Le registre unique du personnel

Synthèse

Etablipar l’employeur, le registre du personnel permet de s’assurer de latransparence des emplois dans chaque établissement de l’entreprise. Ildoit comporter des mentions obligatoires concernant l’identificationdes salariés, les dates d’embauche et de départ, les contrats detravail. Le registre doit être conservé dans l’entreprise cinq ansaprès le départ du salarié. Toute infraction est punie d’une sanctionpénale.

Aucune forme spécifique n’est imposée à l’employeur pour la tenue du registre unique du personnel.

Les employeurs concernés

Toutemployeur est tenu de tenir un registre unique du personnel. Seulesexceptions : les particuliers employeurs et les associations ayantrecours au chèque emploi associatif.

Pour quelssalariés ? Le registre unique du personnel concerne tous les salariésde l’entreprise, y compris ceux mis à disposition par les entreprisesde travail temporaire.

Comme tout salarié, le travailleur étranger doit figurer dans leregistre unique du personnel. Pour connaître les autres obligationsàce sujet, voir l’embauche d’un étranger.

Les obligations de l’employeur

Unregistre par établissement La tenue du registre du personnel estobligatoire au niveau de l’établissement. Conséquence : si l’entreprisecomporte plusieurs établissement, l’employeur doit tenir dans chacund’eux un registre du personnel.

Des mentions obligatoires Les mentions portées dans le registre permettent d’identifier le salarié :

Par ailleurs, si le salarié est embauché comme  » apprenti « , en « contrat à durée déterminée « , comme  » travailleur à temps partiel « ,comme  » travailleur temporaire  » ou encore  » mis à disposition par ungroupement d’employeurs « , la précision correspondant à cette situation.

Le personnel doit être inscrit en respectant l’ordre chronologique d’embauchage et de façon indélébile.

La forme du registre unique du personnel

Aucuneforme particulière n’est imposée pour la tenue du registre. Sil’employeur choisit d’utiliser d’autres moyens que le support papier -informatiques notamment – ceux-ci doivent offrir des garanties decontrôle équivalentes au support papier.

Les traitementsinformatisés des registres obligatoires (notamment du registre uniquedu personnel) sont dispensés de déclaration auprès de la CommissionNationale Informatique et Libertés (CNIL) lorsqu’ils répondent auxconditions fixées par la Délibération CNIL n° 2004-097 du 9 décembre2004.

Les sanctions en cas d’infraction

Encas de contrôle, le registre du personnel doit pouvoir être présenté.Registre absent, mentions erronées ou incomplètes, la sanction estidentique : l’employeur aura à s’acquitter d’une amende d’un montantpouvant aller jusqu’ à 750 €.

Source : Ministère de l’Emploi, de la cohésion sociale et du logement.