1 – Un cadre précis
Une réunion doit bénéficier d’un cadre précis et le plus étroit possible, d’un objectif à atteindre et d’une durée de temps limitée.
Ces différentes informations doivent être transmises aux participants avant que la réunion se tienne.
Lamise en place de ce cadre est impérative. Dans le cas contraire, vousvous retrouvez avec des réunions qui n’aboutissent sur rien, qui semultiplient, qui durent des heures et qui laissent des souvenirspitoyables à tout le monde.
Une bonne façon decadrer ses réunions : systématiser la réalisation d’un ordre de jouravec les objectifs à atteindre. Quelques lignes, diffusées par e-mailauprès des participants concernés, peuvent faire l’affaire.
2 – Penser au lieu
Une réunion c’est aussi un lieu de rencontre. Et pour que tout le monde se sente à l’aise, certains points sont à surveiller.
« La principale erreur, c’est de faire une réunion dans une salle tropgrande, avec quatre personnes que se retrouvent séparées de plusieursmètres autour d’une table bien trop imposante. Il faut trouver une salle adaptée ou, si ce n’est pas possible, ne pas avoir peur de revoir la disposition du mobilier pour constituer une table plus petite. »
Autresréflexes pour le confort des participants : mettre à disposition del’eau « un catalyseur d’énergie », et s’assurer que la température de lapièce est agréable.
3 – Scénariser
L’introduction et la conclusion sont les éléments clefs d’une réunion.
L’introduction doit mettre en confiance les participants tandis que laconclusion doit veiller au fait que tout le monde partage la mêmeperception des décisions prises.
Après l’introduction, il faut toujours commencer les réunions par les points les plus importants ou les plus délicats.Sinon, ces points seront traités à la va-vite en fin de réunion et lerisque qu’aucune décision ne soit prise est alors très élevé.
Mieux vaut donc finir par les questions diverses, avant de conclure.
4 – Parole et hiérarchie
Le rôle de l’animateur est central. Il assure le respect de l’ordre du jour, et notamment la durée prévue pour chaque thème, mais aussi rythme la prise de parole en permettant à chaque participant de s’exprimer.
Bref, l’animateur doit s’imposer, en douceur et par l’humour, surl’assistance. Une position plus facile à maîtriser quand l’animateurest le supérieur hiérarchique direct des participants.
Mais attention, selon l’objectif de la réunion, il peut être intéressant de dissocier animation et niveau hiérarchique.Par exemple pour une réunion de création, où¹ l’objectif est de trouverdes solutions innovantes, un animateur en position de supérioritéhiérarchique risque de trop influencer les échanges.
L’exemple type est le dirigeant qui lance en réunion ‘Qu’est-ce que vous pensez de cette idée géniale ?’. Dès lors, les échanges ne sont plus fructueux.
5 – Vive le changement !
Toutesles règles de base de la conduite de réunion, abordées ci-dessus, sontimportantes. Mais une dernière règle l’est encore plus : ne pas appliquer de façon trop stricte toutes les règles de base.
Autrement dit, laisser une marge de manoeuvre aux participants. « On nepeut pas tout contrôler dans une réunion. L’animateur doit égalementpercevoir l’émergence d’un point imprévu, parfois favoriser unecertaine pagaille pour faire apparaître les idées des uns et desautres.
Il faut toujours montrer aux participants qu’ils ont un rôle à jouer. Sinon il ne s’agit plus d’une réunion mais d’un meeting tenu par l’animateur.