme en ligne (Whatsapp, Discord, Teams, Trello, Slack… Les applications ne manquent pas !) afin que l’information et l’esprit d’équipe perdurent. Mais n’y intervenez pas pour chaque post, laissez les autres réfléchir… Participez si besoin pour recadrer en mode travail (quelques blagues pour détendre l’atmosphère ça va, mais avec modération) et restez disponible pour les vraies questions prioritaires. Soyez aussi attentif à ce que certains, perdus par votre moindre présence et habitués à être secondés pour tout, ne reportent pas ce manque sur un autre membre de l’équipe. Il a sa charge de travail aussi, à vous d’intervenir pour recadrer le cas échéant en définissant les points que vous continuez à traiter directement.

Veillez au droit à la déconnexion : ce n’est pas parce que vos salariés sont confinés qu’il reste admissible de leur envoyer un mail à minuit ou de poster sur le chat à 6 h du matin. Définissez des règles de bonne conduite. Certains préfèreront certes travailler tôt le matin ou tard le soir (souvent ceux ayant des enfants en bas âge) mais attention à l’épuisement dans ce cas. Au manager de veiller en adoptant une posture de « bon père de famille » et en reposant le cadre de travail si nécessaire.

Vous communiquez peu ou pas assez

Voilà l’occasion de resserrer les liens et de peut-être discuter en tête à tête avec chaque membre de votre équipe sans risques d’interruption ni d’oreilles indiscrètes. Prenez le temps D’ÉCOUTER. Même si vous avez la réponse, laissez l’autre finir sa phrase et prenez le temps de relancer la discussion si le problème est important avec de la reformulation « Donc si j’entends bien, votre souci principal c’est … ». Parler permet de faire baisser la pression et évite les conflits. De plus, quelqu’un qui a l’espace pour parler vous fera en retour confiance pour l’avis que vous avez à donner ensuite, car vous répondez à son souci en connaissance de cause. Si l’un de vos collaborateurs est en situation de mal-être, sachez que parfois l’écoute suffit à votre interlocuteur pour prendre du recul et que, si ce n’est pas suffisant, cela vous permettra peut-être de détecter une situation plus préoccupante et de l’orienter vers un professionnel qui offre de l’écoute en ligne. Écouter permet de recréer du lien et de la confiance, le confinement vous offre une occasion unique. Pensez aussi à faire des retours positifs à vos équipes si un travail est bien fait, si le rythme est tenu, si les dossiers de fond avancent… Plusieurs études prouvent qu’un compliment sincère produit des effets durables et à l’heure où les outils pour motiver les troupes sont réduits, c’est l’un des meilleurs leviers que vous aurez à votre disposition.

Attention à garder un lien avec l’ensemble de vos collaborateurs. Penser à établir le contact régulièrement, y compris avec peut-être une partie de votre équipe en chômage technique. Envoyer un mail d’information c’est bien, prendre un temps d’échange avec chacun, c’est mieux. Sinon le risque de fracture entre ceux qui télétravaillent et se sentent utiles (voire gèrent une forte charge de travail) et les autres risque de se faire durement sentir au retour.

Vous êtes psychorigide ou routinier

Je ne parle évidemment pas là des tâches qui requièrent de la rigueur et des délais, mais des procédures mises en place depuis longtemps dans votre entreprise et de vos « petites habitudes ». Voilà l’occasion de dépoussiérer les protocoles et de s’interroger sur la réelle utilité de ce tableau récapitulatif journalier ou des différentes étapes d’élaboration d’un dossier type.

Pour vous aider un outil simple de gestion du temps. Demandez-vous : « Si je jette ce… (papier / mail / tableau récapitulatif / mise en page de ce document…), est-ce que quelqu’un va s’en rendre compte ? »

Si la réponse est non, il est peut-être temps de simplifier, voire d’éliminer !

Sollicitez aussi vos équipes, faites appel à leur créativité. C’est le moment de leur demander de nouvelles idées, des améliorations. Faire un brainstorming en ligne peut déboucher sur des solutions ou des procédures inédites. 20 minutes au maximum car la zone préfrontale du cerveau est certes novatrice mais consomme énormément d’énergie et vous serez déjà bien fatigué après… Choisissez plutôt un milieu de matinée pour ce genre d’exercice.

Vous êtes sanguin ou « soupe au lait »

Aucune patience, vous détestez le travail fait à moitié et les questions inutiles, voire vous piquez des « hurlantes » imprévisibles assez régulièrement ?

Le confinement est une très bonne école de patience… Arrivez-vous à joindre facilement votre équipe ? Ou, bizarrement, les gens sont-ils souvent aux abonnés absents en bout de ligne et préfèrent-ils vous renvoyer un mail plutôt que de vous rappeler ? Si oui, il est grand temps d’apprendre à communiquer calmement. La webcam ou le téléphone, en tant qu’outils de distanciation, devraient vous permettre de vous contrôler un peu plus. Soyez attentif à parler calmement et laissez les autres s’exprimer (ce qui signifie les laisser finir leur phrase avant de parler !). Autant en réunion parler vite et plus fort est facile, autant en ligne, cela complique la compréhension de vos collaborateurs. Alors surveillez-vous… Si vous montez en pression, respirez trois fois calmement et profondément avant d’intervenir. Cela vous donne un délai de réflexion et évite les réactions impulsives. Sachez aussi qu’il faut 3 semaines à la zone limbique du cerveau, celle qui stocke toutes les habitudes et les apprentissages, pour créer un nouveau comportement. La durée du confinement devrait donc être largement suffisante ! Une fois créé, un nouveau comportement est enregistré À VIE (marcher, parler, faire du vélo sont des apprentissages que nous conservons toute notre vie, même sans les stimuler). Donc profitez-en pour vous créer un nouveau « capital comportemental » qui vous servira y compris après le retour à la normale.

Vous êtes « bordélique »

Attention à ne pas désorganiser vos équipes ! Nous sommes déjà dans une période de pertes de repères : plus de frontière entre la vie de famille et la vie professionnelle, plus de rythme donné par l’école et les week-end, pas de sorties régulières… Décider de faire « une petite call conf » histoire de savoir comment va chacun et ce qu’il fait, c’est possible quand tout le monde est rassemblé sur le lieu de l’entreprise. C’est difficile et source de stress quand vos collaborateurs sont en télétravail. Peut-être vous dites-vous qu’ils sont censés être au travail à cette heure mais : ils sont peut-être concentrés sur un gros dossier qu’ils avaient mis de côté à cause des nombreuses interruptions et ils en profitent pour l’avancer. Ils se sont peut-être levés à 6 h du matin pour avancer le travail parce qu’à 11h ils savent que les enfants sont infernaux et qu’ils ne pourront pas se concentrer pour travailler… Sauf urgence, astreignez-vous à ne faire un point qu’une fois par jour, établi à l’avance et commencez à l’heure dite. Ou si vous êtes du genre à laisser vos collaborateurs en autonomie, obligez-vous néanmoins à les contacter régulièrement, au minimum un jour sur deux. Donnez-vous aussi un temps limite pour répondre aux mails ou appels de vos collaborateurs, quel que soit le contexte. 2 h maximum par exemple. Et si vous avez une indisponibilité, prévenez et informez dès que possible, que tout le monde puisse s’organiser en conséquence. Donnez l’exemple pour garder le rythme sinon vous risquez fort de vous retrouver encore plus déstructuré que vos équipes !

Vous êtes la « maman/le papa » du service :

Vous êtes l’oreille du service. Votre équipe vous fait confiance, vous êtes soudés et en cas de problème, on n’hésite pas à venir vous parler. C’est une grande qualité mais gardez à l’esprit que dans ces temps difficiles, vous risquez de devenir la hotline « psy » de vos collaborateurs. Pour ne pas vous faire totalement dévorer, cadrez les heures de travail pour préserver un temps personnel. Pour vous préserver, mais aussi pour préserver les autres. Si vous ne respectez pas ce cadre vous-même, vos collaborateurs auront eux-aussi des difficultés à se donner un temps professionnel et un temps personnel. Apprenez à dire « non » : définissez un temps d’écoute maximum (20 minutes est une bonne moyenne pour faire le tour d’un problème) et prévenez d’entrée de jeu votre interlocuteur s’il est du genre bavard « Je t’écoute, mais je préfère t’avertir tout de suite que à… heures il faudra que je raccroche car j’ai une autre communication ». Sinon vous risquez de vous faire déborder. Inutile de vous mettre à votre tour en situation d’épuisement car il faudra bien rattraper le travail avant ou après. Idéalement, définissez des heures ou vous êtes joignable et des heures ou on ne peut vous contacter que par messagerie et en cas d’urgence. 2 h le matin, 2 heures l’après-midi. Et éteignez votre téléphone et débranchez votre messagerie professionnelle le soir… Le confinement peut aussi être une très bonne occasion de reposer un cadre professionnel autour de vos échanges et de prendre un peu de distance avec les adultes que vous encadrez.

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