MS Project : ami ou ennemi du chef de projet ?

Cet article a été publié il y a 13 ans, 9 mois.
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 Dans un projet, la planification est une étape nécessaire pour garantir un bon pilotage ultérieur. Il est donc tentant pour un chef de projet de faire appel à des logiciels spécialisés pour s’acquitter au mieux de ce travail, le plus célèbre d’entre eux étant MS Project®, proposé par Microsoft. Mais est-ce toujours la solution la mieux adaptée ? Claudio MALDONADO, consultant en organisation, conduite de projets et système d’informations, nous livre son verdict

Au premier contact, MS Project® séduit le chef de projet : la construction d’un planning du projet, graphique et explicite, reste assez aisée. De plus, l’outil est capable de calculer automatiquement des dates prévisionnelles de réalisation des actions, ce qui élimine un travail de saisie qui serait effectué manuellement dans d’autres circonstances.

Le rapport au logiciel se dégrade à partir du moment où une modification des données du planning devient nécessaire : par exemple, la modification de la date de fin d’une tâche entraîne souvent un enchaînement de conséquences qui perturbe fortement la majorité des chefs de projet.

Les effets  sont souvent les mêmes : le chef de projet finit par revenir à MS Excel® pour représenter le planning du projet, et dans certains cas il finit même par renoncer à en faire un !

Aussi, si l’utilisation de MS Project® dans un projet ne conditionne pas sa réussite, la réalisation d’un planning prévisionnel reste indispensable. 

A vrai dire, un chef de projet a intérêt à privilégier avant tout l’outil avec lequel il se sent le plus à l’aise : MS Excel®, MS Project®, OpenProj®, Gantt Project®, OpenWorkbench®, PSNext®, etc. :

  • Avec MS Excel®, il sera en mesure de produire des plannings simples et lisibles par tous, mais peu détaillés car leur actualisation n’est pas aisée (pas assez d’automatismes, beaucoup de saisies manuelles d’informations)
  • Avec un logiciel spécialisé de planification, comme MS Project®, il sera en mesure de produire des plannings complets et très détaillés (grâce aux automatismes du logiciel qui limitent le nombre de saisies manuelles d’informations), qui permettront un pilotage du projet beaucoup plus précis.

D’une manière générale, au fur et à mesure qu’un chef de projet acquiert de l’expérience, la nécessité de suivre différents indicateurs au cours d’un projet s’amplifie :

  • Nombre de J.H (Jours-Homme) prévus réalisés, et qui restent à réaliser,
  • Dates de début/fin prévues, estimées à une date donnée, et  effectives,
  • Taux d’utilisation/disponibilité d’une ressource à une période donnée
  • etc.

A partir du moment où le suivi de ces indicateurs devient nécessaire, l’utilisation d’un logiciel de planification devient incontournable car MS Excel® ne dispose pas des fonctionnalités qui permettent d’assurer confortablement un tel suivi.

Le chef de projet qui souhaite assurer un pilotage plus fin de ses projets ne doit pas pour autant se contenter de se procurer MS Project®.

Comme pour beaucoup d’outils spécialisés, une acquisition de compétences sur le produit reste incontournable pour pouvoir s’en servir. En passant outre cette acquisition de compétences, le chef de projet consacrera certainement une grande partie de sont temps à ajuster les résultats calculés par MS Project® plutôt qu’à piloter le projet !

MS Project® peut bien devenir un ami du chef de projet, mais comme dans toute relation d’amitié il faut juste prendre le temps de le connaître, et ensuite il pourra compter sur lui !

Auteur : Claudio MALDONADO, consultant en organisation, conduite de projet et systèmes d’information. Il intervient notamment sur les thèmes suivants : « Planifier et piloter un projet avec MS Project », « Comprendre l’informatique sans être spécialiste », « Mener à bien un projet informatique ».

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