Dossier individuel de l’agent : les bonnes pratiques

Tout établissement public se doit de tenir à jour un dossier individuel unique, propre à chaque agent. L’Article 18 de la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires apporte des précisions quant à cette notion...

Dossier individuel agent fonction publique

« Le dossier du fonctionnaire doit comporter toutes les pièces intéressant la situation administrative de l’intéressé, enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité.

Il ne peut être fait état dans le dossier d’un fonctionnaire, de même que dans tout document administratif, des opinions ou des activités politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques de l’intéressé.

Tout fonctionnaire a accès à son dossier individuel dans les conditions définies par la loi. »

La Circulaire FP1430 du 5 octobre 1981 précise qu’il se compose de :

  • Eléments permanents qui ont vocation à rester dans le dossier
  • Eléments temporaires qui doivent être régulièrement retirés

La situation administrative de l’agent est fixée et ponctuée par des arrêtés ou des décisions administratives.

Il suffit donc de répertorier tout ce qui peut donner lieu à un acte administratif réalisé par le service des Ressources Humaines.

Quels actes administratifs sont élaborés par les RH ?

Au moment du recrutement : justificatif de nationalité, de situation de famille, d’affiliation à la sécurité sociale, bulletin N°2 du casier judiciaire, copies des diplômes et arrêté ou décision de recrutement et de régime indemnitaire.

Pendant la carrière : Arrêté ou décision de mutation interne ou externe, d’avancement d’échelon, de grade, de sanction disciplinaire et de recours gracieux, de position administrative (disponibilité, détachement, congé parental…), de congé de maladie ordinaire, longue maladie, longue durée, congé maternité, de temps partiel thérapeutique, de temps partiel, de cessation de fonction (démission, décès, retraite, licenciement…).

Mais également :

  • attestation de formation,
  • tableaux d’avancement,
  • liste d’aptitude
  • procès-verbaux des concours réussis
  • CAP concernant l’agent
  • fiches d’évaluation/notation et demandes éventuelles de révision.

Il est également nécessaire de conserver les correspondances liées à ces situations administratives.

La difficulté est que d’une structure à l’autre, il n’existe pas d’harmonisation des pratiques en matière d’actes administratif réalisés par les RH.

Par exemple, tous les établissements ne rédigent pas forcément un arrêté ou une décision pour une mutation interne ou un congé de maladie ordinaire de quelques jours.

C’est en cela qu’il est intéressant de s’atteler à la tenue du dossier administratif individuel car il permet d’analyser voir de remettre en question ses pratiques RH en matière d’actes administratifs.

Pour les éléments temporaires, il s’agit essentiellement de :

  • certificat de scolarité des enfants (pour le supplément familial de traitement),
  • justificatif de domicile (si déménagement dans l’année)…

Comment créer, mettre à jour et archiver le dossier individuel de l’agent ?

La création du dossier individuel

Elle doit se réaliser à l’arrivée de l’agent dans la fonction publique. Le dossier administratif est obligatoire pour les agents titulaires et non titulaires.

La mise à jour du dossier individuel

Elle consiste à verser chaque nouvelle pièce, en la classant et en la numérotant sans discontinuité en respectant un ordre chronologique.

La difficulté est qu’il faut déterminer quelle date est prise en compte : celle de la création du document, de sa signature par l’autorité administrative, de la signature de l’agent ou celle du jour où est versée la pièce concernée.

Au final, peu importe la méthode retenue, l’important est qu’elle soit identique pour tous les agents RH en charge de verser des pièces au dossier individuel.

L’astuce est de créer un tableau et de le mettre sur la page 2 (verso) du dossier :

N° du documentDate de dépôtType de documentIntitulé du documentCommentaires
1213/12/2018ArrêtéMise à disposition

Pour les pièces temporaires, il est conseillé de les numéroter avec l’année de référence (1-2018, par exemple) pour faciliter le tri qui est fait en général à la fin de l’année en cours.

Le suivi du dossier individuel

Le dossier est la propriété de l’agent, même si ce sont les RH qui ont la responsabilité de sa gestion.

Il est donc nécessaire de transmettre le dossier à l’établissement d’accueil lors de la mutation de l’agent. Ce sont les RH qui doivent se charger de l’envoyer à la nouvelle structure, en recommandé avec accusé de réception, pour ne prendre aucun risque de perte du dossier.

Dans le cadre d’un détachement ou d’une mise à disposition, l’établissement d’origine conserve le dossier.

Attention : il est formellement interdit de réaliser une copie du dossier concerné avant l’envoi car les textes précisent qu’il ne doit exister qu’un seul dossier individuel par agent.

L’archivage du dossier individuel

Lors de la cessation de fonction, quelle qu’elle soit, le dossier doit être classé et versé à l’archivage selon les règles associées.

À quoi sert ce dossier individuel ?

Tout agent a droit d’accéder à son dossier individuel au titre de l’accès aux documents administratifs. Sa demande doit se faire par courrier adressé à l’autorité hiérarchique et n’a pas à être motivée. Il consulte alors le dossier sur place, au sein du service RH.

Mais c’est avant tout une mesure de protection de l’agent en cas de :

  • procédure disciplinaire à son encontre,
  • licenciement,
  • retrait d’agrément d’un policier municipal
  • fin d’un détachement sur un emploi fonctionnel

C’est d’ailleurs souvent dans ce cas-là que les services RH s’attèlent dans l’urgence à trier, classer et numéroter de façon chronologique les pièces du dossier concerné.

Pourquoi cette numérotation chronologique est-elle exigée ? Pour que justement l’agent puisse vérifier qu’aucune pièce n’ait été oubliée ou subtilisée.

Même si un agent ne peut attaquer sa structure pour mauvaise classement ou absence de pièce, ce manquement peut l’empêcher de préparer de façon optimale sa défense.

C’est également un dossier de gestion de l’agent pour la structure qui l’emploie.

Il est donc important de le tenir à jour régulièrement en respectant les règles édictées par le cadre législatif, aussi mince soit-il…

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