Partager la publication "Clôture du plan de formation 2025 : checklist pour ne rien oublier avant le 31 décembre"
À l’inverse, une clôture rigoureuse transforme cette période administrative en véritable levier stratégique. Elle permet de documenter les résultats obtenus, d’identifier les ajustements nécessaires et de préparer 2026 avec des données solides.
Voici les cinq chantiers incontournables à finaliser avant le 31 décembre, et les points de vigilance pour chacun d’entre eux.
1. Boucler le volet administratif et financier
C’est le socle de toute clôture réussie. Avant de tirer des enseignements ou de préparer l’année suivante, encore faut-il s’assurer que les données sont fiables et les documents en ordre.
Premier réflexe : réconcilier le réalisé avec le prévisionnel.
Action par action, vérifiez ce qui a effectivement eu lieu par rapport à ce qui était planifié. Nombre de sessions, participants présents et absents, heures réalisées, coûts engagés. Cette photographie doit être segmentée : par dispositif, par population, par business unit, par nature d’action (obligatoire, développement, stratégique). C’est cette granularité qui vous permettra ensuite d’analyser les écarts et de les expliquer.
Deuxième chantier : l’archivage des pièces justificatives. Conventions de formation, programmes, feuilles d’émargement, attestations de fin de formation ; chaque document doit être accessible et exploitable. En cas de contrôle, l’absence d’un justificatif peut coûter cher. Vérifiez que votre GED, votre LMS ou votre SIRH centralise bien l’ensemble de ces éléments.
Troisième étape : la clôture budgétaire. Pointez chaque action réalisée avec sa facture correspondante. Vérifiez les imputations analytiques, le rattachement au bon exercice comptable, la cohérence avec les bons de commande. N’oubliez pas les formations réalisées mais non encore facturées : ces « factures non parvenues » doivent faire l’objet d’une provision avec la comptabilité. Quant aux engagements non consommés, actez clairement leur annulation ou leur report sur 2026.
Une fois ce travail accompli, passez vos actions au statut « clôturée » dans vos outils. Sessions terminées, listes figées, coûts définitifs. Vous disposez désormais d’une base propre pour la suite.
2. Valider la conformité réglementaire
Au-delà de l’organisation interne, la clôture du plan de développement des compétences engage la responsabilité légale de l’entreprise. Quelques vérifications s’imposent avant de tourner la page de 2025.
- Les formations obligatoires d’abord. Sécurité, habilitations, certifications réglementaires : avez-vous couvert l’ensemble des collaborateurs concernés ? Un salarié non formé à une obligation légale expose l’entreprise en cas d’accident ou d’inspection. Passez en revue les échéances de renouvellement : certaines habilitations ont une durée de validité limitée et devront être reprogrammées dès janvier.
- L’entretien de parcours professionnel ensuite. La réforme introduite par la loi n°2025-989 du 26 octobre 2025 a rebattu les cartes. Exit l’entretien professionnel tous les deux ans : désormais, le premier entretien a lieu dans l’année suivant l’embauche, puis tous les quatre ans. L’état des lieux récapitulatif passe quant à lui de six à huit ans.
Bon à savoir : le contenu s’enrichit également. Au-delà des perspectives d’évolution et de l’utilisation du CPF, l’entretien couvre maintenant la prévention de l’usure professionnelle, les souhaits du salarié en matière de VAE ou de bilan de compétences, et les abondements employeur possibles. Ces échanges alimentent directement le plan de développement des compétences et la BDESE.
Attention particulière aux seniors. La réforme prévoit un entretien dédié dans les deux mois suivant la visite médicale de mi-carrière, ainsi qu’un autre avant 60 ans pour préparer la fin de carrière et maintenir l’employabilité. Vérifiez que ces nouveaux jalons sont bien intégrés à votre planning.
Le volet CSE mérite aussi votre attention. La consultation annuelle sur la politique sociale inclut le bilan de la formation. Assurez-vous de disposer des éléments requis :
- nombre de salariés formés,
- répartition par catégorie,
- efforts en faveur de l’égalité professionnelle.
En cas de contrôle DREETS ou URSSAF, ce sont ces points précis qui seront examinés. Mieux vaut anticiper que justifier dans l’urgence.
3. Dresser le bilan pédagogique et qualitatif
Les chiffres administratifs ne disent pas tout. Une formation peut être réalisée, facturée, archivée et n’avoir produit aucun effet sur le terrain. Le bilan pédagogique permet de passer de la logique de moyens à la logique de résultats.
Commencez par exploiter les évaluations à chaud. Satisfaction des participants, perception de l’utilité, qualité des conditions de réalisation. Ces retours, souvent collectés en fin de session, constituent une matière première précieuse; à condition de les analyser plutôt que de les laisser dormir dans un fichier. Identifiez les formations plébiscitées et celles qui ont déçu. Notez les organismes à reconduire, ceux à challenger.
L’évaluation à froid, plus exigeante, apporte une autre dimension. Quelques semaines ou mois après la formation, le collaborateur a-t-il transféré ses acquis en situation de travail ? Le manager observe-t-il des changements concrets ? Cette mesure d’impact reste sous-exploitée dans beaucoup d’organisations, alors qu’elle constitue l’argument le plus solide face à une direction financière.
Profitez de ce bilan pour analyser votre mix pédagogique. En 2024, les entreprises ont privilégié le présentiel (49%), devant le distanciel (19%) et le blended learning (18%) selon le baromètre du MEDEF. Votre propre répartition correspond-elle aux attentes de vos équipes ? Aux contraintes opérationnelles ? Certains formats méritent-ils d’être rééquilibrés pour 2026 ?
Ce travail qualitatif alimente directement le bilan que vous présenterez à la direction et au CSE. Il transforme une obligation de reporting en outil de pilotage; et vient nourrir votre tableau de bord RH.
4. Communiquer et capitaliser
Une clôture bien menée ne sert à rien si elle reste dans les tiroirs du service formation. C’est le moment de valoriser le travail accompli et de préparer le terrain pour l’année suivante.
Première audience : les instances représentatives du personnel. La présentation du bilan formation au CSE n’est pas qu’une formalité. C’est l’occasion de démontrer la cohérence entre les engagements pris et les actions réalisées. Volumes formés, populations touchées, répartition des budgets, respect des obligations légales. Anticipez les questions sur l’équité d’accès (par sexe, par âge, par catégorie socioprofessionnelle). Ces indicateurs sont scrutés de près.
Deuxième cible : le management opérationnel. Les managers attendent un retour concret sur ce qui a été déployé pour leurs équipes. Qu’est-ce qui a fonctionné ? Quels besoins restent non couverts ? Ce dialogue permet aussi de recueillir leurs priorités pour 2026 et d’ancrer la formation dans les réalités du terrain. Un bilan partagé vaut mieux qu’un rapport descendant.
Troisième chantier, souvent négligé : la mise à jour des dossiers individuels. Chaque formation réalisée doit être reportée dans le dossier du collaborateur concerné. Ces données serviront lors des entretiens annuels et des nouveaux entretiens de parcours professionnel et permettront aux managers de construire des parcours de développement cohérents.
Enfin, prenez le temps de formaliser les enseignements stratégiques. Quelles actions reconduire ? Lesquelles abandonner ? Quels formats privilégier ? Quels partenaires garder ou remettre en concurrence ? Cette capitalisation évite de repartir de zéro chaque année et facilite la construction du plan de l’année suivante.
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5. Préparer le démarrage de 2026 sans temps mort
Chaque année, le même scénario se répète. Janvier et février deviennent une zone grise où les formations patinent : le plan n’est pas encore validé, les arbitrages budgétaires traînent, les inscriptions s’accumulent sans suite. Ce « trou d’air » de début d’année pénalise autant les collaborateurs que la crédibilité du service formation.
La parade ? Anticiper dès décembre. Identifiez les actions prioritaires qui ne peuvent pas attendre :
- formations obligatoires à renouveler,
- onboarding des nouvelles recrues,
- accompagnement de projets stratégiques déjà lancés.
Ces sessions doivent être calées avant les fêtes, quitte à finaliser les aspects administratifs en janvier.
Côté communication, ne laissez pas vos équipes dans le flou. Un message interne synthétique ( ce qui a été fait en 2025, ce qui arrive en 2026) installe une continuité visible. Les collaborateurs perçoivent que la politique de développement des compétences ne s’arrête pas au 31 décembre. Dans un contexte où 53% des salariés se sentent encouragés par leur employeur à se former, ce signal compte.
Cette préparation en amont vous place également en position de force pour les arbitrages budgétaires. Vous n’arrivez pas en demandeur avec une liste de souhaits. Vous arrivez avec un plan prêt à être exécuté.
A retenir !
Clôturer un plan de formation, c’est bien plus que solder des lignes budgétaires. C’est poser les fondations de l’année suivante, documenter sa valeur ajoutée, sécuriser sa conformité réglementaire. Dans un contexte où chaque euro formation devra être justifié, cette rigueur de fin d’année devient un avantage compétitif. Les responsables formation qui auront bouclé proprement 2025 aborderont 2026 avec une longueur d’avance et des arguments solides pour défendre leurs ambitions.