Il a remplacé depuis 2012 le système de la notation qui comportait notamment une note chiffrée. Cette procédure qui concerne à la fois les agents titulaires de la fonction publique mais aussi les agents recrutés par contrat à durée indéterminée et contrat à durée déterminée pour une durée supérieure à un an est l’occasion de faire le point avec chaque agent, sur les conditions d’exercice de ses fonctions, sa manière de servir, ses droits à la formation, les difficultés rencontrées et ses perspectives de carrière.
Les incidences de l’entretien annuel d’évaluation ne sont pas neutres pour les collaborateurs évalués. Cela justifie qu’un soin tout particulier y soit apporté par l’évaluateur de façon à ce que soit respectées la cohérence entre les orientations et appréciations portées à l’occasion de l’entretien et les propositions qui pourraient en résulter en termes de progression de carrière que cela se traduise par des réductions d’ancienneté, modification du régime indemnitaire, avancements ou promotion de grade ou de corps.
Plus généralement, l’entretien peut être considéré comme une opportunité de développement de diagnostic et de développement de l’agent et de l’équipe.
Entretien professionnel : quelles obligations pour l’évaluateur ?
Le rôle de l’évaluateur est ici fondamental, ce qui nécessite de décrire ce que sont ses obligations, lesquelles conditionnent le bon déroulement de l’entretien.
Les obligations du manager qui conduit l’entretien professionnel s’inscrivent aujourd’hui dans le cadre de la volonté de lutte contre les discriminations de quelque nature qu’elles soient.
Elles prescrivent d’être particulièrement attentif au respect du principe de l’égalité de traitement. Tout évaluateur doit ainsi porter ses appréciations sur la valeur professionnelle d’un agent en s’appuyant sur des critères objectifs et impartiaux ce qui devra le conduire à s’abstenir de toute référence à l’âge, au genre, à la religion, ou à la situation de handicap d’une personne pour justifier un propos au sein de l’évaluation qu’il réalise.
Le formalisme qui entoure les obligations de l’évaluateur procède ainsi de justifications découlant des principes d’égalité et de laïcité du service public.
L’évaluateur doit réaliser une fois par an un entretien professionnel avec l’agent en lui proposant une date et une heure de rendez-vous au moins huit jours à l’avance de manière concertée.
Quelques règles de bonnes pratiques sont à observer comme communiquer la durée de l’entretien, ou encore évoquer les points abordés au cours de celui-ci.
Cet entretien doit impérativement être réalisé par le supérieur hiérarchique direct c’est-à-dire celui qui adresse des instructions à ses subordonnés, qui doivent s’y conformer. Il s’agit donc d’une notion fonctionnelle renvoyant à celui qui supervise le travail de l’agent.
Cette règle s’oppose donc à ce qu’un chef de service se substitue au supérieur hiérarchique direct pour conduire l’entretien professionnel. Il ne peut non plus y avoir de présence d’un tiers lors de cette rencontre entre l’agent et son supérieur.
Entretien professionnel : en quoi consiste t-il ?
Il se détermine en amont par la prise en compte de l’entretien de l’année écoulée, de la fiche de poste de l’évalué qui permettront à l’évaluateur de réfléchir sur tous les points d’échanges avec l’évalué, tels que l’actualisation de la fiche de poste, l’activité globale du collaborateur, la réalisation de ses objectifs (délais respectés, obstacles rencontrés, etc.) les points à améliorer, les besoins de formation, l’analyse de l’écart entre les objectifs prévisionnels et ceux effectivement atteints.
La conduite de l’entretien doit s’effectuer dans un climat de confiance mutuelle dans lequel chacun doit pouvoir s’exprimer librement et sans préjugé.
Il appartient à l’évaluateur de respecter les règles relatives aux critères de jugement de la valeur professionnelle de l’agent en mentionnant des observations littérales dans chaque rubrique d’évaluation tout en veillant à la cohérence entre l’évaluation des acquis et les missions effectivement réalisées par l’agent.
Une évaluation objective des activités et des compétences de l’agent
Cette évaluation doit porter exclusivement sur les activités et les compétences de l’agent sans comporter de jugement subjectif sur la personne.
Les objectifs assignés à l’agent doivent être clairs, précis et peuvent être de nature différente (opérationnels, savoir-faire, savoir-être). L’idée est celle de la valorisation des résultats obtenus et des compétences du collaborateur tout en soulignant les difficultés à partir de faits concrets et d’exemples de situations vécues par l’agent.
L’entretien doit permettre à l’évalué d’exprimer ses attentes sur le fonctionnement du service et de faire part des mesures qui permettront d’en améliorer l’efficacité.
A la fin de l’entretien, le supérieur hiérarchique sera amené à porter une appréciation générale de la valeur professionnelle de l’agent qui est essentielle pour permettre à ce dernier d’apprécier ses perspectives d’évolution professionnelle et ses besoins de formation, de tels éléments étant par ailleurs prises en compte par les services des directions des ressources humaines dans le cadre du plan de formation des personnels, de leur accompagnement de carrière, de leurs perspectives de mobilité ou encore de préparation de concours.
Le supérieur hiérarchique veillera également à proposer à chaque agent de recourir au service d’un conseiller mobilité carrière.
Entretien professionnel et promotion
Lorsque le supérieur hiérarchique souhaite récompenser l’agent qui le mérite en favorisant ses aspirations à accéder à de plus amples responsabilités, il lui appartient de renseigner les rubriques de l’évaluation qui permettront d’insérer l’agent dans un circuit réglementaire organisant l’avancement et la promotion des fonctionnaires dans le cadre d’une progression normale de carrière.
Le supérieur hiérarchique pourra mettre en avant les qualités humaines et professionnelles de l’évalué en prenant en compte différents critères tels que la diversité des métiers exercés au long de la carrière, la nature des fonctions occupées, en particulier si les agents ont fait preuve d’un investissement personnel marqué, le niveau des responsabilités confiées, la capacité à exercer des fonctions au grade ou au corps supérieur pour lequel l’évalué est proposé, sa manière de servir, son sens de l’intérêt général ou encore ses qualités managériales qui garantissent à l’évalué qu’il pourra exercer pleinement les fonctions supérieures auxquelles il se destine.