Respecter la loi
Avant d’imposer à vos collaborateurs une nouvelle organisation de leur espace de travail et ainsi éviter tout litige, n’oubliez pas de vous mettre en conformité avec la loi. Ainsi, l’article L. 236-2 du Code du Travail rappelle que « Le comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail est consulté avant toute décision d’aménagement important modifiant les conditions d’hygiène et de sécurité ou les conditions de travail… ».
Établir des règles de vie
Fatigue, difficultés de concentration, stress… Selon une étude américaine de l’agence d’architecture Gensler, l’open space entraînerait une baisse de productivité de plus de 60 %. Heureusement, de simples règles de savoir-vivre permettent le plus souvent de contourner ces écueils. Prenez le temps de réunir l’ensemble des collaborateurs concernés afin d’établir avec eux une charte rappelant quelques règles élémentaires de bonne conduite. Exemples : éviter les pauses déjeuner à son poste de travail ou encore les conversations téléphoniques privées à haute voix ; se déplacer pour parler à un collègue plutôt que de le héler à l’autre bout du plateau ; mettre son portable sur vibreur ; ranger régulièrement ses dossiers… Vivre en communauté impose le respect mutuel !
Créer des zones adaptées
Dans un espace ouvert, il est primordial de réfléchir en amont à l’aménagement et aux règles de vie en commun. Pour optimiser l’organisation et le travail de chacun, le mieux est de créer des zones adaptées à chaque situation : des espaces de convivialité, des zones silencieuses pour le travail de fond, des espaces de circulation, des salles de réunion, des espaces de restauration… L’objectif : donner à chacun la possibilité de s’isoler, de circuler ou encore d’échanger sans importuner. Un espace ouvert ou bureau partagé nécessite ainsi l’existence de quelques espaces fermés ou semi-ouverts, adaptés aux collaborateurs qui souhaitent minimiser les interruptions lorsqu’ils sont à leur poste de travail.
Désamorcer rapidement les tensions
Dans ce type d’organisation, être à l’écoute des collaborateurs est encore plus vital que d’ordinaire… N’hésitez pas à prendre régulièrement la température auprès d’eux afin de vérifier que la promiscuité n’est pas source de souffrance. Proposez par exemple des réunions en cas de litiges. Enfin, travailler en open space doit renforcer le sentiment d’appartenance, le lien social, l’entraide, le plaisir au travail, la confrontation des idées… Positivez la situation en leur rappelant tous les avantages qu’ils peuvent tirer de cette organisation collaborative.
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Par Stéphanie Marpinard