Télétravail : Comment travailler efficacement ?

Lorsqu’on interroge des télétravailleurs et qu’on leur demande les apports du télétravail à leur vie, ils annoncent de nombreux avantages comme une meilleure qualité de vie, des économies (essence, parking, restauration…) ou encore une meilleure productivité due à l’isolement des salariés. Néanmoins, même si ce dernier point est un bénéfice, il peut également présenter un risque. En effet, en s’isolant, le salarié diminue ses contacts sociaux quotidiens et se sépare du collectif professionnel. Dans son ouvrage « Le télétravail en pratique » paru en mai 2019 aux Éditions GERESO, Mathieu Billette de Villemeur met en lumière les bonnes pratiques à adopter pour télétravailler efficacement et ainsi optimiser son temps de travail et ses relations sociales.

Télétravail : Comment travailler efficacement ?
Télétravailler ne signifie pas transposer ses conditions et méthodes de travail à l’identique à son domicile, il faut mettre en oeuvre une nouvelle organisation de travail pour travailler efficacement.

S’organiser chez soi

Une fois le télétravail autorisé, il convient d’organiser de nouvelles manières de travailler, car le cadre familier de l’entreprise ne sera plus là pour structurer sa journée de travail. En effet, au bureau, les règles sont déjà fixées par le collectif de travail et le règlement intérieur. Vous devez vous adapter à ces règles. De même vous bénéficiez d’un environnement ergonomique fourni par l’employeur. Tout est mis à votre disposition mais vous n’avez pas le choix.

En revanche, chez vous, vous n’avez pas de règles prédéfinies. Vous êtes libre de vous organiser comme vous le souhaitez. Mais il est très important de se bâtir de nouvelles habitudes de vie et de travail à la maison. Ce lieu privé, avec ses règles spécifiques, devient un lieu professionnel. De plus, si l’on ne réfléchit pas au préalable à son organisation, le risque de dérive existe : ne plus se lever, ne pas se laver, travailler dans son lit à n’importe quelle heure du jour ou de la nuit. Tout cela est toxique.

Au contraire, une organisation réfléchie vous permettra de profiter à plein des heures de vie gagnées et de vous bâtir une existence agréable et productive. Ces règles sont nécessaires. Vous devez y réfléchir et les fixer vous-même. Vous devez les respecter, car ces nouvelles règles une fois qu’elles seront devenues routinières ne pèseront plus. Si vous les avez fixées pour préserver votre santé et votre équilibre, elles vous apporteront un immense confort de vie. Vous pouvez naturellement les modifier si nécessaire.

Une fois ces règles fixées, vous devez communiquer sur ces règles aux personnes concernées que sont vos proches, vos collègues, votre manager.

Votre conjoint, vos enfants, doivent savoir à quelle heure vous télétravaillez, à quel endroit, afin de respecter votre travail et le calme nécessaire à votre concentration.

De même vos collègues et votre manager doivent savoir à quelle heure vous commencez votre journée de télétravail, à quelle heure vous prenez votre pause méridienne, et à quelle heure vous arrêtez de travailler. Ces informations sont essentielles pour la bonne communication et l’harmonie de l’équipe. Ces informations sont fournies inconsciemment par chacun, sur site, lorsqu’il arrive à son bureau et qu’il pose sa veste sur son fauteuil ou qu’il part. Cela indique aux collègues, je suis arrivé, je peux travailler avec vous.

En revanche, cette information visuelle ne passe plus lorsqu’on télétravaille. Il faut donc transmettre ce message important par un autre moyen. Le plus simple et le moins dérangeant est de le marquer sur son agenda partagé, en plus de l’information indiquant que vous êtes en télétravail ce jour-là.

Séparer la vie privée et la vie professionnelle

Réserver une zone de travail au calme

Afin de mieux se concentrer, un espace réservé au télétravail devra être défini. Cet espace de travail devra présenter les conditions nécessaires à un exercice optimal du travail (calme, ergonomie, hygiène, environnement, condition électrique…). Cela implique une surface minimale dotée d’un mobilier adapté, un espace éclairé et calme. L’environnement peut influencer le bien-être, même au sein de son domicile. Ainsi, le bruit, la chaleur, l’humidité, le froid, l’absence de lumière, le manque d’espace, la présence de matériaux dangereux sont des facteurs de risques.

Maîtriser le risque électrique

Vous êtes est garant de la conformité des installations électriques de votre domicile aux normes électriques en vigueur. Votre espace de travail à domicile doit permettre des échanges téléphoniques et numériques pour votre activité professionnelle.

Points de conformité à vérifier

  • La présence d’un appareil général de commande et de protection de l’installation (disjoncteur de branchement).
  • La présence d’un tableau de répartition comportant les dispositifs de protection des circuits contre les surintensités.
  • Le raccordement à une prise de courant comprenant une prise de terre des appareils et équipements du poste de télétravail.
  • L’absence de matériels vétustes ou de matériels présentant des risques de contacts directs (fils électriques dénudés, matériels électriques cassés…).

Veiller au risque incendie

La sécurité de l’espace de travail à domicile implique également de limiter au maximum les risques incendie (par exemple, en s’équipant de détecteurs de fumée, extincteurs…).

S’assurer

Vous devez informer votre compagnie d’assurance de votre activité de bureau, sans accueil de public à raison d’un ou plusieurs jours par semaine. Votre contrat d’assurance multirisque habitation doit couvrir votre présence pendant ces journées de travail. Cela ne pose aucun problème aux assureurs, car votre présence à domicile réduit les risques puisque vous êtes le gardien de votre domicile.

Votre employeur souscrit une assurance responsabilité civile pour la couverture de ses salariés et du matériel fourni pour l’exercice du télétravail.

Aménager son espace de travail

Lorsque l’on s’assied devant son ordinateur, une mauvaise position ou de mauvais réglages peuvent occasionner des troubles musculo- squelettiques, maux de dos, maux de tête ou encore de la fatigue visuelle.

Choisir l’emplacement et l’aménagement du poste de travail sont essentiels pour favoriser sa santé au travail.

Pour ce faire, quelques règles de bonnes postures sont à respecter :

Position de travail ergonomique
Source : https://e-rse.net/bonne-position-assise-bureau-26660/#gs.36u6gt

Le mobilier devra être positionné de façon que :

  • L’écran soit perpendiculaire aux fenêtres.
  • Le poste ne se situe pas sous un plafonnier.
  • Aucune lumière dans les yeux
  • Rien ne se reflète dans les yeux.

Si votre ordinateur est fixe, le clavier doit être le plus à plat possible, la souris doit être atteignable facilement, sans avoir à étendre le bras, ni se pencher en avant en gardant l’avant-bras à 90° avec l’épaule.

Si votre ordinateur est un portable, branchez une souris USB plutôt que d’utiliser le trackpad, connectez un écran fixe au PC portable pour limiter la fatigue visuelle. Vous transformez votre portable en unité centrale, le clavier et l’écran étant des périphériques externes plus ergonomiques.

Lors d’un travail continu sur écran, faire une pause toutes les heures afin de vous étirer et de changer de position. Une mauvaise position devant l’écran peut entraîner des douleurs aux épaules ou aux poignets assez rapidement surtout lorsqu’on est crispé par un travail urgent.

Relations avec l’entourage familial

Il est illusoire de vouloir travailler tout en gardant des enfants en bas âge. Les enfants non scolarisés doivent être gardés de la même manière que les jours où vous travaillez sur site.

Les enfants scolarisés ne sont pas à la maison, et lorsqu’ils rentrent de l’école, ils sont suffisamment grands pour comprendre qu’ils doivent respecter votre cadre de travail. L’âge de raison permet de percevoir que le fait de laisser papa ou maman tranquille a comme contrepartie de l’avoir proche de soi, et qu’il sera plus vite disponible en fin de journée, pour échanger ou pour réaliser des accompagnements à diverses activités périscolaires.

Le conjoint doit aussi être sensibilisé au fait qu’il faut vous laisser travailler, et que, pendant ces heures de télétravail, vous ne pouvez pas réaliser des tâches ménagères. « Je suis là mais je ne suis pas là » disent souvent les télétravailleurs.

Préserver sa santé

Avoir des habitudes

Un télétravailleur doit prendre l’habitude de faire des exercices physiques régulièrement à la maison. Cette obligation s’explique car lorsqu’on se rend à son travail, et lorsque l’on se trouve dans les locaux de son employeur, on pratique, sans s’en rendre compte, une activité physique minimale, en marchant. Alors qu’en restant à la maison, on ne bouge plus du tout. Le trajet pour passer de la cuisine au salon où se trouve son poste de travail n’est que de dix pas. En une journée, vous n’allez pas faire plus de 300 pas, ce qui est très loin des recommandations de l’OMS (Organisation Mondiale de la Santé) ou des 6 000 pas que vous faites facilement lorsque vous vous rendez à votre travail en transport en commun. Le risque de la sédentarité vous guette avec tout son cortège de maux (obésité, diabète, maladies cardio-vasculaires, cancers…). Vous devez faire de l’exercice lorsque vous êtes en télétravail. Pour cela, prenez donc l’habitude de faire quinze minutes de marche le matin et le soir, comme si vous rendiez chez votre employeur. Et à chaque pause planifiée, faites donc quelques exercices simples, des flexions de jambes, des pompes, des assouplissements pour mobiliser vos muscles. Prenez le réflexe de systématiquement vous lever lorsque vous êtes au téléphone pour trouver encore une fois une occasion de bouger.

Vous resterez en bonne santé et vous serez plus efficace et productif.

Vous devez vous habiller et manger comme un autre jour de la semaine. Cette recommandation peut paraître surprenante, tellement elle est évidente. Et pourtant, certains télétravailleurs débutants ont la tentation de rester en pyjama, voire de travailler dans leur lit, en attrapant l’ordinateur portable, posé sur la table de nuit ! Attention danger. Il faut garder des habitudes civilisées, pour garder la forme et le moral. Il faut donc comme un autre jour de la semaine, se lever, prendre un petit-déjeuner, faire sa toilette et s’habiller de façon professionnelle. Ces routines préservées permettent de garder un état mental de professionnel, favorable au travail.

Dialoguer avec ses collègues

La communication est la base de nos vies professionnelles. Toute la journée, au bureau, nous communiquons. Que ce soit conscient ou inconscient. Dès notre arrivée, nous disons bonjour aux collègues. À la machine à café, plusieurs fois par jour, nous parlons de choses et d’autres. Et régulièrement dans la journée, nous échangeons sur des sujets professionnels ou non. De plus, de nombreux messages non verbaux circulent : « Je vois mon chef au bout du couloir, je vais pouvoir lui demander son avis sur tel dossier. » « Tiens tel collègue est rentré de vacances, il est très bronzé, le veinard. »

Tous ces messages disparaissent lorsqu’on est en télétravail, et pourtant ils sont essentiels à la cohésion du groupe, à la joie de travailler ensemble, à l’efficacité collective. Il faut donc mettre en place de nouvelles habitudes de communication, qui passent par les médias. Ces nouvelles pratiques reposent sur des routines décidées et exécutées quotidiennement. Dire bonjour via la messagerie instantanée, faire une visioconférence au moment du café de 11 h, parler de l’actualité au moment de la reprise après le déjeuner, nouvelle pause ensemble à distance, et enfin saluer ses collègues lorsqu’on termine sa journée de télétravail. Toutes ces petites occasions de communication à distance permettront d’être visible, de transmettre l’information que vous êtes au travail et que donc on peut sans problème vous contacter pour travailler avec vous. Elles vous rendront aussi visible que si vous étiez dans les locaux de l’entreprise.

Il faut en quelque sorte se trouver en permanence dans un nouveau lieu, la salle de travail virtuelle du service, avec tous ses collègues. Rien n’empêche naturellement de s’isoler pendant quelques heures pour se concentrer sur un dossier, pour cela, encore une fois il faut communiquer sur le calendrier et prévenir ses collègues proches par messagerie. Il faut créer de la proximité malgré la distance.

Quelques conseils pour bien utiliser sa messagerie

Les mails présentent de nombreux avantages mais un mauvais usage entraîne de nombreux inconvénients :

  • La surcharge des messageries par de nombreux mails inadaptés car ce sont des messages d’information plutôt que de dialogue.
  • Une surcharge de travail pour trier ses mails.
  • De nombreuses interruptions du travail, à l’arrivée d’un mail.

Comment envoyer un mail ?

  • Il faut envisager d’abord les autres médias disponibles, téléphone, messagerie instantanée, visioconférence, rencontre physique, base documentaire, qui sont souvent plus adaptés.
  • Ne pas attendre une réponse immédiate d’un mail. Indiquer le délai espéré. « Trop d’urgences tue l’urgence. »
  • La boîte mail doit être consultée à heures fixes, par exemple toutes les deux heures (9 h, 11 h, 14 h, 16 h) et donc ne doit pas être utilisée pour les alertes et les urgences. On perd un temps précieux à consulter ses mails puis à se concentrer à nouveau sur sa tâche.
  • Éviter l’envoi de mails avec plusieurs personnes en copie.
  • Ne pas mettre son chef en copie de tous ses mails pour lui montrer
    qu’on travaille.
  • Ne pas utiliser la fonction « Répondre à tous ».
  • Rédiger un objet concis, précis et un délai de réponse attendu et raisonnable.
  • Respecter les règles de forme dans l’écriture des mails : commencer par « bonjour » suivi du nom ou prénom, ne pas utiliser de ton agressif ou directif. Relire son mail avant l’envoi. Signer son mail avec une signature automatique comportant une formule de politesse et vos coordonnées.

Signaler vos absences de plusieurs jours par un mail en réponse automatique, en proposant une solution de repli en cas d’urgence.

Toutes ces recommandations sont naturellement valables également sur site, mais elles prennent une acuité particulière lorsqu’on est à distance et que l’on peut utiliser abusivement le mail.

S’organiser pendant la période de télétravail

La journée de télétravail ne sera pas rythmée comme une journée sur site pour la simple raison que l’on dispose de plusieurs heures supplémentaires. Passons en revue les différentes étapes d’une journée de télétravail :

Démarrer sa journée par des routines qui permettent de se mettre au travail, pour remplacer la routine du trajet et du café bu avec les collègues. Une routine tout à fait indiquée est de commencer par un peu d’exercice physique, un quart d’heure de marche, par exemple.

Vous devez planifier des pauses régulières durant votre journée de télétravail, et avoir des alertes pour ne pas les oublier. Programmez votre smartphone pour qu’il sonne toutes les heures. Vous devez régulièrement vous décoller de votre fauteuil et de votre clavier pour bouger un minimum. Durant ces pauses, faites donc quelques mouvements de gymnastique ou de yoga.

Votre journée doit être planifiée de façon précise, avec des horaires fixes pour la pause méridienne. Profitez de cette pause pour déjeuner calmement, sans continuer à travailler et faites une petite sieste pour reprendre de l’énergie pour l’après-midi. Vous n’en serez que plus efficace.

Planifiez votre journée de télétravail en ayant complété une liste des tâches à accomplir pour ne pas vous sentir démuni, sans savoir précisément quoi faire. Pour cela vous devez anticiper vos journées de télétravail au bureau.

Vous devez également avoir identifié parmi les tâches qui vous incombent, celles qui seront particulièrement adaptées à vos journées de télétravail. Exemple, la rédaction d’un rapport, l’appel téléphonique avec un partenaire, la saisie de documents, la relecture d’une note… Durant votre semaine, chaque fois qu’une tâche se présente qui peut utilement être réalisée en télétravail, vous la planifiez en la notant sur votre agenda pour la journée correspondante. Ainsi vous planifiez vos semaines, en répartissant vos différentes tâches sur le calendrier afin de pouvoir gérer les priorités et affecter les heures nécessaires en fonction des tâches. Cette bonne habitude peut également être étendue aux journées non télétravaillées. Par cette méthode, la veille du jour de télétravail vous avez une prévision d’activité qui vous permet d’emporter les documents nécessaires à ces tâches réalisées hors des locaux de l’entreprise. Il convient de vérifier que vous avez le droit de sortir les documents éventuels.

Le fait d’avoir publié votre planification d’activité sur votre calendrier vous permet de rassurer votre manager et vos collègues qui voient ainsi concrètement ce que vous faites en télétravail. Vous êtes tout à fait légitime à mettre en avant les atouts de cette transparence qui doit être réciproque pour être équitable et équilibrée.

De plus le fait de planifier son travail sur son agenda et de rendre celui- ci public, permet à l’ensemble des collègues de connaître les missions sur lesquelles vous travaillez. Cela facilitera le dialogue, les échanges et la collaboration transverse. Cette transparence renforce puissamment la confiance.

Mesurer le temps passé par tâches

Vous pouvez enfin mesurer efficacement le temps passé par tâches, car, à la maison, vous n’êtes pas dérangé par les collègues, et vous menez de bout en bout votre tâche. La charge est égale au délai, contrairement à une tâche sur site, trop souvent interrompue, et où le délai de réalisation ne donne qu’une piètre indication sur la charge réelle.

Une fois cette charge connue simplement, il devient possible de construire un historique des charges sur une tâche donnée, et cette connaissance fine de la charge permet ensuite une planification efficace. Cette meilleure planification est naturellement utile au télétravailleur pour s’organiser, pour pouvoir livrer dans les délais annoncés, et c’est profitable à l’ensemble de l’équipe qui progresse en qualité.

Éviter deux pièges

Cette meilleure planification des tâches, cette bonne connaissance de la charge protège le télétravail contre deux pièges : le manque de travail, ou l’excès de travail. Si vous n’avez pas prévu suffisamment de tâches à faire, vous vous sentirez désœuvré et inutile.

Plus souvent le risque est inverse. Le télétravailleur va prévoir une trop grande charge de travail, par méconnaissance des charges réelles de chaque tâche planifiée. Il sera tenté de finir coûte que coûte son travail planifié, éventuellement en continuant jusque tard dans la nuit. La meilleure manière d’éviter ce piège est d’avoir une bonne visibilité sur la charge de travail à réaliser, complétée par une bonne autodiscipline, pour ne pas déborder au-delà des horaires normaux.

Collaborer en équipe à distance

Vous allez devoir collaborer à distance en permanence. Cela passe par la maîtrise des différents outils collaboratifs mis à votre disposition, par l’usage intensif de l’agenda partagé, des documents partagés dans le cloud.

Vous allez devoir également communiquer pour garder le contact avec vos collègues et votre manager. Les télétravailleurs doivent être aussi visibles, aussi disponibles que s’ils étaient sur site. La situation géographique d’un travailleur n’aura alors plus aucune importance.

Une fois ces habitudes acquises et la culture du travail à distance maîtrisée, l’entreprise assouplit l’ensemble de ses règles relatives au télétravail (lieu, jours, flexibilité…) car l’absence des locaux n’est plus un obstacle à une collaboration fructueuse. Cela apporte une immense liberté aux télétravailleurs qui peuvent habiter où ils le souhaitent, voyager à leur guise, car ils sont responsables, autonomes et ils assurent les tâches nécessaires à l’avancement du travail, en collaboration avec leurs collègues.

Vous devez rester en contact quotidien avec vos collègues pour ne pas être coupé de toutes les informations non formalisées qui assurent la cohésion de l’équipe et qui permettent de travailler efficacement.

Rendre compte de son travail

Un dernier point essentiel à comprendre, à admettre, est qu’il faut formaliser davantage le compte rendu de son travail, si cela n’était pas le cas sur site. À distance, le contrôle par la présence ne fonctionne plus et on ne peut pas se contenter de faire confiance. La masse salariale des collaborateurs en télétravail gonfle si vite qu’il faut savoir à quoi sert l’argent dépensé. Chaque télétravailleur doit accepter l’idée qu’il doit rendre compte de son travail comme prix de sa liberté.

Ce compte rendu peut être réalisé automatiquement par les outils informatiques, si le travail se concrétise par des traces informatiques mesurables. Il peut aussi être réalisé à moindre effort, par la publication de ses tâches planifiées sur son agenda partagé. Ainsi la question de savoir ce que fait chaque télétravailleur ne se pose plus car l’information est disponible, grâce à cette politique de transparence volontaire.

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