Entretien professionnel : bonnes pratiques et calendrier 2021

L’entretien professionnel obligatoire pour tout salarié depuis la loi n° 2014-288 du 5 mars 2014 et renforcé par la loi « Avenir professionnel » du 5 septembre 2018, prévoit un entretien tous les 2 ans, ainsi qu’un état des lieux récapitulatif de parcours professionnel tous les 6 ans. Il est prévu dans le code du travail, article L. 6315-1. Compte-tenu de l’épidémie COVID-19 le calendrier a été modifié par le bais de deux ordonnances successives du ministère du travail : 1er avril 2020 et 2 décembre 2020.
Et si vous profitiez de ce contexte de changement (télétravail et évolution du calendrier) pour ajuster votre dispositif et revisiter vos pratiques internes ?

L’entretien professionnel : bonnes pratiques et calendrier 2021
L'entretien professionnel permet de réaliser un bilan des compétences du salarié et de l'informer sur les différents dispositifs de formation.

Entretien professionnel : rappel des points-clés

L’entretien professionnel a lieu tous les 2 ans et au retour de congés suite à une longue absence : congé maternité, congé parental, congé sabbatique, mandat syndical, congé maladie de 6 mois et plus. Il se différencie clairement de l’entretien annuel d’évaluation car il ne porte pas sur l’évaluation du travail, ni la fixation d’objectifs.

Il concerne tout salarié (CDD, CDI, alternance, temps plein, temps partiel) et a pour objectif de l’accompagner dans ses perspectives d’évolution professionnelle, et identifier ses besoins de formation.

Il vise notamment à :

  • Faire l’état des lieux des compétences détenues ou potentielles compte tenu du parcours professionnel et clarifier le futur professionnel du salarié à court, moyen ou long terme.
  • Informer sur différents dispositifs : VAE (Validation des Acquis de l’Expérience), sur l’activation du CPF, sur le CEP (Conseil en Évolution Professionnelle)

À propos du CEP : le CEP est un dispositif d’accompagnement gratuit et personnalisé mis en place depuis 2015 qui permet à toute personne de faire un point sur sa situation professionnelle et, s’il y a lieu, d’élaborer et formaliser un projet d’évolution professionnel. Un rendez-vous est possible avec un conseiller externe à l’entreprise. (Voir le site : https://mon-cep.org).

Le contenu et le déroulé de l’entretien professionnel sont à définir de manière plus détaillée par l’entreprise en s’ajustant aux principes décrits dans le code du travail. Il doit être réalisé sur le temps de travail et faire l’objet d’une synthèse écrite.

L’entreprise peut l’organiser à son gré en confiant la conduite à différents acteurs possibles : manager direct, manager N+2, services RH, ou un prestataire externe spécialisé.

Notez que la périodicité des 2 ans peut être plus réduite si l’entreprise le souhaite et si cette mesure est prévue par un accord de branche ou d’entreprise.

Les bonnes pratiques d’un entretien professionnel gagnant-gagnant

Les principaux enjeux de cet entretien sont :

  • veiller à l’employabilité des salariés,
  • valoriser les compétences acquises,
  • clarifier le projet professionnel,
  • informer sur les dispositifs,
  • et par conséquent agir sur la motivation.

Cet entretien est donc l’occasion de se projeter dans le futur professionnel du salarié, mais aussi d’évoquer le futur de l’entreprise : avoir une réflexion partagée sur les évolutions du poste tenu par le collaborateur, les changements à venir, l’impact dans l’organisation du travail, les compétences futures à développer sur le poste actuel, les possibilités de passerelles dans les métiers proposés par l’entreprise.

La conduite de l’entretien sera fortement facilitée par la mise en place d’une GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences). Cette démarche préventive permet de s’appuyer sur des outils de type référentiels métier et compétences, fiches fonction, fiches passerelles qui donnent de la lisibilité sur les évolutions horizontales et verticales au sein de l’entreprise.

Rappelons que le projet du salarié peut également s’inscrire ailleurs que dans l’entreprise, il s’agira donc de l’accompagner dans les dispositifs d’orientation et de formation professionnelle à sa disposition : bilan de compétences, Conseil en Évolution Professionnelle (CEP), Compte Personnel Formation (CPF), CPF de transition professionnelle, VAE, etc.


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L’entretien professionnel à distance, un nouveau format

Compte tenu de la période actuelle et des mesures incitatives en faveur du télétravail, l’entretien professionnel peut être réalisé à distance. Ce nouveau format nécessite quelques précautions afin d’en faire un temps d’échange efficace :

  • Veiller à la disponibilité physique et psychologique du salarié
  • Fixer les règles de fonctionnement de cet entretien : écoute, bienveillance, confidentialité, etc.
  • Prévoir un temps plus court qu’en présentiel pour gérer l’effort de concentration face à un ordinateur : 1h maximum
  • Inciter le salarié à préparer cet entretien à l’aide d’un guide listant les questions clés à se poser, et les points abordés. Le temps d’échange pourra ainsi être optimisé
  • Aborder le contexte de crise actuelle pour évoquer les difficultés rencontrées dans l’organisation actuelle, et identifier des solutions ensemble
  • Parler employabilité sur le poste actuel, évoquer les compétences digitales à renforcer dans le cadre du télétravail. Certaines entreprises ont mis en place un projet formation global sur ce sujet pour accompagner les managers et les collaborateurs.
  • Évoquer le futur professionnel sous différents formats : évolution des missions de son poste actuel, développement de compétences spécifiques, évolution horizontale vers un autre emploi, évolution verticale sur un emploi visant une qualification supérieure, réorientation.

Un suivi indispensable après l’entretien professionnel

Quel que soit le format de l’entretien, une de ses difficultés est de le pérenniser dans le temps, le rendre lisible dans son utilité, au-delà de la loi et des conséquences financières.
Il est donc essentiel d’en prévoir le suivi et un dispositif de réponses aux demandes d’évolution et de formation.

Néanmoins, dans la réalité, il est souvent difficile d’apporter ces réponses systématiquement, et notamment de la part des managers. En effet, cette responsabilité sort de leur champ d’intervention direct. Le risque est alors de générer de la frustration et de la déception au sein des salariés.
C’est pourquoi, il est indispensable de prévoir cette étape dans votre dispositif.

Une solution simple et responsabilisante : inverser la démarche et rendre les salariés acteurs de leur futur. C’est à dire, leur proposer de prendre rendez-vous avec les services RH ou un Conseiller en Evolution Professionnelle, à l’issue de l’entretien, dès lors qu’ils ont un projet professionnel et des besoins de formation. Ils pourront ainsi avoir des informations adaptées et être orientés et accompagnés.

Entretien professionnel : quel calendrier pour 2021 et quels impacts ?

La loi prévoit 3 types d’entretiens :

  • L’entretien bisannuel qui a lieu tous les 2 ans (à minima)
  • L’entretien de reprise, à l’issue d’une absence de longue durée
  • L’entretien « état des lieux » qui permet de faire un récapitulatif du parcours professionnel, de vérifier si le salarié a bien bénéficié des entretiens professionnels prévus au cours des 6 dernières années, et d’au moins une formation « non obligatoire ».

Si ces conditions ne sont pas respectées, l’employeur doit abonder le compte personnel formation (CPF) du salarié à hauteur de 3 000 euros pour les entreprises de 50 salariés et plus.
En cas de contrôle et si l’entreprise n’a pas réalisé le versement, elle devra verser au Trésor Public le même montant majoré de 100 %, soit 6 000 euros par salarié concerné.

La loi prévoyait initialement de réaliser ce bilan avant le 7 mars 2020 pour tous les salariés ayant 6 ans d’ancienneté.

Compte tenu de l’épidémie de COVID-19, une ordonnance n° 2020-1501 du 2 décembre 2020 a apporté des modifications à l’ordonnance n° 2020-387 du 1er avril 2020 qui prévoyait un report au 31 décembre 2020. Cette nouvelle ordonnance prévoit désormais un report possible au 30 juin 2021.

Cette mesure concerne les 3 types d’entretiens qui pourront donc être réalisés jusqu’au 30 juin 2021, s’ils n’ont pas pu être conduits en 2020.

De ce fait, l’application des sanctions légales en cas de non-respect des conditions est suspendue jusqu’à cette date de report, soit le 30 juin 2021.

Vigilance : l’abondement correctif au CPF n’est pas la seule sanction encourue. En effet, en cas de contentieux, un salarié pourrait vous réclamer des dommages et intérêts si vous ne lui avez pas proposé d’entretien. Il pourrait également évoquer la discrimination si d’autres salariés que lui en ont bénéficié.

En conclusion :

  • Organisez tous vos entretiens obligatoires, même si vous êtes hors délai pour démontrer votre bonne foi vis à vis des salariés, des partenaires sociaux, ou des services régionaux de contrôle.
  • Profitez de cette période pour clarifier le dispositif et communiquer en interne. Rappelez les finalités positives en argumentant sur les différents enjeux pour chaque acteur : les salariés, les managers, les partenaires sociaux et l’entreprise.

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