Comment établir et gérer un budget RH ?

Dans beaucoup d'entreprises, les charges de personnel représentent la principale source de coût. L'élaboration et le pilotage du budget RH est donc particulièrement stratégique. Quelles sont ses composantes ? Comment le gérer efficacement ? Comment intégrer les variables (augmentations de salaire, embauches, départs...) ? Devenez expert(e) en gestion budgétaire RH grâce à cet article.

Cet article a été publié il y a 3 ans, 5 mois.
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Composition du coût du personnel

La principale composante du budget des ressources humaines correspond évidemment à la masse salariale.

Elle représente l’ensemble des salaires versés à une population donnée (généralement l’ensemble des salariés) pour une période donnée.

La plupart du temps, cette masse salariale est exprimée en salaire brut. Pour les budgets RH, il sera nécessaire d’y inclure les cotisations patronales.

La difficulté supplémentaire sera d’évaluer les primes annuelles individuelles des salariés ainsi que les heures supplémentaires.

En plus des salaires bruts et cotisations sociales patronales, il est nécessaire d’ajouter les éléments suivants pour avoir une vision complète du coût global du personnel :

  • les cotisations de nature conventionnelle ou facultative (mutuelle, retraite supplémentaire, etc.)
  • les impôts, taxes et versements assimilés sur rémunérations (formation professionnelle continue, effort à la construction, taxe d’apprentissage, taxe sur les salaires, contribution AGEFIPH),
  • la participation et l’intéressement
  • les budgets des institutions représentatives du personnel
  • le personnel intérimaire
  • les autres charges de personnel (vêtements de travail notamment).

Budget RH : la méthode

Pour commencer, il est nécessaire de calculer la masse salariale prévisionnelle pour N+1 (année suivante). Il sera nécessaire de tenir compte des augmentations de salaire (globales et individuelles), des promotions, des embauches et des départs.

Deux méthodes de calcul sont possibles :

Masse salariale année N+1 = Masse salariale de l’effectif stable (présent toute l’année N+1)

+ Masse salariale du personnel sortant en N+1

+ Masse salariale du personnel embauché en N+1

ou :

Masse salariale année N+1 = Masse salariale de l’effectif présent au 1er janvier

– Salaires non versés au personnel sortant

+ Masse salariale du personnel embauché

Dans l’exemple qui suit, nous utiliserons la première méthode. Il est préférable de procéder à un calcul séparé pour ces 3 groupes (effectif stable, masse salariale des sortants et des embauchés), avec un découpage par catégorie (techniciens, ouvriers, employés, etc.).

Pour affiner les calculs, il est possible, surtout dans les grandes structures, de tenir compte d’un taux d’absentéisme pour la variation du personnel, surtout lorsque ce dernier est relativement stable d’une année sur l’autre.

Exemple

Enoncé

Une société constate à la fin de l’exercice N, l’effectif par catégorie suivant :

EffectifsSalaires bruts annuelsSalaires bruts décembre
Direction121 080 0008 000
Technicien2008 400 0004 000
Employés1002 200 0001 900
Ouvriers3006 000 0001 700

Pour l’année N+1 (année à venir), il a été négocié une augmentation générale des salaires de 0,7% au 1er avril, et de 1% le 1er septembre.

Les augmentations de salaires individuels au mérite seront accordés au 1er juillet N+1.

L’enveloppe consacrée sera égale à 1,5% des salaires de décembre N. Le personnel embauché et sortant ne bénéficient pas de ces augmentations individuelles.

Il est prévu que 3 ouvriers soient « promus » au poste de technicien au 1er septembre N+1. Ces 3 personnes bénéficiaient d’un salaire brut de 2.000 € en décembre N.

Ils percevront une rémunération de 2.500 € brut à la prise de leurs nouvelles fonctions.

On constate, en outre, les départs et embauches suivants :

CatégoriesMois de départ (fin de mois)Salaire brut décembre NCatégoriesMois d’arrivée (début de mois)Salaire brut prévu
OuvrierMars1 800OuvrierAvril2 000
OuvrierJuin2 500EmployésMai1 700
OuvrierOctobre2 300EmployésJuillet1 600
EmployésAvril2 200TechnicienNovembre3 000
EmployésJuin1 800
TechnicienJuillet5 500

1ère étape  : calcul des effectifs

CatégoriesEffectif NDéparts N+1Effectif stable N+1Entrées N+1Effectif N+1
Direction121212
Technicien20011994203
Employés1002982100
Ouvriers30062941295
Total61296037610

Ce tableau tient compte à la fois des embauches et départs et des promotions des ouvriers.

2ème étape : calcul de la masse salariale de l’effectif stable

Pour déterminer la masse salariale de l’effectif stable, il est préférable d’utiliser un calcul indiciaire pour calculer l’effet des augmentations salariales. On retient dans cet exemple, base 100 au 1er janvier N+1.

PériodeNombre de moisDétail des calculsIndiceTotal
Janvier à mars3100300,000
Avril à juin3100 x 1,007100,7302,100
Juillet et août2100,7 + 100 x 1,5%102,2204,400
Septembre à décembre4102,2 x 1,01103,222412,888
Total1 219,388

La somme des indices (1.217,344) représente un coefficient multiplicateur de 12,19388.

On peut désormais facilement calculer la masse salariale de l’effectif stable :

CatégoriesEffectif stable N+1Salaire décembre NCoefficient multiplicateurMasse salariale
Direction128 00012,193881 170 612
Technicien1994 00012,193889 706 328
Employés981 90012,193882 270 500
Ouvriers2941 70012,193886 094 501
Total60319 241 943

3ème étape : calcul de la masse salariale versée au personnel sortant

Nombre de mois payés à l’indice
CatégoriesMois de départ (fin de mois)Durée de rémunération en mois100100,7101,707Salaire décembre NCoefficientTotal
OuvrierMars33001 8 0035 400
OuvrierJuin63302 5006,02115 053
OuvrierOctobre103522 30010,0691423 159
3 Ouvriers promusAoût24915200024,10548 210
Sous-total ouvriers4391 822
EmployésAvril43102 2004,0078 815
EmployésJuin63301 8006,02110 838
Sous-total employés1019 653
TechnicienJuillet7345 5007,02838 654
TOTAL150 129

L’ouvrier parti au mois d’octobre sera rémunéré 10 mois en N+1 :

  • base 100 de janvier à mars,
  • base 100,7 d’avril à septembre (100 x 1,007)
  • base 101,707 en octobre (100,7 x 1,01).

Les 3 ouvriers promus seront rémunérés 8 mois soit 24 mois en cumulé (8 mois x 3 salariés).

4ème étape : Calcul de la masse salariale versée au personnel embauché

Nombre de mois payés à l’indice
CatégoriesMois d’arrivée (début de mois)Durée de rémunération en mois100101Salaire décembre NCoefficientTotal
OuvrierAvril9542 0009,02818 056
EmployésMai8441 7008,02813 648
EmployésJuillet6241 6006,0289 645
Sous-total employés1423 292
TechnicienNovembre2203 00026 000
3 Techniciens promusSeptembre1212025001230 000
Sous-total techniciens1436 000
TOTAL77 348

Les personnes arrivant le mois de l’augmentation générale des salaires n’en bénéficient pas (cas notamment des 3 techniciens promus qui ne profitent pas de l’augmentation du 1er septembre).

L’ouvrier arrivé en avril est rémunéré 5 mois base 100 (avril à août, il ne bénéficie évidemment pas de l’augmentation du 1er avril puisqu’il s’agit de son mois d’arrivée) et 4 mois base 101 (de septembre à décembre, il bénéficie de l’augmentation du 1er septembre).

5ème étape : calcul de la masse salariale globale pour N+1

CatégoriesEffectif stableDépartsArrivéeMasse salariale N+1
EffectifMontantEffectifMontantEffectifMontantEffectifMontant
Direction121 170 612121 170 612
Technicien1999 706 328138 654436 0002029 703 674
Employés982 270 500219 653223 292982 274 140
Ouvriers2946 094 501691 822118 0562896 020 736
Total60319 241 9439150 129777 34860119 169 162

 

 

 

2 réponses pour Comment établir et gérer un budget RH ?

  1. Bonjour, il me semble y avoir une erreur dans le dernier tableau des masses salariales globales… car vous avez enlevé la masse salariale des sortants alors qu’il est précisé que vous avez calculé cette dernière sur les salaires versés et non économisés.

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