Comment établir et gérer un budget RH ?

Dans beaucoup d'entreprises, les charges de personnel représentent la principale source de coût. L'élaboration et le pilotage du budget RH est donc particulièrement stratégique. Quelles sont ses composantes ? Comment le gérer efficacement ? Comment intégrer les variables (augmentations de salaire, embauches, départs...) ? Devenez expert(e) en gestion budgétaire RH grâce à cet article.

Cet article a été publié il y a 4 ans, 1 mois.
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Composition du coût du personnel

La principale composante du budget des ressources humaines correspond évidemment à la masse salariale.

Elle représente l’ensemble des salaires versés à une population donnée (généralement l’ensemble des salariés) pour une période donnée.

La plupart du temps, cette masse salariale est exprimée en salaire brut. Pour les budgets RH, il sera nécessaire d’y inclure les cotisations patronales.

La difficulté supplémentaire sera d’évaluer les primes annuelles individuelles des salariés ainsi que les heures supplémentaires.

En plus des salaires bruts et cotisations sociales patronales, il est nécessaire d’ajouter les éléments suivants pour avoir une vision complète du coût global du personnel :

  • les cotisations de nature conventionnelle ou facultative (mutuelle, retraite supplémentaire, etc.)
  • les impôts, taxes et versements assimilés sur rémunérations (formation professionnelle continue, effort à la construction, taxe d’apprentissage, taxe sur les salaires, contribution AGEFIPH),
  • la participation et l’intéressement
  • les budgets des institutions représentatives du personnel
  • le personnel intérimaire
  • les autres charges de personnel (vêtements de travail notamment).

Budget RH : la méthode

Pour commencer, il est nécessaire de calculer la masse salariale prévisionnelle pour N+1 (année suivante). Il sera nécessaire de tenir compte des augmentations de salaire (globales et individuelles), des promotions, des embauches et des départs.

Deux méthodes de calcul sont possibles :

Masse salariale année N+1 = Masse salariale de l’effectif stable (présent toute l’année N+1)

+ Masse salariale du personnel sortant en N+1

+ Masse salariale du personnel embauché en N+1

ou :

Masse salariale année N+1 = Masse salariale de l’effectif présent au 1er janvier

– Salaires non versés au personnel sortant

+ Masse salariale du personnel embauché

Dans l’exemple qui suit, nous utiliserons la première méthode. Il est préférable de procéder à un calcul séparé pour ces 3 groupes (effectif stable, masse salariale des sortants et des embauchés), avec un découpage par catégorie (techniciens, ouvriers, employés, etc.).

Pour affiner les calculs, il est possible, surtout dans les grandes structures, de tenir compte d’un taux d’absentéisme pour la variation du personnel, surtout lorsque ce dernier est relativement stable d’une année sur l’autre.

Exemple

Enoncé

Une société constate à la fin de l’exercice N, l’effectif par catégorie suivant :

Effectifs Salaires bruts annuels Salaires bruts décembre
Direction 12 1 080 000 8 000
Technicien 200 8 400 000 4 000
Employés 100 2 200 000 1 900
Ouvriers 300 6 000 000 1 700

Pour l’année N+1 (année à venir), il a été négocié une augmentation générale des salaires de 0,7% au 1er avril, et de 1% le 1er septembre.

Les augmentations de salaires individuels au mérite seront accordés au 1er juillet N+1.

L’enveloppe consacrée sera égale à 1,5% des salaires de décembre N. Le personnel embauché et sortant ne bénéficient pas de ces augmentations individuelles.

Il est prévu que 3 ouvriers soient « promus » au poste de technicien au 1er septembre N+1. Ces 3 personnes bénéficiaient d’un salaire brut de 2.000 € en décembre N.

Ils percevront une rémunération de 2.500 € brut à la prise de leurs nouvelles fonctions.

On constate, en outre, les départs et embauches suivants :

Catégories Mois de départ (fin de mois) Salaire brut décembre N Catégories Mois d’arrivée (début de mois) Salaire brut prévu
Ouvrier Mars 1 800 Ouvrier Avril 2 000
Ouvrier Juin 2 500 Employés Mai 1 700
Ouvrier Octobre 2 300 Employés Juillet 1 600
Employés Avril 2 200 Technicien Novembre 3 000
Employés Juin 1 800
Technicien Juillet 5 500

1ère étape  : calcul des effectifs

Catégories Effectif N Départs N+1 Effectif stable N+1 Entrées N+1 Effectif N+1
Direction 12 12 12
Technicien 200 1 199 4 203
Employés 100 2 98 2 100
Ouvriers 300 6 294 1 295
Total 612 9 603 7 610

Ce tableau tient compte à la fois des embauches et départs et des promotions des ouvriers.

2ème étape : calcul de la masse salariale de l’effectif stable

Pour déterminer la masse salariale de l’effectif stable, il est préférable d’utiliser un calcul indiciaire pour calculer l’effet des augmentations salariales. On retient dans cet exemple, base 100 au 1er janvier N+1.

Période Nombre de mois Détail des calculs Indice Total
Janvier à mars 3 100 300,000
Avril à juin 3 100 x 1,007 100,7 302,100
Juillet et août 2 100,7 + 100 x 1,5% 102,2 204,400
Septembre à décembre 4 102,2 x 1,01 103,222 412,888
Total 1 219,388

La somme des indices (1.217,344) représente un coefficient multiplicateur de 12,19388.

On peut désormais facilement calculer la masse salariale de l’effectif stable :

Catégories Effectif stable N+1 Salaire décembre N Coefficient multiplicateur Masse salariale
Direction 12 8 000 12,19388 1 170 612
Technicien 199 4 000 12,19388 9 706 328
Employés 98 1 900 12,19388 2 270 500
Ouvriers 294 1 700 12,19388 6 094 501
Total 603 19 241 943

3ème étape : calcul de la masse salariale versée au personnel sortant

Nombre de mois payés à l’indice
Catégories Mois de départ (fin de mois) Durée de rémunération en mois 100 100,7 101,707 Salaire décembre N Coefficient Total
Ouvrier Mars 3 3 0 0 1 8 00 3 5 400
Ouvrier Juin 6 3 3 0 2 500 6,021 15 053
Ouvrier Octobre 10 3 5 2 2 300 10,06914 23 159
3 Ouvriers promus Août 24 9 15 2000 24,105 48 210
Sous-total ouvriers 43 91 822
Employés Avril 4 3 1 0 2 200 4,007 8 815
Employés Juin 6 3 3 0 1 800 6,021 10 838
Sous-total employés 10 19 653
Technicien Juillet 7 3 4 5 500 7,028 38 654
TOTAL 150 129

L’ouvrier parti au mois d’octobre sera rémunéré 10 mois en N+1 :

  • base 100 de janvier à mars,
  • base 100,7 d’avril à septembre (100 x 1,007)
  • base 101,707 en octobre (100,7 x 1,01).

Les 3 ouvriers promus seront rémunérés 8 mois soit 24 mois en cumulé (8 mois x 3 salariés).

4ème étape : Calcul de la masse salariale versée au personnel embauché

Nombre de mois payés à l’indice
Catégories Mois d’arrivée (début de mois) Durée de rémunération en mois 100 101 Salaire décembre N Coefficient Total
Ouvrier Avril 9 5 4 2 000 9,028 18 056
Employés Mai 8 4 4 1 700 8,028 13 648
Employés Juillet 6 2 4 1 600 6,028 9 645
Sous-total employés 14 23 292
Technicien Novembre 2 2 0 3 000 2 6 000
3 Techniciens promus Septembre 12 12 0 2500 12 30 000
Sous-total techniciens 14 36 000
TOTAL 77 348

Les personnes arrivant le mois de l’augmentation générale des salaires n’en bénéficient pas (cas notamment des 3 techniciens promus qui ne profitent pas de l’augmentation du 1er septembre).

L’ouvrier arrivé en avril est rémunéré 5 mois base 100 (avril à août, il ne bénéficie évidemment pas de l’augmentation du 1er avril puisqu’il s’agit de son mois d’arrivée) et 4 mois base 101 (de septembre à décembre, il bénéficie de l’augmentation du 1er septembre).

5ème étape : calcul de la masse salariale globale pour N+1

Catégories Effectif stable Départs Arrivée Masse salariale N+1
Effectif Montant Effectif Montant Effectif Montant Effectif Montant
Direction 12 1 170 612 12 1 170 612
Technicien 199 9 706 328 1 38 654 4 36 000 202 9 703 674
Employés 98 2 270 500 2 19 653 2 23 292 98 2 274 140
Ouvriers 294 6 094 501 6 91 822 1 18 056 289 6 020 736
Total 603 19 241 943 9 150 129 7 77 348 601 19 169 162

 

 

 

3 réponses pour Comment établir et gérer un budget RH ?

  1. Bonjour, il me semble y avoir une erreur dans le dernier tableau des masses salariales globales… car vous avez enlevé la masse salariale des sortants alors qu’il est précisé que vous avez calculé cette dernière sur les salaires versés et non économisés.

  2. Bonjour,
    Merci pour ce cas qui explique bien la démarche à suivre. Juste qu’au niveau de la deuxième étape « La somme des indices (1.217,344) représente un coefficient multiplicateur de 12,19388 ».
    Comment trouver vous la somme des indices et le coefficient multiplicateur.
    Cordialement,

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