7 conseils d’ICARE pour rater à coup sûr une réunion à distance !

Selon l’IFOP, un Cadre participait en moyenne à 3,5 réunions par semaine en 2018. En 2021, son nombre moyen de réunions hebdomadaires a bondi à 5,3. En synthèse nous organisons une fois et demie plus de réunions qu’il y a 3 ans. Le développement des Visioconférences, qui représentent 56% des réunions réalisées en 2021, expliquerait pour une grande part cette évolution : plus faciles à organiser, moins sujettes aux discussions sans fin, répondant aux objectifs de décarbonation et étant très adaptées à une organisation hybride du travail, cette façon de se réunir s’impose de plus en plus comme la référence du mode collaboratif.

Alors pour être certain(e) de rater l’organisation et la conduite de ces réunions à distance :

1. Invitez un maximum de monde : oui, pour quelles raisons devriez-vous vous priver ? Chacun de vos Collègues, même s’il n’est pas indispensable au traitement du sujet, se trouve à seulement un clic de votre réunion… et un public conséquent compensera certainement son manque d’interactivité !
2. Cibler le créneau du déjeuner : si vous souhaitez que le maximum d’invités soient disponibles, sélectionnez des horaires de réunions lors desquels vous êtes certains qu’ils ne sont pas déjà en réunion, voire au travail ; après analyse le meilleur créneau semble être celui du déjeuner !  
3. Limitez les échanges : discuter ou débattre en Visioconférence est vraiment difficile, voire impossible tellement le brouhaha s’installe rapidement ; contentez-vous donc de présentations « descendantes » et d’exposés persuasifs qui n’appellent ni participation ni travail collaboratif… et pour être tranquille, cadrez votre réunion en ce sens dès son lancement !
4. Renoncez à l’Icebreaker : étant donné que votre réunion sera un long monologue, il est absurde de vouloir accueillir et inclure vos participants ; c’est même une perte de temps ! Allez donc droit au but et faites passer votre message… plutôt que de tergiverser sur le fait que tout le monde se connaisse ou se sente à l’aise pour démarrer la réunion.
5. Bannissez les supports technologiques : dans la même logique d’efficacité, ne prévoyez aucune solution digitale qui transformerait votre réunion en workshop ; exit donc le chat, les systèmes compliqués d’annotation de documents, de post ‘It dématérialisés ou de sondages « QR codés », … ce ne sont que des gadgets pour geeks ; quelques slides que vous déroulerez à l’envi sont grandement suffisants pour animer une Visio agile et frugale !
6. Imposez l’écran noir : d’ailleurs même une caméra est superflue pour vos invités puisqu’il n’est pas question de les faire participer, encore moins de les surprendre dans leur intimité ou de les perturber dans leurs activités simultanées !
7. Encouragez le multitasking : oui, pour augmenter leur efficacité, incitez vos participants à suivre votre réunion tout en assurant d’autres tâches pendant son déroulement : traitement de leurs E-mail, rédaction du compte-rendu de la réunion précédente, planification de la réunion suivante… au niveau professionnel, mais aussi, s’ils sont en télétravail, cuisine, repas, ménage, … dans un registre plus personnel !

Après ces quelques clés pour rater à coup sûr vos réunions à distance, notamment grâce à des animations très « descendantes », ICARE vous donne rendez-vous le mois prochain pour vous proposer ses meilleures pratiques pour rater à coup sûr une présentation devant un public.

Au plaisir de vous retrouver le mois prochain, nous vous souhaitons une excellente année 2023 et espérons qu’elle sera pleine de ratés en tous genres.

Équipe Icare

Icare est un Institut dont les activités de formation, d’accompagnement et de conseil sont centrées sur les thèmes de la communication, de la prise de parole en public, de la gestion des relations, du management et de la transmission des compétences. Ses prestations s’adressent à tous les collaborateurs et tous les managers souhaitant améliorer de façon concrète leurs postures, leurs comportements et leurs pratiques du quotidien. Son expertise s’appuie sur des intervenants tous coaches certifiés et sur des méthodes pédagogiques très participatives basées notamment sur le principe d’induction (partir de la réalité des participants pour les accompagner vers les bonnes pratiques) et de très nombreux tests, réflexions, exercices et mises en situation. Animée depuis près de 30 ans par une logique d’amélioration continue l’organisation adhère à la Fédération de la Formation Professionnelle, est inscrite au Datadock et est certifiée Qualiopi dans la catégorie des actions de formation.

 Voir ses articles