La Base de données économiques et sociales (BDES) : obligatoire ou optionnelle ?

La base de données économiques et sociales est couramment appelée BDES. Elle vient en remplacement de la base de données unique qui a donc été supprimée au moment de la création de la BDES. En effet, une base de données, initialement appelée base de données unique et maintenant base de données économiques et sociales (BDES) est obligatoire depuis le 14 juin 2015 dans les entreprises de 50 à 300 salariés et depuis le 14 juin 2014 dans les entreprises de plus de 300 salariés. Cette BDES est un véritable enjeu pour les services RH mais aussi pour les représentants de salariés car elle comporte de nombreuses informations qui permettent la mise en œuvre d’un dialogue social fécond. Ce dialogue se matérialise par des informations/consultations à destination des représentants mais aussi une négociation au sein des entreprises voire même des établissements.

La base de données économiques et sociales
Les employeurs des entreprises de plus de 50 salariés doivent mettre à disposition du CSE une base de données économiques et sociales.

Que signifie information/consultation ?

L’employeur doit fournir au comité social et économique (CSE) des informations sur certaines données de l’entreprise. Il s’agit par exemple, suite à l’élection, de fournir des informations sur les perspectives économiques de l’entreprise.

Petites particularités pour les entreprises de plus de 50 salariés : certains éléments doivent, quant à eux, faire l’objet d’une information, c’est-à-dire la remise de documentation mais aussi d’une consultation, soit obtenir l’avis du CSE. Ces informations/consultations peuvent être récurrentes et elles concernent trois domaines : la politique sociale, la situation économique et financière et la stratégie de l’entité (article L.2312-2 du code du travail).

A ceci, s’ajoutent les informations/consultations ponctuelles, qui portent sur les décisions d’une certaine importance qui impactent le volume d’emploi ou les conditions de travail. Certains projets ont, en effet, des enjeux sur l’emploi ou les conditions de travail dans l’entreprise, tel qu’un déménagement…

Pour remplir ses obligations, l’employeur doit donc fournir un certain nombre de documents et il devra parfois demander l’avis aux élus du CSE.

Quelles sont les obligations de l’employeur en matière d’informations ?

L’information transmise par l’employeur doit être suffisamment complète pour permettre aux élus de rendre un avis éclairé. Les informations doivent donc être relativement détaillées pour que les élus aient la possibilité de rendre un avis.

En outre, cette information doit être écrite et précise ou bien mise à disposition par l’employeur, dans la BDES par exemple, et comprendre aussi les réponses motivées de l’employeur suite aux observations et questions des élus.

Les informations transmises par l’employeur sont assez variées puisque le CSE, dans les entreprises de plus de 50 salariés, a plusieurs missions : présenter des réclamations, rendre des avis sur des domaines divers, comme la politique sociale, la situation économique ou encore la stratégie mais aussi la santé et la sécurité. En matière de santé et sécurité, l’employeur doit fournir certaines informations spécifiques, comme le document d’évaluation des risques professionnels (DUER) mais aussi le programme annuel de prévention des risques et d’amélioration des conditions de travail (PAPRIPACT), les modifications du règlement intérieur…

La BDES devient donc un outil stratégique d’information pour l’employeur. Il peut y déposer des ratios en lien avec les informations/consultations et limiter les documents annexes. Cette base de données intervient donc dans un contexte de simplification, afin d’éviter la démultiplication des documents à destination des élus. Pour calculer le point de départ du délai d’analyse laissé aux élus, cette base est un indicateur. En ce sens, la Cour de cassation a considéré que l’absence de BDES au sein d’une entreprise ne permettait pas de faire courir les délais d’analyse (Cass. soc 28 mars 2018 n°17.13-081).

Quelles entreprises sont concernées par la base de données économiques et sociales ?

Seules les entreprises de plus de 50 salariés ont l’obligation de mettre en place une BDES pour les représentants de salariés.

Au niveau des établissements de plus de 50 salariés, la mise en place d’une BDES est optionnelle. Il est donc possible d’appartenir à un établissement de plus de 50 salariés et pour autant ne pas disposer d’une BDES locale. La BDES est alors réalisée au niveau de l’entreprise.

La mise en place d’une BDES au niveau d’un établissement peut toutefois être organisée par accord collectif. Cet accord prévoit alors l’ensemble des règles qui régissent la BDES de l’établissement.

En outre, le passage de l’effectif au-delà de 50 salariés nécessite l’instauration d’une base de données économiques. En effet, la création d’une BDES est simultanée à l’extension des missions du CSE. Si on reprend les délais de mise en place d’un CSE plus de 50 salariés, le seuil est atteint quand l’entreprise a dépassé les cinquante salariés pendant 12 mois. Une franchise de 12 mois s’applique alors et le CSE peut profiter de ses nouvelles missions et de la BDES.

Quelles sont les élus concernés par la BDES ?

À noter : L’article L.2312-36 du Code du travail précise les personnes autorisées à consulter la BDES. Il s’agit des membres de la délégation du personnel du comité social et économique, du comité social et économique central d’entreprise et les délégués syndicaux.

La base de données économiques et sociales est accessible aux représentants mais elle n’a pas vocation à être accessible aux salariés de l’entreprise. En effet, elle comporte des données confidentielles que l’employeur ne souhaite peut-être pas partager avec l’ensemble des salariés de l’entreprise.

Cette base de données est donc accessible à de nombreux représentants de salariés. Les élus du CSE y ont évidemment accès. La loi ne vise pas spécifiquement les titulaires. Les suppléants ne participent plus aux réunions organisées à l’initiative de l’employeur, aussi ils n’ont pas, en principe, accès aux informations de la BDES. Toutefois, ils peuvent être amenés à remplacer un titulaire et dans ce cas, il est important qu’ils aient connaissance des données de l’entreprise pour rendre un avis éclairé. En ce sens, il est recommandé de leur laisser un accès afin d’éviter tout contentieux en cas de remplacement.

En outre, les membres des commissions n’ont, en principe, pas accès à la BDES. Ainsi, les membres de la commission formation n’y ont pas accès selon le code du travail mais est possible de prévoir le contraire dans un accord collectif.

Concernant les représentants de proximité, il est n’est pas prévu de droit qu’ils aient accès à la BDES. Toutefois, il peut aussi être envisagé conventionnellement le contraire.

Que comporte la base de données économiques et sociales ?

Les règles relatives à l’organisation, l’architecture, le contenu et les modalités de fonctionnement de la BDES sont supplétives. Les règles du Code du travail sur le contenu de la BDES (article R.2312-8 et R.2312-9 du Code du travail) ne trouvent donc à s’appliquer qu’à la condition qu’aucun accord collectif n’ait été signé sur le sujet (article L2312-21 du Code du travail).

La BDES contient l’ensemble des informations nécessaires aux représentants pour formuler des avis éclairés sur des consultations de l’employeur et notamment les blocs de consultations récurrents (politique sociale, stratégie de l’entreprise et enfin la situation économique et financière – article L2312-17 du Code du travail).

Attention, pour que l’information soit complète, chaque indicateur doit être renseigné pour l’année en cours mais aussi pour les deux années précédentes et les trois années à venir (article R2312-10 du Code du travail). Les données passées sont plus faciles à collecter que les données à venir. En effet, ces données varient en fonction de la stratégie déployée dans l’entreprise. Pour ces dernières, il est donc possible de fournir des grandes tendances. Dans ce cas, l’employeur doit clairement expliquer l’absence de chiffres.

Les thèmes de la BDES sont prévus par le législateur. Mais attention, il y a des différences en fonction du nombre de salariés dans l’entreprise. En effet, dans les entreprises de moins de 300 salariés, les obligations sont moindres.

Voici les indicateurs de la BDES dans les entreprises de moins de 300 salariés (article R.2312-8 du Code du travail) :

  • Les investissements (comprenant une sous rubrique relative à l’investissement social et une autre relative à l’investissement matériel et immatériel) ;
  • L’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes dans l’entreprise (comprenant une sous rubrique relative aux données chiffrées et une autre relative à la stratégie d’action) ;
  • Les fonds propres, endettement et impôts ;
  • L’ensemble des éléments de la rémunération des salariés et dirigeants (comprenant une sous rubrique relative à l’évolution des rémunérations salariales) ;
  • Les activités sociales et culturelles, prévoyant le montant de la contribution aux activités sociales et culturelles du comité d’entreprise, mécénat ;
  • La rémunération des financeurs (comprenant la rémunération des actionnaires et celle de l’actionnariat actionnaire) ;
  • Les flux financiers à destination de l’entreprise (c’est à dire les aides publiques, les réductions d’impôt, les exonérations et réductions de cotisations sociales, les crédits d’impôts, le mécénat et les résultats financiers).

Ces rubriques représentent les indicateurs minimaux que l’on doit retrouver dans la BDES. Deux autres rubriques, sont quant à elles, négociables par accord. Il s’agit des

  • Partenariats
  • Transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe.

Dans les entreprises de plus de 300 salariés, les indicateurs diffèrent un peu (article R.2312-9 du Code du travail). À titre d’exemple, dans la rubrique intitulée « Egalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l’entreprise », des sous rubriques supplémentaires sont ajoutées. De même une sous rubrique est adjointe dans la partie relative à la rémunération des salariés et des dirigeants. Il s’agit de « l’épargne salariale : intéressement, participation » …

Ainsi, ces rubriques sont constituées d’items et d’indicateurs et l’employeur doit donc les renseigner. Il n’a pas d’obligation d’y insérer du texte. Il peut donc décider d’y enchainer des séries de chiffres, que les élus non aguerris à l’exercice peuvent avoir des difficultés à appréhender.

Les informations transmises sont donc diverses et parfois confidentielles. S’il souhaite que les élus restent discrets sur certaines données issues de la BDES (article L.2312-36 du Code du travail), l’employeur doit le faire figurer et y indiquer la durée de cette obligation pour les élus. Evidemment, il ne pourra pas considérer que l’ensemble des données est confidentiel et il devra alors sélectionner celles qui pourraient nuire à la stratégie, à l’entreprise en cas de divulgation. Les informations connues des salariés et/ ou se trouvant sur internet ne peuvent pas faire l’objet d’une restriction de ce type (R.2312-13 du Code du travail).

Les élus ont-ils un accès illimité à la base de données économiques et sociales ?

La première question qui joue sur l’accessibilité de la base et sa mise à jour est son support. L’article R.2312-12 du Code du travail pose des règles très précises à ce sujet. Dans les entreprises de moins de 300 salariés, le support peut être informatique ou papier, si aucun accord collectif n’a prévu cette modalité. De même, en l’absence d’accord, dans les entreprises de plus de 300 salariés, la BDES est transmise en format informatique.

Il est tout de même préférable de prévoir un format numérique car les élus devront être informés par l’employeur de toute actualisation de la base (article R.2312-12 du Code du travail). Cet article fait l’objet d’interprétations et pour éviter tout conflit avec les élus, il est recommandé de prévoir un système de mails automatiques lorsque certains items sont modifiés, ajoutés ou supprimés. Ainsi, les élus sont alors informés à chaque fois. Le travers de cette pratique est de surcharger les élus de mails, leur indiquant qu’un élément a été actualisé.

L’employeur doit donc réfléchir à la mise en place d’un système de communication opérationnel et non envahissant. A titre d’exemple, il est possible de modifier conventionnellement la périodicité de certaines consultations, ce qui permet alors d’ajuster moins fréquemment les informations à disposition. 

Enfin, l’article L.2312-36 du Code du travail indique que, sauf dispositions conventionnelles contraires, la base de données est accessible en permanence aux membres de la délégation du personnel du comité social et économique ainsi qu’aux membres de la délégation du personnel du comité social et économique central d’entreprise, et aux délégués syndicaux. Or, les juges ont fait une interprétation très réduite de la notion d’accès permanent. La Cour de cassation, le 25 septembre 2019 n°18-15.504, a clairement posé que l’accès permanent était validé lorsque les élus y avaient accès pendant leurs heures de travail ou sur support papier à leur demande.

Avec ces précisions, les juges confirment la réponse qui avait été apportée par la circulaire du 18 mars 2014.

L’employeur n’est donc pas contraint de mettre à disposition la BDES 24/24, 7 jours/7.

Quelles sanctions encourt l’employeur s’il n’a pas créé de BDES, qu’elle est incomplète ou inaccessible ?

L’inspecteur du travail doit disposer d’un accès à cette base de données car les rapports et informations transmises à l’autorité administrative sont mises à disposition à partir de cette BDES. Il convient donc de lui laisser un accès.

En l’absence de BDES, l’inspecteur du travail peut dresser un procès-verbal en vue de sanctions pénales.

En outre, l’absence de BDES ou l’existence d’une BDES erronée ou incomplète peut avoir de conséquences lourdes sur les décisions de l’entreprise. Déjà, le CSE peut saisir le juge afin de constater un délit d’entrave au fonctionnement de l’instance. En outre, les décisions peuvent être annulées, ce qui contraint alors l’employeur à reprendre l’ensemble de la procédure.

À noter : la transmission de documents en dehors de la BDES ne remplace pas  la BDES et peut donc mener à des sanctions pour l’employeur- notamment liées au délit d’entrave.

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