L’accord relatif à la mise en œuvre du télétravail dans la fonction publique

Dans le cadre du décret n° 2016-151 du 11 février 2016 (1) relatif aux conditions et aux modalités de mise en œuvre du télétravail dans la fonction publique et la magistrature, un accord a été signé à l’unanimité le 13 juillet 2021 entre la ministre de la Transformation et de la Fonction publiques, les neuf organisations syndicales des trois versants de la fonction publique et les représentants des employeurs territoriaux et hospitaliers. Cet accord vise à créer un socle commun aux trois versants de la fonction publique. Il constitue, ainsi, le cadre dans lequel devra s'inscrire le dialogue social à tous les niveaux.

L’accord relatif à la mise en œuvre du télétravail dans la fonction publique

L’un des enjeux de cette négociation est d’envisager la pratique du télétravail comme un mode d’organisation parmi d’autres dans le cadre de l’accomplissement des missions de service public. Pour ce faire, il définit la quotité maximale de télétravail à trois jours hebdomadaires pour un agent à temps plein. En outre, les employeurs publics s’engagent à entamer les négociations avant le 31 décembre 2021 en vue de la conclusion d’un accord relatif au télétravail qui déclinera l’accord-cadre.

La définition du télétravail dans la fonction publique

Le télétravail est défini par les dispositions de l’article 133 de la loi du 12 mars 2012 (2) et du décret du 11 février 2016, précité. Il repose sur des critères cumulatifs qui le distinguent des autres formes de travail à distance :

  • L’agent en télétravail a demandé et a obtenu l’autorisation d’exercer en télétravail une partie de son temps de travail qu’il aurait pu réaliser sur site ;
  • Sur un (ou plusieurs) lieux de télétravail ;
  • En alternant un temps minimal de présence sur site et un temps en télétravail ;
  • En utilisant les technologies de l’information et de la communication.

En revanche, ne constitue pas une forme de télétravail :

  • La situation d’un agent qui travaille dans un service où se pratique le travail en réseau ou en site distant. Cela ne constitue pas du télétravail, quand bien même l’agent a demandé à travailler dans ce service dans le cadre d’une mobilité.
  • Le « travail nomade », qui est pratiqué pour des activités qui s’exercent, par nature, en dehors des locaux de l’employeur (par exemple, les activités de contrôle).

En outre, le télétravail repose sur des principes suivants :

  • Le volontariat ;
  • L’alternance entre travail sur site et télétravail ;
  • L’usage des outils numériques ;
  • La réversibilité du télétravail.

Le sens et la place du télétravail dans la fonction publique

Les signataires de l’accord entendent poursuivre une réflexion collective sur le sens et la place du télétravail dans la fonction publique, désormais indispensable au regard de la nature des activités exercées et de la prise en compte de la diversité des organisations. Cette réflexion doit notamment permettre de prendre en compte les sujets suivants :

  • L’éligibilité au télétravail se détermine par les activités exercées et non par les postes occupés, ce qui nécessite une réflexion sur l’organisation du travail et sur la nature des missions exercées ;
  • Les modalités de mise en œuvre du télétravail peuvent varier selon les missions exercées et la diversité des employeurs. Il est tenu compte de l’environnement territorial et des spécificités d’organisation des collectifs de travail des administrations centrales, des services de l’État déconcentrés, établissements publics, hôpitaux ou collectivités territoriales ;
  • Toute nouvelle organisation de travail incluant du télétravail doit être mise en œuvre dans le cadre d’un dialogue social de proximité, incluant une réflexion approfondie sur l’organisation des temps, l’organisation du collectif de travail et les droits et obligations de chacun (employeur et agents) ;
  • L’articulation entre présentiel et télétravail constitue un point clé en fonction de la nature des activités exercées et de l’organisation des services ;
  • L’attention à la préservation des collectifs de travail revêt une importance particulière compte tenu des missions du service du public. L’enjeu de l’amélioration de la cohésion sociale interne en est ainsi renforcé. Le télétravail est une modalité de l’organisation au sein d’un collectif de travail : il est un outil facilitateur parmi d’autres à disposition des agents par les employeurs publics pour l’exercice de leur mission de service public à distance ;
  • Le télétravail doit s’intégrer dans les processus décisionnels et reposer sur certaines conditions matérielles de succès relevant de l’employeur (équipement en informatique notamment, accès à distance aux applications métier, réseaux, formation, …) ;
  • La mise en place et le suivi du télétravail doivent s’appuyer sur le dialogue professionnel et sur un dialogue social de proximité soutenu au sein des instances consultatives compétentes.
  • Le télétravailleur est soumis aux mêmes obligations générales et dispose des mêmes droits que l’agent qui exécute son travail dans les locaux de l’employeur : droit à la déconnexion, accès aux informations syndicales, participation aux élections professionnelles, accès à la formation, information et accès aux aides sociales pour bénéficier de conditions de travail et d’équipements adaptés. Il ou elle doit en outre bénéficier des mêmes entretiens professionnels avec sa hiérarchie, des mêmes mesures d’évaluation, de reconnaissance de son parcours professionnel etc. Le télétravail doit respecter l’égalité de traitement des agents en matière de promotion.

Dans cette perspective les signataires de l’accord fixent les conditions permettant le recours au télétravail au regard des enjeux suivants :

  • L’attractivité du secteur public : le télétravail peut contribuer à rendre le service public plus attractif, si ses conditions de mise en œuvre favorisent l’amélioration de qualité de vie et des conditions de travail et l’autonomie des agents, et préservent l’équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle ;
  • L’impact environnemental : le télétravail peut avoir un impact globalement positif sur l’environnement lorsqu’il permet de réduire les déplacements et n’engendre pas d’autres consommations énergétiques pouvant être supérieures (consommation énergétique des outils numériques, chauffage accru des lieux de télétravail, etc.). Ces questions sont largement documentées dans les rapports de l’Agence de l’environnement et de la maîtrise de l’énergie (Ademe) ;
  • L’impact territorial : le télétravail peut participer d’un meilleur équilibre entre les territoires en offrant des conditions d’accueil optimales au sein, par exemple, de tiers-lieux. Cette dimension territoriale doit inciter les employeurs publics à se coordonner afin de développer une approche mutualisée des besoins liés à la mise en œuvre du télétravail ;
  • L’impact éventuel du télétravail sur l’organisation et l’aménagement des locaux doit recueillir l’avis préalable des instances de dialogue social compétentes.

L’accès au télétravail

Il appartient à l’employeur de veiller au dialogue préalable et à la transparence des critères retenus pour différencier les activités éligibles au télétravail des activités non éligibles selon les critères définis précédemment. Aussi l’éligibilité des activités au télétravail doit-elle faire l’objet d’un dialogue social de proximité.

L’instruction des demandes doit être menée à un rythme régulier défini dans les accords locaux et en tout état de cause de manière infra-annuelle. Une réponse écrite doit être donnée à la demande de télétravail dans un délai d’un mois maximum à compter de la date de sa réception ou de la date limite de dépôt lorsqu’une campagne de recensement des demandes est organisée. Une autorisation d’exercice des fonctions en télétravail doit être remise dans les conditions fixées par l’article 8 du décret du 11 février 2016, précité. Les demandes doivent être instruites à tout moment s’agissant des situations particulières (voir ci-dessous).

Le refus opposé à une demande d’autorisation de télétravail (initiale ou de renouvellement) doit être motivé et précédé d’un entretien. En cas de rejet de sa demande initiale ou de renouvellement de télétravail, l’agent peut saisir la commission administrative paritaire (CAP) ou la commission consultative paritaire (CCP) compétente.

Le développement des tiers-lieux

La notion de tiers-lieu englobe tous les espaces partagés de télétravail, notamment publics, qui se distinguent du domicile de l’agent et des lieux à usage privé depuis lesquels il est autorisé à sa demande à télétravailler. Ces locaux doivent être conformes aux règles applicables en santé et sécurité au travail.

Cette modalité peut être mise en œuvre notamment par une mutualisation de locaux publics ou associatifs de différentes administrations, afin d’offrir aux agents une alternative au travail à leur domicile, de leur permettre de maintenir un lien social et de participer à la dynamisation de certains territoires.

Cette option est particulièrement intéressante pour les agents dont le domicile n’offre pas des conditions optimales de télétravail mais qui souhaiteraient néanmoins pouvoir bénéficier de cette organisation du travail.

Les signataires de l’accord national renvoient à la négociation locale le développement potentiel des tiers-lieux en tant qu’ils sont tant le corollaire que la condition de la mise en place de cette organisation spécifique du travail.

Télétravail, conditions de travail, santé et sécurité au travail

Si le télétravail présente des avantages en termes de bien-être, cette modalité d’organisation du travail, présente aussi des risques professionnels et des points de vigilance en ce qui concerne les conditions matérielles de travail, d’ergonomie, de temps et de charge de travail, … Ces facteurs peuvent être sources de risques psychosociaux et physiques. Un encadrement insuffisant du télétravail peut aussi provoquer des ressentis d’isolement professionnel.

Ainsi, dans le cadre du télétravail, il apparaît opportun de renforcer le soutien organisationnel pour favoriser la qualité des relations, de l’accompagnement de l’encadrement et des conditions de travail au domicile qui sont autant de facteurs qui permettent de prévenir les risques psychosociaux. L’employeur est donc invité à prendre en compte l’ensemble de ces éléments dans l’organisation des modalités et du collectif de travail et à adopter des mesures de prévention, en s’inspirant le cas échéant des recommandations de I’Anact (Agence nationale pour l’amélioration des conditions de travail).

Quelle que soit l’organisation de travail, l’employeur a les mêmes obligations en matière de prévention des risques professionnels à l’égard de tous les agents et est tenu de prendre les mesures nécessaires et réglementaires pour assurer leur sécurité et protéger leur santé physique et mentale. À ce titre il évalue les risques professionnels de l’ensemble des services dont il a la charge et intègre dans le document unique d’évaluation des risques professionnels (Duerp) comme dans le plan d’action de prévention des risques les risques spécifiques liés au télétravail en concertation avec les instances de dialogue social compétentes en matière de santé et sécurité au travail.

En outre, une attention particulière doit être portée aux risques de troubles musculosquelettiques, de fatigue oculaire accrue du fait de l’utilisation d’ordinateurs portables.

Les accidents de service dans le cadre du télétravail

L’agent en télétravail bénéficie de la même couverture des risques que les autres agents de son service d’appartenance, s’agissant des accidents de service.

Les accidents survenus en situation de télétravail relèvent des accidents de service sous réserve qu’ils aient eu lieu pendant les heures de télétravail et dans le cadre des fonctions exercées par l’agent en télétravail.

Les accidents de trajet peuvent être reconnus dans les situations suivantes pour les agents en télétravail :

  • Trajet entre le domicile et le lieu de télétravail, lorsque ce dernier est différent du domicile (tiers­lieu), y compris lors des détours du trajet pour les nécessités de la vie courante (dépose et reprise des enfants, etc.) ;
  • Trajet entre le lieu de télétravail et le service, en cas de retour exceptionnel temporaire de l’agent sur son service d’affectation un jour de télétravail ;
  • Trajet entre le lieu de télétravail et le lieu de restauration habituel, au cours de la journée de travail.

Le temps de travail, la charge de travail

Le temps de travail des agents publics est encadré par plusieurs principes à valeur normative :

La durée et la charge du travail des agents publics restent identiques qu’ils soient sur site ou en télétravail ;

  • Les dispositions relatives notamment à la durée maximale quotidienne, aux durées maximales hebdomadaires, au temps de repos, au temps de pause et à la comptabilisation du temps de travail s’appliquent au télétravail ainsi que celles relatives au forfait jours ;
  • Dans le respect des règles précitées et dans le cadre de l’autorisation de télétravail, l’employeur fixe, en concertation avec l’agent, les plages horaires durant lesquelles il peut le contacter, en cohérence avec les horaires de travail en vigueur dans le service. En cas d’horaires variables pendant la période télétravaillée, les plages horaires d’appel sont définies dans l’autorisation de télétravail ;
  • Les informations relatives aux modalités de contrôle et de comptabilisation du temps de travail et aux droits et obligations en matière de temps de travail sont annexées à l’autorisation de télétravail ;

Enfin, les signataires de l’accord recommandent la mise en œuvre d’une phase d’expérimentation associant l’ensemble du collectif de travail, suivie d’un bilan présenté devant les instances représentatives.

Le droit à la déconnexion

Le télétravail, en ce qu’il s’appuie davantage sur l’usage des outils numériques, nécessite de définir et de garantir l’effectivité du droit à la déconnexion.

Les signataires de l’accord consacrent ce droit à la déconnexion, qui doit faire l’objet d’un accord à tous les niveaux pertinents pour garantir son effectivité. C’est le droit pour tout agent de ne pas être connecté à un outil numérique professionnel en dehors de son temps de travail. Le droit à la déconnexion a pour objectif le respect des temps de repos et de congé ainsi que la vie personnelle de l’agent. Les modalités du droit à la déconnexion doivent être négociées dans le cadre du dialogue social de proximité.

Un plan d’actions pourra, ainsi, être adopté dans le cadre du dialogue social de proximité, afin de fixer par exemple :

  • Les modalités (contenu, durée, publics cibles) de la formation au bon usage des outils numériques ;
  • Les modalités pratiques de déconnexion des outils numériques ;
  • Les modalités d’ajustements de l’organisation pour adapter la charge de travail au temps de travail des agents ;
  • Les modalités visant à assurer une complète information des agents du dispositif mis en œuvre ;
  • Et, enfin, les modalités de suivi.

Lors de l’entretien d’évaluation annuel, le N+1 devra conduire un échange spécifique avec l’agent en télétravail sur les conditions de son activité et sa charge de travail.

L’impact du télétravail sur le collectif de travail et le télétravail comme levier de l’amélioration des pratiques managériales

En premier lieu, la mise en œuvre du télétravail doit être prise en compte dans le fonctionnement du collectif de travail. Ainsi, la mise en place du télétravail, envisagée dans une approche organisationnelle, collective et « métier », permet de prendre en compte les impacts sur l’évolution des méthodes de travail et préparer la communication à destination du collectif sur ces impacts.

Il appartiendra aux encadrants d’organiser régulièrement des échanges sur les modalités de mise en œuvre du travail sur site, du télétravail ainsi que sur les interactions rencontrées. Des espaces de discussion sur le travail peuvent aussi être organisés afin d’échanger sur le travail réel, son contenu et son organisation. Une formation à la conduite de ces espaces de dialogue devra leur être proposée.

En outre, le télétravail modifie l’exercice de la fonction managériale sur différents aspects, qui relèvent du domaine de l’organisation du travail. Ainsi, l’encadrant est un des garants du maintien du lien social entre l’agent en télétravail et son service de rattachement.

La formation et l’accompagnement professionnel de l’ensemble du collectif de travail

En premier lieu, la formation à l’impact du télétravail des encadrants et des agents télétravailleurs et non télétravailleurs doit être garantie.

Les agents publics exerçant leurs activités en télétravail ont le même accès à la formation et aux possibilités de déroulement de carrière que s’ils n’étaient pas en télétravail.

Les agents publics en télétravail de manière régulière doivent bénéficier d’une formation spécifique sur l’environnement bureautique et informatique (utilisation des logiciels métiers, connexion à distance, etc.) ainsi que d’un accompagnement à la conduite des relations professionnelles et leurs modalités d’exercice en télétravail.

La mise en place de dispositifs d’accompagnement des collectifs de travail est donc encouragée, par les signataires de l’accord.

Par ailleurs, la désignation d’un référent dédié peut contribuer au succès pour le déploiement du télétravail. Son rôle sera d’apporter des réponses aux questions juridiques et pratiques des encadrants, et des agents et un conseil sur les modalités de mise en œuvre des nouvelles organisations de travail.

Un ou plusieurs référents télétravail pourront être mobilisés en fonction de la taille de l’administration et de son organisation géographique.

Le référent sera, ainsi, le destinataire régulier des informations portant sur l’évolution des pratiques en matière de télétravail, ainsi que, dans une logique de mutualisation, des outils d’accompagnement élaborés par les différents acteurs (modèles de convention ou de charte, référentiels, FAQ, …) en vue d’en assurer la diffusion.

Il pourra, également être en charge, en lien avec les directions du numérique du pilotage et de la mise en œuvre de la politique de formation, de la même manière qu’un référent métier.

Le référent télétravail pourra également accompagner les agents et les encadrants après la mise en œuvre du télétravail.

Le référent sera compétent pour intervenir aussi bien en amont qu’en aval du déploiement du télétravail.

Il devra disposer d’une lettre de mission présentant son rôle et son périmètre d’action.

Le mode de désignation, son rôle et ses moyens seront définis dans le cadre du dialogue social de proximité.

L’impact du télétravail sur l’égalité professionnelle

Dans le cadre de la politique mise en œuvre en application de l’accord relatif à l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes dans la fonction publique du 30 novembre 2018, il conviendra de s’assurer que toutes et tous ont accès à un télétravail de qualité.

En outre, l’analyse précise des activités éligibles au télétravail devra permettre d’ouvrir leur accès pour certaines fonctions jusque-là a priori non éligibles. L’accord précise qu’une vigilance particulière devra être apportée quant à l’inclusion numérique, pour tous les agents et notamment pour les primo télétravailleurs, récemment dotés d’équipements numériques mobiles.

Les coûts/frais engagés par les agents en télétravail

Concernant la mise en œuvre de l’indemnisation, celle-ci sera plafonnée à 2,50 € par jour de télétravail, soit un montant annuel de 220 €, pour les fonctions publiques de l’État et hospitalier (versé par trimestre). En revanche, s’agissant de la fonction publique territoriale, la mise en œuvre de l’indemnisation devra s’inscrire « dans le cadre du principe de libre administration des collectivités territoriales ».

Un décret et un arrêté seront pris en application des dispositions du présent accord pour application de ces dispositions au 1er septembre 2021.

La prise en compte des agents en situations particulières

Pour les agents en situation particulière, le télétravail ne se substitue pas aux dispositifs de droit commun (congé maladie, congé maternité et congé proche aidant), les signataires du présent accord rappelant leur attachement aux dispositifs statutaires.

S’agissant des femmes enceintes, l’article 4 du décret du 11 février 2016, précité, prévoit déjà qu’il peut être dérogé à la règle des trois jours de télétravail maximum, à la demande des agentes. Les signataires de l’accord conviennent que l’autorisation pourra être donnée sans avis préalable du médecin du travail.

S’agissant des proches aidants au sens de l’article L. 3142-16 du code du travail, les signataires reconnaissent que le télétravail peut constituer une mesure de prévention primaire, qu’il est de nature à favoriser le maintien en emploi et qu’il permet également à l’employeur de garantir plus facilement la continuité du service public dont il a la charge. C’est pourquoi, à la demande de l’agent concerné et sous réserve que ses activités soient éligibles au télétravail, l’employeur pourra autoriser un proche aidant à bénéficier du télétravail au-delà des trois jours hebdomadaires fixés par le décret du 11 février 2016, précité. Cette autorisation a une durée de trois mois, renouvelable.

Ces deux évolutions supposent une modification du décret n° 2016-151 du 11 février 2016 qui sera présentée au CCFP (Conseil commun de la fonction publique) avant la fin de l’année 2021.

Par ailleurs, les apprentis et les stagiaires ne sont pas exclus a priori du télétravail et doivent être particulièrement accompagnés lorsque leur mission s’exerce en partie dans ce cadre. Leur accès au télétravail doit être organisé dans le cadre d’un accord local relatif au télétravail et les modalités doivent être précisées dans le contrat d’apprentissage.

La sécurisation, la protection et la gestion des données personnelles et professionnelles

Il incombe à l’employeur de prendre, dans le respect du RGPD (règlement général sur la protection des données) et des prescriptions de la Cnil (Commission nationale de l’informatique et des libertés) les mesures nécessaires pour assurer la protection des données personnelles de l’agent en télétravail et de celles traitées par celui-ci à des fins professionnelles. L’employeur doit, en outre, informer l’agent en télétravail des règles mises en place pour assurer la protection de ces données et leur confidentialité.

L’employeur public conserve, au même titre que lorsque le travail est effectué sur site, le pouvoir d’encadrer et de contrôler l’exécution des tâches confiées à son agent. Néanmoins, les dispositifs de contrôle mis en œuvre doivent être strictement proportionnés à l’objectif poursuivi, être justifiés par la nature des missions et ne pas porter une atteinte excessive au respect des droits et libertés des agents, particulièrement le droit au respect de leur vie privée. La mise en place de ces dispositifs nécessite une consultation préalable des instances compétentes et une information préalable précise des agents concernés sur les modalités de contrôle qui sont utilisées. Ces éventuels dispositifs doivent être portés au registre des traitements.

L’impact du télétravail sur le dialogue social et l’exercice du droit syndical

Les agents ont les mêmes droits en matière syndicale qu’ils exercent leurs fonctions en télétravail ou au sein des locaux où ils sont affectés.

Pour assurer l’effectivité de ces droits, il incombe à l’employeur de s’assurer que les représentants des personnels, lorsqu’ils sont en télétravail, ont accès aux mêmes moyens de communication que s’ils étaient sur site (accès aux adresses électroniques professionnelles des personnels, par exemple).

Il lui revient, également, de mettre à disposition des outils d’audioconférence ou de visioconférence permettant l’organisation des heures mensuelles d’information à distance dont l’accès est réservé aux membres du personnel appartenant au service au sein duquel la réunion est organisée.

S’agissant des heures mensuelles d’information décidées par les organisations syndicales représentatives, une concertation sera ouverte pour permettre de définir les conditions dans lesquelles ces organisations pourront mettre en œuvre leur droit à tenir, le cas échéant, ces réunions à distance grâce à une évolution du cadre réglementaire.

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Le télétravail en cas de circonstances exceptionnelles

Le cadre réglementaire fonde le recours au télétravail sur une demande volontaire de l’agent et l’accord de sa hiérarchie.

Les signataires de l’accord conviennent qu’il est nécessaire de sécuriser et mieux encadrer le recours au télétravail contraint en cas de circonstances exceptionnelles. Il s’agit d’une organisation différente du travail rendue nécessaire en cas de circonstances exceptionnelles durables, notamment en cas de pandémie ou de catastrophe naturelle, qui peuvent conduire les employeurs à imposer le télétravail pour permettre de concilier la protection des agents et la continuité du service public.

Ce régime spécifique doit s’accompagner d’un dialogue social soutenu.

Ces modalités exceptionnelles doivent également être intégrées aux plans de continuité d’activité (PCA), là aussi dans le cadre du dialogue social de proximité.

Les dispositions en matière d’indemnisation s’appliquent en cas de recours au télétravail imposé en période de crise.

Ouverture de négociations par les employeurs publics

Les employeurs publics de proximité des trois versants de la fonction publique s’engagent, s’ils ne l’ont pas déjà fait, à conduire des négociations avant le 31 décembre 2021 en vue de la conclusion d’un accord relatif au télétravail qui déclinera le présent accord.

Les parties pourront conserver les accords existants conformes au présent accord, les compléter si nécessaire par avenant ou les renégocier sur ces bases.

Pour ce faire, l’ordonnance n° 2021-174 du 17 février 2021, relative à la négociation et aux accords collectifs dans la fonction publique et son décret d’application n° 2021-904 du 7 juillet 2021 devront servir de base à la négociation.

Ces deux textes entendent promouvoir un dialogue social de qualité et de proximité en donnant les moyens aux acteurs de terrain de trouver les solutions collectives les plus adaptées aux enjeux des territoires et des services publics. Ainsi, le décret du 7 juillet 2021, précité, définit les modalités de négociation des accords, notamment s’agissant de la demande à l’initiative des organisations syndicales d’ouvrir une négociation ou des modalités d’organisation des réunions à distance. Il identifie également les mentions obligatoires que les accords doivent comporter, précise les conditions de publication des accords, ainsi que les conditions dans lesquelles les accords peuvent être révisés, suspendus et dénoncés (voir : https://www.gereso.com/actualites/2021/07/13/mise-oeuvre-dialogue-social-fonction-publique/).

Les évolutions réglementaires induites par le présent accord seront prises dans le délai de 6 mois suivant sa signature (soit au plus tard le 13 janvier 2022).


Références

  1. Modifié par le décret n° 2020-524 du 5 mai 2020 modifiant le décret n° 2016-151 du 11 février 2016 relatif aux conditions et modalités de mise en œuvre du télétravail dans la fonction publique et la magistrature ;
  2. Loi n° 2012-347 du 12 mars 2012 relative à l’accès à l’emploi titulaire et à l’amélioration des conditions d’emploi des agents contractuels dans la fonction publique, à la lutte contre les discriminations et portant diverses dispositions relatives à la fonction publique, dite « Loi Sauvadet ».

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