Recrutement : les obligations de l'employeur lors de l'embauche

Synthèse

Le recrutement d’un salarié entraîne pour l’employeur certaines formalités vis-à-vis de l’administration, notamment celle relative à la déclaration unique d’embauche comprenant la déclaration préalable à l’embauche (DPAE).

L’employeur a également des obligations à l’égard du salarié. Les petites entreprises peuvent avoir recours à des dispositifs destinés à leur faciliter l’accomplissement des obligations sociales liées à l’embauche(DUE) et à l’emploi de salariés (contrat de travail, bulletins de paie): titre emploi-entreprise  » occasionnels  » pour les entreprises, quelque soit leur effectif, qui emploient ou souhaitent employer dessalariés occasionnels, et, depuis le 1er septembre 2005, service « chèque emploi très petites entreprises  » pour les entreprises dontl’effectif de salariés n’est pas supérieur à cinq.

Lorsque le salarié est de nationalité étrangère, l’employeur doit vérifier avant de l’embaucher qu’il possède une autorisation de travail en cours de validitélui permettant de le recruter sur cet emploi. En cas de non-respect desformalités liées à l’embauche d’un salarié, l’employeur encourt des sanctions pénales pour travail illégal.

A savoir : la déclaration unique d’embauche peut être réalisée directement sur le site Internet

Qu’est-ce que la déclaration unique d’embauche ?

Les formalités obligatoires liées à l’embauche doivent être effectuées sur un support unique, la déclaration unique d’embauche (DUE). Elledoit être remplie par l’employeur et adressée à l’URSSAF – ou à laMutualité sociale agricole (MSA) – dont l’entreprise relève.

Les particuliers employeurs de salariés qui occupent des emploisfamiliaux ou d’assistante maternelle ne sont pas assujettis à la DUE.

La déclaration unique d’embauche permet d’effectuer plusieurs formalités en une seule fois :

La DUE est adressée à l’URSSAF par télématique (3614 embauche + numérodu département d’implantation de l’établissement), par télécopie,courrier, Internet (www.due.fr) ou encore par échange de données informatisées.

La déclaration préalable à l’embauche : de quoi s’agit-il ?

La DUE contient une déclaration nominative préalable à l’embauche (DPAE)qui doit être adressée à l’URSSAF ou à la Mutualité sociale agricole(MSA), avant toute embauche, et ce, quelles que soient la durée et lanature du contrat de travail envisagé.

A défaut de déclaration, l’employeur encourt diverses sanctions, notamment pénales et administratives pour dissimulation d’emploi salarié.

Un salarié peut demander, par écrit, aux services compétents en matièrede travail dissimulé (police judiciaire, direction générale des impôts,inspection du travail…) si son employeur a accompli la déclarationpréalable à l’embauche le concernant. La réponse intervient dans les 30jours qui suivent sa demande.

La déclaration préalable doit être réalisée avant la mise au travail effective du salarié.Elle s’effectue au plus tôt huit jours avant l’embauche et au plus tarddans l’instant qui précède cette embauche, selon le moyen utilisé.

L’employeur procède à la déclaration en utilisant, au choix, le minitel, la télécopie, la lettre recommandée avec avis de réception ou encore l’échange de données informatisées. L’indisponibilité du moyen choisi l’oblige à utiliser l’un des autres moyens proposés.

Si l’employeur opte pour la lettre recommandée, celle-ci devra être postée au plus tard le dernier jour ouvrable précédant l’embauche, le cachet de la poste faisant foi.

Dans tous les cas, l’URSSAF ou la MSA adresse à l’employeur, dans les cinq jours ouvrables,un accusé de réception comportant un volet détachable à remettre au salarié.S’il constate une erreur dans les mentions portées sur l’accusé deréception, l’employeur dispose d’un délai de deux jours pour endemander la rectification à l’URSSAF ou à la MSA.

Quelles sont les autres formalités obligatoires ?

Lorsque le salarié est de nationalité étrangère, vérifier avant l’embauche que l’intéressé possède une autorisation de travail en cours de validité.

A signaler toutefois que les ressortissants des Etats membres de l’Espace économique européen (les pays de l’Union européenne ainsi que l’Islande, le Liechtenstein et la Norvège) peuvent venir travailler en France librement en qualité de salarié,sans aucun délai de résidence, ni carte de séjour, sous réserve dejustifier de leur nationalité (carte d’identité ou passeport).

Les ressortissants de huit des nouveaux Etats membres de l’Union européenne (Estonie, Hongrie, Lettonie, Lituanie, Pologne, République tchèque, Slovaquie, Slovénie),demeurenttoutefois soumis à l’autorisation préalable de travail pendant la duréede la période transitoire allant de 2 à 7 ans.

Lacarte de séjour valant autorisation de travail qui leur est remise estvalable pour la durée du contrat de travail ou pour cinq ans sil’engagement est d’une durée égale ou supérieure à 12 mois.

Les ressortissants de Chypre et de Malte sont dispensés d’autorisationde travail et peuvent travailler librement en qualité de salarié.

Inscrire les informations concernant le salarié embauché sur le registre unique du personnel et y insérer une copie des tires de travail détenus par les salariés étrangers.

Adresser à la direction départementale du travail, de l’emploi et de la formation professionnelle (DDTEFP), dans les huit premiers jours de chaque mois, un relevé mensuel des contrats de travail conclus ou résiliés au cours du mois précédent.

Obligatoire uniquement pour les entreprises de 50 salariés et plus,cette formalité ne concerne que les contrats de travail d’une duréesupérieure à un mois.

Quels sont les documents à remettre au salarié ?

Lors de l’embauche, l’employeur doit remettre au salarié :

Toutefois, l’employeur est dispensé de ces formalités s’il établit, dèsl’embauche, un contrat de travail qui comporte l’identification del’URSSAF ou de la MSA et qui rappelle que le salarié dispose d’un droitde consultation et de rectification des données informatisées leconcernant (Loi informatique et libertés).

Quelles sont les autres obligations à l’égard du salarié ?

Procéder à la visite médicale d’embauche, avant l’expiration de la période d’essai. A noter que si l’intéressé est soumis à une surveillance médicale spéciale (travailleur handicapé, personne affectée à certains travaux, travailleur de nuit, femme enceinte…) la visite médicale doit av
oir lieu avant l’embauche.

Organiser la formation du nouvel embauché à la sécurité.Il s’agit de l’instruire sur les précautions à prendre afin d’assurersa propre sécurité et celle des autres. Si le salarié est exposé à destravaux dangereux, sa formation doit être renforcée.

Enfin, certains affichages destinés à informer les salariés doivent être effectués dans l’établissement. Ils concernent principalement :

Textes de référence

Source : Ministère de l’emploi, de la cohésion sociale et du logement.