Les règles relatives à la motivation des actes des ressources humaines

Quels sont les actes soumis à l’obligation de motivation ?

En application des dispositions de l’article L. 211-2 du code des relations entre le public et l’administration (CRPA) : « Les personnes physiques ou morales ont le droit d’être informées sans délai des motifs des décisions administratives individuelles défavorables qui les concernent ».

L’obligation de motivation ne s’impose donc pas à tous les actes administratifs. Seules les décisions individuelles défavorables sont soumises à cette obligation.

Parmi les décisions soumises à l’obligation de motivation on peut citer :

D’une façon générale, toutes les décisions relatives à la mise en œuvre d’une procédure disciplinaire qui infligent une sanction ;
S’agissant de décisions qui restreignent l’exercice des libertés scolaires, par exemple, la décision de suspendre l’agrément d’une assistante familiale (1) ;
La décision portant déclaration d’incompatibilité entre les fonctions exercées et celles envisagées (2) ;
Parmi les décisions qui retirent ou abrogent une décision créatrice de droits, par exemple, le licenciement d’un agent pour inaptitude physique (3) ;
En ce qui concerne les décisions qui refusent un avantage dont l’attribution constitue un droit pour les personnes qui remplissent les conditions légales pour l’obtenir : le refus du bénéfice du régime de réparation des accidents de service et maladies professionnelles (4) ;
Ou encore, pour ce qui est des décisions refusant une autorisation : le refus d’autorisation exceptionnelle de reporter des congés annuels sur l’année suivante (5).

Par ailleurs, en application des dispositions de l’article L. 211-3 du CRPA, les décisions administratives individuelles qui dérogent aux règles générales fixées par la loi ou le règlement doivent également être motivées. Il s’agit de décisions individuelles défavorables qui ont un caractère dérogatoire au bénéfice de leur destinataire. Cela concerne, par exemple, le recrutement d’un agent contractuel, qui est une dérogatoire au principe selon lequel les emplois permanents doivent être pourvus par des fonctionnaires (6).

En outre, en sus de l’obligation de motivation prévue par les dispositions de l’article L. 211-2 du CRPA qui a une portée générale, certaines décisions sont soumises à des obligations de motivation spécifiques prévues par des textes propres.

Quels sont les actes non soumis à l’obligation de motivation ?

Pour rappel, seules les décisions individuelles défavorables sont soumises à l’obligation de motivation, en application des dispositions de l’article L. 211-2 du CRPA. Par conséquent, les décisions individuelles créatrices de droits n’ont pas à être motivées.

En outre, les décisions individuelles qui ne se rattachent pas à l’une des catégories mentionnées ci-dessus ne sont pas soumises à cette obligation ; tel est le cas, notamment :

du placement d’office d’un agent en congé de maladie (7) ;
du refus de renouvellement d’un contrat (8) ;
du licenciement d’un fonctionnaire stagiaire à l’issue du stage (9) ;
ou encore, de la délibération d’un jury de concours (10).

Enfin, un acte réglementaire n’a pas à être motivé.

Cependant, toute décision doit reposer sur des motifs que le juge peut être amené à contrôler.

Quelles sont les exceptions à l’obligation de motivation ?

Deux hypothèses sont à considérer : l’urgence et le respect des secrets protégés.

Lorsque l’urgence absolue a empêché qu’une décision soit motivée, le défaut de motivation n’entache pas d’illégalité une telle décision. Toutefois, si l’intéressé en fait la demande dans les délais du recours contentieux, l’autorité qui a pris la décision doit, cependant, dans un délai d’un mois, lui en communiquer les motifs, conformément aux dispositions de l’article L. 211-6 du CRPA.

En application de ce même article, l’obligation de motivation doit se concilier avec le les règles interdisant la divulgation ou la publication de faits couverts par le secret, notamment par le secret médical. Toutefois, le respect des règles relatives au secret médical ne peut avoir pour effet d’exonérer l’administration et le comité médical supérieur de l’obligation de motiver, respectivement, sa décision et son avis dans des conditions de nature à permettre le contrôle par le juge de la légalité de la décision et de l’avis (11). Pour autant, une dispense de motivation n’est possible que si la décision est exclusivement fondée sur des motifs d’ordre médical (12). Enfin, si l’administration ne peut divulguer des éléments couverts par le secret médical, la circonstance qu’une décision refusant de reconnaître l’imputabilité au service d’un accident faisait mention de tels éléments n’est pas, par elle-même, susceptible de l’entacher d’irrégularité (13).

Les décisions implicites de rejet (14) doivent-elles être motivées ?

En application des dispositions de l’article L. 232-4 du CRPA, une décision implicite intervenue dans les cas où la décision explicite aurait dû être motivée n’est pas illégale du seul fait qu’elle n’est pas assortie de cette motivation.

Aussi, un agent peut-il demander à l’administration les motifs d’une telle décision implicite de rejet, dans le délai de deux mois du recours contentieux ou, le cas échéant, dans le délai raisonnable qui court à compter de la naissance de la décision implicite ou de la date établissant qu’il a eu connaissance de la décision (15). L’administration doit alors lui communiquer ces motifs dans le mois suivant cette demande.
Le délai du recours contentieux contre la décision implicite est alors prorogé jusqu’à l’expiration du délai de deux mois suivant le jour où les motifs lui auront été communiqués. Toutefois, un recours contre une décision implicite ne peut être exercé au-delà d’un délai d’un an à compter de la date à laquelle l’agent a demandé la communication des motifs (16). Ce délai raisonnable s’impose, par exemple, en cas de silence gardé par l’administration à une demande de communication des motifs.

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Quel doit être le contenu et la forme de la motivation d’une décision ?

Aucune exigence formelle n’est posée par la loi et la réglementation en matière de motivation.

Cependant, pour être conforme aux exigences légales, la motivation doit permettre au destinataire d’identifier et de comprendre les motifs de la mesure dont il fait l’objet à la seule lecture de l’acte. En effet, comme l’indique l’article L. 211-5 du CRPA indique que : « La motivation […] doit être écrite et comporter l’énoncé des considérations de droit et de fait qui constituent le fondement de la décision ».

Les considérations de droit consistent en l’énoncé des textes ou avis dont il est fait application, qui doivent a minima être visés par l’acte. Les ‎considérations de faits consistent à indiquer les éléments de faits à l’origine de la décision. En outre, la motivation doit être concise et complète, excluant l’utilisation d’une formulation vague et imprécise.

L’absence de motivation ou l’insuffisance de motivation d’un acte soumis à cette obligation constitue un vice de forme entraînant son annulation par le juge administratif. Par ailleurs, l’administration ne peut pas régulariser le défaut de motivation par la communication ultérieure des motifs à l’agent (17).

Enfin, l’absence de motivation entraîne l’annulation sans que le juge n’ait à rechercher si ce vice était susceptible d’exercer une influence sur le sens de l’acte ou de priver l’agent d’une garantie substantielle (18). Par exemple, le juge administratif a considéré comme insuffisamment motivés un arrêté accordant à une fonctionnaire un congé à demi-traitement au lieu du plein traitement sollicité qui se borne à faire état, dans ses visas, des textes statutaires applicables à la situation et à énumérer les six arrêtés qui, de 1985 à 1988, l’avaient placée et successivement maintenue, en position de congé de longue durée (19).

Références :

CE, 31 mars 2017, Mme B., requête n° 395624 ;
CE, 27 novembre 2002, M. X., requête n° 221871 ;
CAA Nancy, 1^er février 2007, Commune de Moyeuvre-Grande, requête n° 05NC01504 ;
CE, 23 juillet 2014, M. A., requête n° 371460 ;
CE, 20 décembre 2013, Mme B., requête n° 362940 ;
CAA Marseille, 29 avril 2003, ministre de l’Equipement, des Transports, et du Logement, requête n° 99MA00920 ;
CE, 30 septembre 2005, M. V., requête n° 266225 ;
CE, 23 février 2009, M. M., requête n° 304995 ;
CE, 9 décembre 2005, ministre des Transports, de l’Equipement, du Tourisme et de la Mer, requête n° 282525 ;
CE, 30 décembre 1998, M. Chappuis, requête n° 193421 ;
CE, 31 mai 1995, Mme Gautiher, requête n° 114744 ;
CE, 9 juin 2006, Mme A., requête n° 275937 ;
CE, 16 février 2024, Mme B., requête n° 467533 ;
Une décision implicite de rejet, signifie que le silence gardé par l’administration, en général au bout de deux mois, à une demande d’un usager ou d’un agent vaut refus ;
CE, avis, 2 octobre 2025, requête n° 504677 ;
(16) Voir note (15) ;
CE, 30 décembre 2002, Mme X., requête n° 225515 ;
CE, 7 décembre 2016, Caisse d’assurance retraite et de santé au travail d’Aquitaine, requête n° 386304 ;
https://www.legifrance.gouv.fr/ceta/id/CETATEXT000007982197