Congés payés : organisez-vous avant l’été !

L’employeur ne doit pas attendre les premiers rayons de soleil pour organiser les congés payés ! En effet, si l’été est la période au cours de laquelle la plupart des congés payés sont pris, il est nécessaire d’organiser les départs en vacances des salariés plusieurs semaines, et même plusieurs mois à l’avance ! Le Code du travail impose d’ailleurs à l’employeur de respecter un calendrier précis et de nombreuses règles.

Organisation des congés payés
La fixation et l’organisation des congés payés répondent à des règles spécifiques.

En aucun cas l’employeur ne peut priver un salarié de prendre ses congés payés. A contrario, le salarié est obligé de prendre ses congés sous peine de les perdre.

Il est donc essentiel de répondre aux questions suivantes : Quels sont les droits des salariés ? Qui détermine la période des congés payés ? L’employeur peut-il s’opposer à une demande de congés du salarié ? L’employeur peut-il fermer l’entreprise durant les congés ? Etc.

Ci-dessous le point sur la réglementation applicable à cette échéance annuelle.

Congés payés : quels sont les droits des salariés ?

Tout salarié bénéficie de 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail. Si l’on ne peut pas décompter le temps de travail en mois entier, on compte alors par période de 4 semaines ou de 24 jours.

À noter. Bien entendu, il est possible de déroger à la loi et de prévoir un nombre de jours de congés payés différent dans la convention collective. Mais cette possibilité de dérogation va toujours dans un sens favorable au salarié : il peut avoir davantage de congés mais pas moins ! Par ailleurs, la durée du congé payé peut être majorée notamment pour les mères de familles de moins de 21 ans.

Mais pour avoir le droit de prendre des congés payés au cours d’une année donnée, le salarié doit avoir travaillé pendant une durée d’un mois minimum au cours d’une période appelée « période de référence ». Cette période de référence s’étend du 1er juin de l’année précédente au 31 mai de l’année en cours. En pratique, pour l’année 2017, cette période de référence s’étend donc du 1er juin 2016 au 31 mai 2017.

Un accord de branche, d’entreprise ou d’établissement aménageant le temps de travail peut toutefois y déroger en fixant une période de référence différente. Par exemple, l’accord peut prévoir une période de référence allant du 1er janvier au 31 décembre.

Bon à savoir : si l’entreprise est affiliée à une caisse de congés payés, la période de référence applicable est alors fixée, sans possibilité de dérogation, entre le 1er avril de l’année précédente et le 31 mars de l’année en cours. Il en est notamment ainsi dans le secteur du bâtiment et des travaux publics ou encore, dans le secteur des spectacles.

Depuis le 1er janvier 2017, l’employeur peut autoriser un salarié à prendre ses congés payés dès son embauche à condition toutefois d’avoir un solde de congés acquis suffisants. Par exemple, si le salarié a acquis des jours de congés durant un CDD précédent.

En pratique un salarié qui travaille toute la période de référence va acquérir l’équivalent de 5 semaines de congés, soit 30 jours ouvrables ou 25 jours ouvrés si c’est ce mode de comptabilisation qui est retenu dans l’entreprise. Lorsque le nombre de jours de congés n’est pas un nombre entier, il est arrondi au nombre supérieur.

Rappel : les jours ouvrables sont tous les jours de la semaine, sauf le dimanche (et les jours fériés légaux non travaillés dans l’entreprise). En revanche, les jours ouvrés comprennent tous les jours du lundi au vendredi.

Ce droit aux congés payés s’applique à n’importe quel salarié de l’entreprise, qu’il soit en contrat à durée déterminée (CDD) ou en contrat à durée indéterminée (CDI), à temps plein ou à temps partiel. En effet, le salarié à temps partiel a les mêmes droits que le salarié à temps complet.

Période des congés payés : qui la détermine ?

La période de congés payés, c’est la période durant laquelle les salariés peuvent prendre leurs congés. Il ne faut pas confondre cette période avec la période de référence, période d’acquisition des droits aux congés payés vu précédemment.

Sauf si la convention collective prévoit des règles spécifiques, c’est l’employeur qui détermine cette période de congés payés comme il le souhaite, après avoir consulté les représentants du personnel. Toutefois, cette période doit au moins s’étendre du 1er mai au 31 octobre.

L’employeur doit informer ses salariés des dates de cette période de congés payés au moins 2 mois avant son ouverture. En pratique, pour l’année 2017, si on se contente de prendre la période légale, soit du 1er mai au 31 octobre, l’employeur a dû en informer ses salariés au 1er mars au plus tard.

La durée des congés payés

Que l’employeur décide ou non de fermer l’entreprise durant l’été, certaines règles doivent être respectées.

En principe, le salarié ne peut pas prendre en une seule fois plus de 24 jours ouvrables, soit 4 semaines consécutives. En pratique, cette règle oblige l’employeur à séparer ce congé principal des 6 jours ouvrables restants et constituant la 5e semaine de congés payés.

Bon à savoir : dans certains cas particuliers, l’employeur peut autoriser un salarié à cumuler ses 5 semaines de congés payés. Par exemple si le salarié est un travailleur étranger qui retourne dans son pays d’origine ou encore, si le salarié est un Français originaire des DOM-TOM.

L’employeur doit faire en sorte que tous ses salariés bénéficient bien de leurs congés payés 2017 au plus tard le 31 mai 2018. Passé cette date, tout congé payé non pris sera perdu, sauf exceptions. En effet, le salarié peut toujours demander à son employeur à bénéficier du report de ses jours. L’employeur est libre d’accepter ou de refuser cette demande. Parfois, le report s’impose à l’employeur notamment en cas de maladie, maternité, adoption, congé parental, accident du travail ou maladie professionnelle.

Le salarié peut également demander à bénéficier du paiement des jours de congés non pris à condition de respecter les conditions énoncées par l’accord collectif prévoyant ce rachat.

Le fractionnement des congés payés

L’employeur peut, pour des raisons pratiques, demander à un salarié de fractionner son congé principal de 24 jours ouvrables sans pouvoir le réduire à moins de 12 jours ouvrables consécutifs.

L’employeur doit toutefois savoir que si le salarié concerné pose les jours qui lui restent au titre de son congé principal (c’est-à-dire hors 5e semaine de congés payés) en dehors de la période allant du 1er mai au 31 octobre 2017, il bénéficiera de jours de congés supplémentaires.

Ce nombre de jours supplémentaire est de :

  • 2 jours ouvrables pour un congé de 6 jours et plus ;
  • 1 jour ouvrable pour un congé de 3, 4 ou 5 jours.

En pratique : un salarié prend 4 semaines en juillet et 1 semaine en octobre, il n’a droit à aucun supplément. En revanche, si un salarié prend 20 jours ouvrables en août et 10 jours ouvrables en mars, il bénéficie d’un seul jour de congé supplémentaire. En effet, sur les 10 jours pris en mars, seuls 4 jours ouvrent droit à un jour supplémentaire. La 5e semaine n’est pas prise en compte.

Bon à savoir : si c’est le salarié qui prend l’initiative du fractionnement, l’employeur peut demander au salarié, en contrepartie, de renoncer aux jours supplémentaires.

Congés et fermeture de l’entreprise

 L’employeur décide de ne pas fermer l’entreprise durant l’été

Si l’employeur décide de ne pas fermer l’entreprise durant l’été, il doit alors prévoir le planning des départs en vacances. Avant d’établir ce planning, l’employeur doit recueillir l’avis des représentants du personnel mais aussi respecter les éventuelles dispositions de la convention collective ou les usages d’entreprise.

L’établissement du planning des départs doit tenir compte de certains critères comme :

  • la situation de famille des salariés,
  • l’activité chez un ou plusieurs autres employeurs,
  • l’ancienneté
  • ou encore, les dates choisies par le salariés l’année précédente
  • ou les périodes de vacances scolaires.

Par ailleurs, si deux salariés de l’entreprise sont mariés ou pacsés, l’employeur doit leur permettre de bénéficier de congés payés simultanés.

L’employeur doit informer chaque salarié de ses dates de congés au moins un mois avant son départ. Par ailleurs, dans le mois qui précède ce départ, les dates de congés ne peuvent plus être modifiées sauf en cas d’accord du salarié ou en cas de circonstances exceptionnelles.

Enfin, l’employeur ne doit pas oublier d’afficher le planning des départs dans les locaux de l’entreprise.

L’employeur décide de fermer l’entreprise durant l’été

L’employeur peut tout à fait choisir de fermer temporairement l’entreprise durant l’été. Dans ce cas, l’employeur a le droit d’imposer à ses salariés de prendre simultanément leurs congés durant cette fermeture. Cette décision nécessite toutefois d’accomplir certaines démarches. Il est donc nécessaire de s’y prendre suffisamment à l’avance.

En effet, l’employeur doit d’abord consulter le comité d’entreprise. Et en décidant de fermer l’entreprise, l’employeur fixe de facto la période des congés payés et l’ordre des départs. Par conséquent, les représentants du personnel doivent aussi être consultés sur ces sujets.

Bon à savoir : si cette fermeture impose un fractionnement du congé principal, celui-ci doit, par ailleurs, être approuvé par les délégués du personnel ou, à défaut, individuellement par chaque salarié.

Cette fermeture peut être difficile pour le salarié qui n’aurait pas acquis suffisamment de jours de congés. En effet, si un salarié a été embauché le 1er avril et que l’entreprise ferme du 1er au 15 août, les 4 mois d’ancienneté lui permettent d’acquérir 10 jours de congés payés seulement sur les 15 jours de fermeture. Il reste donc 5 jours de fermeture pour lequel le salarié ne peut bénéficier de congés payés. Et désormais, le salarié qui n’a pas acquis assez de jours de congés payés en cas de fermeture de l’entreprise ne peut plus bénéficier d’une indemnisation au titre du chômage partiel. En effet, depuis le 1er juillet 2013, le chômage partiel a été remplacé par l’activité partielle et l’indemnisation des congés payés au titre du chômage partiel n’existe plus.

Désormais, une des solutions est d’accorder au salarié concerné des jours de congés supplémentaires par anticipation s’il le désire. En cas de refus, le salarié est alors obligé de poser un congé sans solde. Enfin, il faut savoir que certains salariés peuvent éventuellement prétendre à une aide financière pour congés non payés versée par Pôle emploi. Cette aide est accordée au salarié qui, avant de reprendre un nouvel emploi, pouvait prétendre à l’aide de retour à l’emploi (ou à l’allocation de solidarité spécifique) durant la période de référence des congés payés ou durant la période qui suivait. C’est le salarié qui doit effectuer une demande d’aide auprès de Pôle emploi.

Demande de congé d’un salarié : l’employeur peut-il s’y opposer ?

Comme vu précédemment, en principe, il appartient à l’employeur de fixer l’ordre et les dates de départ en congés. Toutefois, le salarié peut anticiper la décision de l’employeur et proposer lui-même ses dates de vacances.

L’employeur a tout à fait le droit de refuser la demande de congé d’un salarié. Il doit toutefois justifier d’un motif valable. Par exemple, la réception d’une commande exceptionnelle constitue un motif valable. Toutefois, malgré cette possibilité de refus, le salarié doit être en mesure de prendre ses 5 semaines de congés payés dans l’année.

L’employeur peut-il remplacer les salariés partis en congés payés ?

Organiser le départ en congés des salariés permet à l’employeur d’anticiper au mieux la continuité de l’activité de l’entreprise. En effet, si plusieurs salariés partent en congés en même temps, l’employeur peut avoir besoin de réorganiser temporairement l’entreprise.

L’employeur peut alors embaucher un ou plusieurs salariés en contrat de travail à durée déterminée ou en missions d’intérim pendant la durée des absences estivales.

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