Partager la publication "Indicateurs et tableaux de bord RH : comment piloter efficacement les ressources humaines dans le secteur public ?"
Face à cette réalité financière, les établissements publics doivent se doter d’outils de pilotage fiables et opérationnels.
Les tableaux de bord RH se positionnent comme des instruments privilégiés permettant aux directions des ressources humaines d’anticiper les évolutions démographiques, de mesurer la performance des politiques RH et d’accompagner la prise de décision stratégique, bien au-delà du simple reporting administratif. Ils constituent un levier de modernisation de la gestion publique, conciliant maîtrise budgétaire et qualité du service public.
1. Les enjeux du pilotage RH dans le secteur public
L’évolution de la fonction publique impose un renouvellement de la gestion des ressources humaines et une politique RH structurée pour l’ensemble des partenaires.
Le pilotage s’organise autour de quatre axes stratégiques :
- le projet de l’établissement sous-tendu par les orientations politiques et le projet social ;
- la maîtrise du levier budgétaire et financier avec une vigilance particulière sur la masse salariale ;
- l’organisation et le management de l’institution ;
- le dialogue social.
Selon la DGCL, dans les EHPAD publics, l’ouverture d’une unité Alzheimer de 14 lits nécessite 8 ETP supplémentaires, soit 320 000 euros annuels. Dans les communautés d’agglomération de plus de 50 000 habitants, une dérive du GVT de 2 à 3 % représente 400 000 à 500 000 euros de surcoût selon l’OFGL.
Le renouvellement de la gestion humaine nécessite des outils adaptés permettant le suivi partagé de la dépense, des effectifs, de la performance des services RH et des objectifs stratégiques.
L’articulation SIRH et pilotage budgétaire constitue un élément essentiel, avec le suivi des différentes notions d’effectifs : ETPE (Équivalent Temps Plein Emploi, postes autorisés), ETPR (Équivalent Temps Plein Rémunéré, postes pourvus), ETPT (Équivalent Temps Plein Travaillé, agents présents), ETPTR (Équivalent Temps Plein Travaillé Rémunéré, incluant remplacements). L’écart entre ces notions, généralement de 5 à 8 %, constitue un coussin budgétaire permettant d’absorber les mesures ministérielles non financées.
2. Caractéristiques d’un tableau de bord RH efficace
Plusieurs caractéristiques fondamentales garantissent l’opérationnalité et la pertinence stratégique d’un tableau de bord RH.
Il constitue d’abord un instrument d’information, de pilotage et d’action à destination des décideurs. Sa finalité première est de prévoir et d’alerter pour nourrir la décision. Selon l’ANAP, un tableau de bord optimal pour un établissement hospitalier de 1 000 à 1 500 agents doit comporter 20 à 30 indicateurs clés sur 6 à 10 pages, contre des pratiques antérieures atteignant 150 indicateurs sur 40 à 50 pages.
La qualité et l’objectivité de la mesure constituent le deuxième pilier. Les objectifs doivent s’aligner sur l’orientation de la politique RH et le projet d’établissement. Pour les CCAS de moins de 100 agents ciblant la QVT, l’ANACT recommande des indicateurs comme le taux d’absentéisme (fourchette FPT : 6-10 %), le nombre de jours de formation par agent (objectif : 3-5 jours), le taux de réalisation des entretiens annuels (>90 %), le délai de traitement des congés (<5 jours), le taux de turn-over (5-10 %).
La pertinence des indicateurs et leur clarté sont essentielles. L’absence d’harmonisation des méthodes de calcul constitue un frein majeur. Le taux d’absentéisme peut générer des écarts de 2 à 3 points selon la méthode retenue.
- Élus/direction générale : 2-3 pages, 8 à 10 indicateurs,
- COMEX : 5-8 pages, 20-30 indicateurs,
- Gestionnaires : format dynamique, 100-200 données.
3. Méthodologie de conception des tableaux de suivi RH
La construction du tableau de bord RH se déroule en plusieurs étapes.
La première étape établit une cartographie des emplois et effectifs à partir de la connaissance des dépenses et de leur évolution.
Étude de cas (ville 20 000-30 000 habitants, 2022-2023) : masse salariale 18,2 M€ (+3,8 %), 412 postes autorisés, 387 agents en poste, 38 % de plus de 50 ans, 62 départs prévus d’ici 2028.
Services critiques : Techniques (âge moyen 53 ans), Espaces Verts (54 ans), Entretien (52 ans), concentrant 45 départs prévisibles.
La deuxième étape concerne la maîtrise de l’outil SIRH. La connaissance des capacités d’extraction et de production des données permet de valoriser les indicateurs pertinents.
La troisième étape définit les indicateurs clés. Ils doivent être fiables, mesurables, compréhensibles et actionnables. Même étude de cas, 18 indicateurs sélectionnés : effectifs (ETPE 412 vs ETPT 387, écart 6,1 %), absentéisme (9,2 % dont maladie 4,8 %), masse salariale (18,2 M€, coût moyen 47 034 €/agent), recrutement (28 postes, délai 87 jours), formation (2,4 jours/agent).
La quatrième étape établit des tableaux de suivi permettant de suivre les dépenses et la consommation en effectifs et masse salariale.
La cinquième étape synthétise les tableaux de suivi pour aboutir à un tableau de bord de pilotage consolidé. Résultats après 12 mois (même établissement, 2023-2024) : délai de recrutement réduit de 87 à 42 jours (-52 %), anticipation de 100 % des départs (vs 60 %), exécution budgétaire à 99,2 %, satisfaction managers 7,8/10 (vs 5,2/10).
4. Typologie des indicateurs RH pertinents
Plusieurs familles d’indicateurs répondent à des objectifs de pilotage différents.
Les indicateurs démographiques : effectifs, âge moyen, ancienneté, salaire moyen, ratio femmes/hommes, diversité, taux de rotation, taux de rétention, taux d’encadrement.
Les indicateurs de temps de travail et d’absentéisme constituent une famille cruciale. Le taux d’absentéisme révèle la santé organisationnelle. Selon la DGAFP (Rapport 2023, données FPT 2022) : taux global 7-12 % (moyenne 9,3 %), maladie ordinaire 4,2 %, longue maladie 3,1 %. Dans les SDIS (Services Départementaux d’Incendie et de Secours) de taille moyenne, selon le rapport de la DGSCGC 2022, un taux de 11,8 % génère environ 420 000 € de remplacement annuel. Le facteur de Bradford met en relation fréquence et durée d’absence (Guide ANACT 2021 : 2-3 % de l’effectif peuvent concentrer 30-40 % des absences répétées).
Les indicateurs de recrutement mesurent l’efficacité des processus : coût par embauche, délai, indice de qualité.
Baromètre DGAFP 2022 : délai 60-120 jours selon catégorie, coût 2 500-4 500 €, taux de réussite période d’essai 88-95 %.
Les indicateurs de masse salariale : évolution de la rémunération, GVT, schéma d’emploi, coût des mesures ministérielles et discrétionnaires.
Les indicateurs de performance du service RH : ratio RH par agent, satisfaction, délais de traitement.
5. De l’exploitation des données à la prise de décision
La valeur du tableau de bord repose sur sa capacité à éclairer la décision. L’analyse comparée sur plusieurs périodes permet d’anticiper les mouvements prévisibles : départs à la retraite, recrutements, ajustements de carrières.
Cas concret (commune 10 000-15 000 habitants, service Voirie, 2023-2025) : 42 agents, âge moyen 54,8 ans, 12 départs projetés 2025-2027 (28,6 %), absentéisme 13,2 %.
Plan d’action : 3 apprentis, 2 postes créés (+70 k€), externalisation tonte (45 k€/an), formation permis PL (12 k€), matériel ergonomique (28 k€). Résultats après 18 mois : absentéisme 10,1 % (-3,1 points), anticipation de 100 % des départs.
Les indicateurs d’alerte permettent de repérer précocement les situations à risque.
Exemple CCAS 80-90 agents (budget 3,5-4 M€, 2023) : détection en juin d’un écart de +150 k€ (+7,9 %), projection de 300 k€ de surcoût.
Actions correctives : gel temporaire des recrutements (-82 k€), 2 CDD de 6 mois, décision modificative.
Résultat : économie de 180 k€, surcoût final +3,2 %.
Une analyse pertinente repose sur la fiabilité des données, contrôlées à intervalles réguliers entre les différents points de la chaîne d’information. L’adaptation aux différents publics maximisera l’utilité : des gouvernants en quête de synthèses stratégiques et des chefs de services, sollicités pour des informations opérationnelles.
6. Les facteurs clés de succès
La réussite de l’implémentation nécessite plusieurs dimensions.
L’appropriation d’une culture du chiffre constitue une condition nécessaire. La formation des équipes (2-3 jours pour 10-15 gestionnaires, coût 8 000-10 000 €) permet d’atteindre l’autonomie en 6 mois. Les investissements dans des outils BI à 40 000-50 000 € sans formation aboutissent fréquemment à l’abandon après 12-24 mois.
La gouvernance structure la démarche : pilote, groupe de travail, calendrier réaliste.
Le couplage entre outils techniques et besoins opérationnels conditionne l’usage effectif. La qualité du paramétrage détermine la fiabilité des extractions.
L’automatisation des extractions réduit le temps de production de 2 jours à 2 heures, libérant 15-20 jours/an selon la DGAFP.
La communication sur les résultats valorise l’effort et promeut l’amélioration continue.
Votre formation sur ce thème
TABLEAUX DE BORD RH DANS LA FONCTION PUBLIQUE
2 jours – En présentiel ou à distance
- Suivre l’activité et la performance du service RH au travers d’informations fiables et pertinentes.
- Diffuser une « culture du chiffre » en adéquation avec les attentes de la personne publique et favorisant la prise de décision.
- Utiliser des outils pratiques pour élaborer des tableaux de bord personnalisés et adaptés aux missions de la DRH.
- Sélectionner les indicateurs pertinents pour conduire une analyse efficace des tableaux de bord et mieux piloter la gestion du personnel.
Conclusion
Les indicateurs et tableaux de bord RH traduisent l’évolution de la fonction RH du secteur public d’une logique administrative vers une aide à la décision stratégique.
Dans un contexte de contrainte budgétaire, les tableaux de bord permettent des choix éclairés en objectivant les décisions.
La construction raisonnée des tableaux, s’appuyant sur les données RH, le choix d’indicateurs pertinents et l’exploitation du SIRH, contribue à leur efficacité.
Le partage des indicateurs avec les instances représentatives réduit les contestations selon l’ANACT et contribue à une gestion plus professionnelle et anticipative.
