L’intention initiale est louable : collaborer est indispensable pour favoriser les échanges, la transparence et la cohésion d’équipe. Sur le papier, c’est une formule qui fonctionne. Toutefois, lorsqu’elle devient excessive, cette collaboration si chère aux entreprises peut devenir un frein majeur à la productivité et à l’épanouissement des salariés. On assiste alors à un phénomène de « surcharge collaborative ».
Dans cet article, après avoir étudié la surcharge collaborative et ses causes, nous verrons comment réinventer les façons de travailler ensemble.
Comprendre la surcharge collaborative en entreprise
L’illusion de la productivité
La surcharge collaborative naît de cette idée de la productivité selon laquelle plus on est actif, plus on est efficace. En effet, passer sa journée à envoyer des e-mails, à enchaîner les réunions ou à répondre aux messages dans la minute donne l’impression d’être occupé… Et, par extension, d’être performant. D’après une étude de l’Observatoire de l’Infobésité et de la Collaboration Numérique (OICN) datant de 2024, 51 % des emails obtiennent une réponse en moins d’une heure, signe d’hyper-réactivité.
En réalité, cette productivité est illusoire. Au lieu de se concentrer sur son travail de fond, qui peut nécessiter une concentration approfondie, on jongle avec de petites tâches qui nous coupent. Et c’est paradoxal, car ce temps passé à échanger avec les autres n’est pas du temps de création. La productivité globale de l’entreprise s’en voit diminuée et la surcharge collaborative est à son paroxysme.
Les conséquences sur l’efficacité individuelle et collective
Bien plus qu’une simple accumulation de messages, la surcharge collaborative engendre des conséquences profondes sur la performance. Au niveau individuel, déjà, car elle entraîne une fragmentation de l’attention. Le cerveau, constamment sollicité, n’arrive plus à se concentrer sur des tâches complexes qui nécessitent une réflexion maximale. Cette dispersion rend le « deep work » (ou le travail qui nécessite une concentration optimale pour avancer) bien plus compliqué. Conséquences ? Une baisse de la qualité des livrables et une augmentation des erreurs.
Collectivement, elle freine la dynamique. Les réunions trop fréquentes et les allers-retours incessants ralentissent la prise de décision et génèrent un sentiment d’inefficacité. Au lieu de renforcer la coopération, la surcharge collaborative la fragilise sur le long terme.
Un impact direct sur le bien-être au travail
La surcharge collaborative pèse également sur le bien-être des employés. L’incessant flux de demandes, e-mails et autres réunions crée un environnement professionnel étouffant, où la pression est constante et la déconnexion quasi impossible. Le travail ne se limite plus aux heures de bureau : toujours selon l’OICN, 31 % des salariés envoient des emails après 20h plus de 50 soirs par an.
Cette impression d’urgence permanente peut générer une fatigue mentale, un stress chronique, un FOMO (« Fear Of Missing Out », ou l’anxiété de manquer une information importante)… Jusqu’à l’épuisement professionnel. Et lorsque les collaborateurs n’ont plus la possibilité de travailler sereinement, leur motivation et leur engagement s’en trouvent réduits : ils peuvent subir un désintérêt progressif pour leurs missions et même un désengagement vis-à-vis de l’entreprise.
Les causes profondes de la surcharge collaborative
La culture de la disponibilité permanente
Cette surcharge collaborative qui gangrène le monde professionnel est alimentée par une cause culturelle profonde : la culture de la disponibilité permanente. Cela va d’ailleurs de pair avec l’illusion de la productivité vue précédemment. Si les salariés peuvent se permettre d’être joignables constamment, c’est parce que leur entreprise autorise cette pratique, voire l’encourage. Résultat : les frontières entre vie professionnelle et vie personnelle s’effacent, et les horaires de travail traditionnels semblent avoir disparu.
C’est encore plus le cas depuis l’ère du COVID et du télétravail. Les relations professionnelles se font de plus en plus à distance : au premier semestre 2024, 22 % des salariés du secteur privé font du télétravail au moins une fois par mois. Ce chiffre n’était que de 4 % en 2019, avant la crise sanitaire (source : INSEE). Le cliché selon lequel travailler de chez soi reviendrait à travailler moins incite de nombreux salariés à surcompenser en restant ultra-disponibles, notamment à l’aide des nombreuses technologies à disposition.
La technologie comme facteur d’accélération
Messageries instantanées, plateformes collaboratives, plateformes de gestion de projets… Depuis de nombreuses années, les outils numériques se sont multipliés dans les entreprises. Cette abondance contribue largement à intensifier la surcharge collaborative : chaque canal devient une nouvelle porte d’entrée pour les sollicitations, de quoi rendre plus difficile encore la gestion des priorités.
Ainsi, les collaborateurs doivent composer avec une avalanche de demandes et de notifications. Cependant, la technologie n’est pas le problème en soi, mais l’usage excessif et non régulé qui en est fait. Comme il est devenu extrêmement facile de mettre quelqu’un en copie, de le taguer ou de l’ajouter à une réunion, ces actions se font aujourd’hui sans se demander si elles sont vraiment nécessaires. Ce manque de discernement alourdit considérablement la charge mentale et le volume de travail.
Le manque de clarté dans l’organisation du travail
Il est crucial de définir clairement les rôles, les responsabilités et les processus de décision de l’entreprise. Le risque ? Un véritable flou, qui incite les salariés à inclure un maximum de personnes dans leurs communications, juste « au cas où ». Cette pratique est souvent motivée par la peur d’oublier quelqu’un d’important ou de prendre une mauvaise décision seul.
Résultat : des réunions chronophages avec des personnes dont la présence n’est pas obligatoire, d’innombrables e-mails dont certaines informations sont inutiles et qui polluent la boîte de réception… Et au final, un travail qui pourrait être géré par une ou deux personnes devient la responsabilité de dix, ce qui multiplie inutilement les échanges et les interruptions.
Repenser la collaboration pour gagner en efficacité
Revenir à l’essentiel : les bonnes pratiques des réunions
Lorsqu’elles sont mal préparées, trop fréquentes ou trop longues, les réunions sont l’un des principaux vecteurs de la surcharge collaborative. Une étude OpinionWay estimait déjà, en 2017, que seulement 52 % des réunions sont considérées comme productives.
Dès lors, la question à se poser est : cette réunion est-elle vraiment nécessaire ? L’information peut-elle être transmise par mail ou via message instantané, sans nécessité de rassembler plusieurs personnes et de les couper dans leur tâche ? Si elle se révèle indispensable, alors il faut la structurer correctement.
La première étape consiste à convier uniquement les personnes directement concernées par le sujet, celles qui ont un vrai pouvoir de décision à l’instant T. Ensuite, il est essentiel de préciser un ordre du jour pour savoir quelle direction donner, sans se disperser dans des parenthèses chronophages ou hors-sujet. Enfin, fixer des durées courtes et faciles à respecter, ainsi qu’une liste des actions à entreprendre, permet de transformer chaque réunion en un levier de performance.
C’est gagnant-gagnant, à la fois pour l’entreprise, qui voit sa productivité augmenter, et les salariés, qui ne perdent pas de temps et se sentent véritablement actifs. La collaboration est ici pérenne.
Redonner de l’autonomie et de la confiance
Une collaboration excessive est souvent la conséquence d’une méfiance envers les salariés. Font-ils correctement leur travail ? Se sentent-ils véritablement impliqués ? Sont-ils assez réactifs derrière leur écran ? Pour sortir de cet engrenage, l’entreprise doit jouer le jeu et effectuer une transformation culturelle en profondeur. La confiance est la clé de relations saines, et les collaborateurs doivent la ressentir.
Cela passe notamment par leur donner plus d’autonomie. Ce n’est pas toujours chose aisée et certaines formations aident les managers à savoir déléguer avec bienveillance : l’objectif ici est que les salariés se sentent valorisés et responsabilisés.
Votre formation sur ce thème
RÉUSSIR SES DÉLÉGATIONS
1 jour – En présentiel ou à distance
- Définir les étapes de l’entretien de délégation.
- Communiquer efficacement en faisant de la délégation le pivot de ses pratiques managériales.
- Motiver pour développer le degré d’autonomie de ses collaborateurs.
- Évaluer pour accompagner individuellement ses collaborateurs.
Lorsqu’ils ont la liberté de prioriser leurs tâches et de choisir leurs méthodes, les salariés peuvent mieux gérer leur temps et se concentrer sur ce qui compte réellement. Cette nouvelle confiance permet de réduire les communications superflues et d’avancer au mieux sur le travail.
Instaurer une culture du respect du temps et de la concentration
Le respect du temps et de la concentration d’autrui doit devenir une valeur fondamentale de l’entreprise. Plus question de favoriser les coupures et les sollicitations constantes – la communication doit devenir plus intentionnelle et respectueuse.
Pour cela, il est par exemple possible de mettre en place des règles claires : ne pas envoyer ni répondre aux mails le soir, ne pas être obligé de répondre aux notifications dans la minute, favoriser des plages de concentration à certains moments de la journée, etc.
Les managers ont un rôle clé : en montrant l’exemple et en respectant eux-mêmes ces règles, ils légitiment leur application à l’échelle de l’équipe.
En conclusion, la surcharge collaborative, loin d’être un simple désagrément, est un frein majeur à la performance et au bien-être en entreprise. Toutefois, en identifiant ses causes profondes, il est possible de mettre en œuvre des solutions concrètes. Revoir les pratiques de réunion, accorder plus d’autonomie et instaurer une culture de la concentration sont les clés pour transformer cette collaboration excessive en un véritable levier d’efficacité et d’épanouissement.
