Il peut donc s’agir d’une information par mail, d’une publication sur l’intranet de l’entreprise ou encore d’une information remise en main propre contre décharge. Cette nuance répond au besoin actuel de simplifier les obligations patronales jugées trop abondantes.
Il est essentiel que l’employeur respecte ces obligations d’affichages et d’informations. A défaut, il risque une amende pouvant atteindre 1500 euros.
Dans ce dossier, nous allons ainsi distinguer les affichages et les informations obligatoirement mis en œuvre par l’employeur selon la taille de l’entreprise.
Attention, sachez qu’en plus des documents généraux cités, il existe des spécificités liées au secteur d’activité de l’entreprise, par exemple, dans le secteur du Bâtiment et des Travaux publics (BTP), Hôtels, cafés, restaurants (HCR), etc. que nous n’évoquerons pas ici.
Quelles sont les affichages et les informations obligatoires dans toutes les entreprises ?
Les affichages obligatoires
Quelle que soit la taille de l’entreprise mais aussi le nombre de salariés concernés, l’employeur a l’obligation d’afficher certaines informations dans les locaux de travail facilement accessibles aux travailleurs. Il en est ainsi des informations suivantes :
- les coordonnées (adresse et numéro de téléphone) del’inspection du travail ainsi que le nom de l’inspecteur compétent (C. trav. art. D4711-1) ;
- les coordonnées (adresse et numéro de téléphone)du médecin du travail ou du service de santé au travail compétent pour l’établissement (C. trav. art. D4711-1) ;
- les coordonnées (adresse et numéro de téléphone) des services de secours d’urgence (pompiers, SAMU, police) (C. trav. art. D3171-1) ;
- les consignes de sécurité et d’incendie selon la norme NF EN ISO 7010 ainsi que les noms des responsables du matériel de secours et des personnes chargées d’organiser l’évacuation en cas d’incendie (C. trav. art. R4227-37 et R4227-38) ;
- l’interdiction de fumer dans les locaux de l’entreprise (C. santé publique art. R3512-2) mais aussi depuis le 1er octobre 2017, l’interdiction de vapoter (utilisation de la cigarette électronique) dans les lieux de travail fermés ou couverts à usage collectif sauf exceptions (par exemple, lieux de travail accueillant du public) ( santé publique, art. L3513-6) ;
- lorsque tous les salariés d’un même service ou d’un même atelier travaillent selon le même horaire collectif, l’employeur doit préciser l’heure de début et de fin des journées de travail.L’employeur doit dater et signer ces horaires. Cette procédure s’applique à nouveau si les horaires venaient à subir des modifications (C. trav. art. L3171-1, D3171-2 et D3171-3) ;
- les modalités d’accès au document unique d’évaluation des risques professionnels (avec une mise à jour annuelle obligatoire du document unique) (C. trav. art. R4121-1 à R4121-4) ;
- les panneaux concernant l’affichage des communications syndicales(selon modalités fixées par accord avec l’employeur) pour chacune des sections syndicales présentes dans l’entreprise (C. trav. art. L2142-3 et suivants).
Les informations obligatoires
Auparavant, l’employeur devait obligatoirement afficher dans l’entreprise, devant les locaux de travail ou à la porte où se fait l’embauche, les textes relatifs à l’interdiction et à la sanction du harcèlement moral, du harcèlement sexuel et de toute discrimination à l’embauche.
Les textes concernés étaient les suivants :
- le texte de l’article 222-33-2 du code pénal pour le harcèlement moral ;
- le texte de l’article 222-33 du code pénal pour le harcèlement sexuel ;
- le texte des articles 225-1 à 225-4 du code pénal pour la lutte contre les discriminations à l’embauche.
Mais depuis l’ordonnance du 26 juin 2014, cette obligation d’affichage a été remplacée par une simple information (ou communication) par tout moyen. Ainsi, les textes mentionnés ci-dessus peuvent donc être désormais diffusés via l’intranet de l’entreprise ou encore, une note de service (C. trav. art. L1152-4, L1153-5 et L1142-6). Bien entendu, l’employeur reste totalement libre de continuer à afficher ces documents s’il le souhaite !
D’autres informations ne doivent plus être obligatoirement affichés mais simplement faire l’objet d’une communication par tout moyen. Il en est notamment ainsi :
- de l’avis comportant l’intitulé des conventions et des accords applicables dans l’entreprise en précisant où les textes sont tenus à la disposition des salariés sur le lieu de travail mais aussi les modalités leur permettant de les consulter pendant leur temps de présence ;
- des textes des articles L3221-1 à L3221-7 du code du travail relatifs à l’égalité professionnelle et salariale entre les hommes et les femmes( trav. art. R3221-2) ;
- de la période ordinaire des congés payés mais aussi l’ordre dans lequel les salariés partent en vacances et ce, un mois avant le début des congés( trav. art. D3141-5 et D3141-6) ;
- des jours et des heures de repos collectifs si le repos n’est pas donné le dimanche (C. trav. art. R3172-1).
Les affichages et les informations obligatoires selon la taille de l’entreprise
Selon la taille de l’entreprise, l’employeur doit procéder à d’autres affichages ou informations. Bien entendu, les affichages et les informations cités précédemment, obligatoires dans toutes les entreprises quel que soit l’effectif, doivent toujours être effectuées. Il s’agit ci-dessous d’obligations supplémentaires.
Dans les entreprises à partir de 11 salariés
Si l’entreprise compte au moins 11 salariés, l’employeur a l’obligation d’informer les salariés de l’organisation des élections du Comité Social et Économique (CSE) tous les 4 ans mais aussi de convoquer les syndicats à négocier le protocole d’accord préélectoral, par tout moyen (C. trav. art. L2314-4).
Dans les entreprises à partir de 20 salariés
Auparavant, si l’entreprise comptait au moins 20 salariés, l’employeur avait l’obligation de procéder à l’affichage du règlement intérieur comprenant les règles relatives en matière d’hygiène, de sécurité mais aussi de sanctions. Toutefois, depuis un décret du 20 octobre 2016, ce règlement intérieur doit être seulement tenu à la disposition des salariés par tout moyen (C. trav. art. R1321-1).
Dans les entreprises à partir de 50 salariés
Si l’entreprise compte au moins 50 salariés, l’employeur a l’obligation d’informer les salariés par tout moyen sur :
- le résultat des votes au référendum d’entreprise ( trav. art. D2232-2);
- un éventuel accord de participation aux résultats de l’entreprise( trav. art. D3323-12).
Attention ! Les affichages et les informations concernant les instances représentatives du personnel sont progressivement modifiées puisque ces différentes instances ont vocation à se regrouper au sein d’une même entité appelée comité social et économique (CSE). Rappelons que le CSE doit être mis en place au terme du mandat des délégués du personnel, du comité d’entreprise ou du comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail et au plus tard, le 31 décembre 2019.