Déplacements des salariés & droit du travail

Vous êtes employeur et certains de vos salariés, dans le cadre de leurs fonctions, sont amenés à effectuer des déplacements professionnels avec leurs propres véhicules, des véhicules de fonction ou de service, voire en utilisant les transports en commun.

Déplacements des salariés & droit du travail
Les déplacements des salariés peuvent avoir des incidences en matière de durée du travail ou de paie

Différentes problématiques peuvent alors se poser :

  • Le temps passé doit-il être considéré comme du travail effectif ?
  • S’ils commettent des infractions, qui doit en assumer les conséquences ?
  • Quelles en sont les conséquences en termes de paie ?

Nous vous proposons de répondre à ces questions en reprenant les éléments caractérisant :

  • le travail effectif ;
  • la nouvelle réglementation relative aux infractions routières commises dans un cadre professionnel ;
  • le traitement des frais liés à ces déplacements selon qu’il s’agit d’avantages en nature ou de frais professionnels.

Déplacements des salariés : doivent-ils être intégrés dans le temps de travail ?

La notion de temps de travail effectif qui permet d’appliquer la réglementation relative à la durée du travail se définit comme la période pendant laquelle le salarié est à votre disposition et doit se conformer à vos directives sans pouvoir vaquer librement à des occupations personnelles. Trois conditions cumulatives donc pour apprécier l’atteinte des 35 heures, la réalisation d’heures supplémentaires ou le respect des durées maximales du travail.

Le temps de trajet passé par le salarié pour se rendre de son domicile à son lieu de travail n’est pas du temps de travail effectif. Il n’a donc pas à être rémunéré, sauf disposition conventionnelle ou contractuelle contraire. Néanmoins, si ce temps est majoré du fait d’un handicap, il peut donner lieu à une contrepartie sous forme de repos.

En revanche, si les salariés travaillant sur des chantiers, passent par votre entreprise avant de se rendre sur le chantier auquel ils sont affectés, le trajet entre votre entreprise et le chantier est considéré comme du travail effectif s’il est demandé par vous-même au titre de l’organisation du travail.

Par ailleurs, si le temps de trajet pour se rendre sur le lieu d’une mission dépasse le temps habituel de trajet pour se rendre au travail, il n’y aura pas d’assimilation à du travail effectif mais une contrepartie, en repos ou en argent, devra être prévue par accord collectif ou décision unilatérale, après consultation du CE ou des DP s’ils existent, ou s’il est mis en place du CSE. On observe, en pratique, que cette contrepartie, quand elle est octroyée, prend souvent la forme d’un repos, pour compenser l’impact sur le repos quotidien ou hebdomadaire. Si aucune contrepartie n’est prévue, ni par accord ni par l’employeur, la loi ne prévoit pas de sanction. C’est alors au salarié de saisir la justice qui au regard des éléments de preuve pourra fixer la contrepartie. Si ces temps de déplacement ne sont pas assimilés à du travail effectif, il convient cependant, au regard de l’obligation de sécurité de résultat, d’être vigilant au temps de repos quotidien et hebdomadaire. La Cour de cassation considère, en effet, que ces temps de déplacement ne sont pas pleinement des temps de repos.

Qui doit payer les amendes au titre des infractions commises dans le cadre d’un déplacement professionnel ?

D’une manière générale, le titulaire du certificat d’immatriculation est responsable financièrement et pénalement des infractions commises avec son véhicule, sauf s’il peut apporter la preuve qu’il ne pouvait pas être au volant au moment de l’infraction. De fait, si le véhicule appartient au salarié qui l’utilise à titre professionnel, c’est à lui d’assumer les conséquences d’une infraction. En revanche, dans cette hypothèse, Vous devez vous assurer que le salarié est titulaire d’un permis de conduire et dispose d’une assurance couvrant ses déplacements professionnels.

En cas d’infraction commise par des personnes au volant de véhicules d’entreprise et constatée automatiquement, jusqu’à la loi de modernisation de la justice, entrée en vigueur le 1er janvier 2017, votre entreprise devait payer l’amende, en tant que titulaire du certificat d’immatriculation. En revanche, pour éviter une perte de points, le représentant légal de l’entreprise devait prouver qu’il ne conduisait pas le véhicule.

Depuis le 1er janvier 2017, vous avez l’obligation de dévoiler l’identité du salarié, conducteur du véhicule au moment des faits, sauf à prouver le vol. En effet, dans les 45 jours de l’envoi de la contravention, votre entreprise se doit d’adresser, en recommandé ou par voie dématérialisée, à l’agence nationale de traitement automatisé des infractions (ANTAI), l’identité et les coordonnées de l’intéressé ainsi que les références de son permis de conduire. Si vous ne faites pas cette démarche, vous pouvez être condamné à une contravention de la 4ème classe qui s’ajoute à l’amende initiale. Par ailleurs, si votre entreprise paie pour le compte du salarié l’amende, cela constitue un avantage en nature et doit donc être soumis à cotisations sociales.Néanmoins, si vous souhaitiez récupérer, sur le salaire, le montant de l’amende payée pour le compte du salarié, vous ne pourriez le faire sans avoir obtenu, au préalable, de sa part, une autorisation de prélèvement.

Si le salarié utilise son véhicule personnel pour un déplacement professionnel, comment calcule-t-on les compensations dues ?

Si votre salarié utilise son véhicule personnel pour les besoins de son activité professionnelle, on considère que les dépenses ainsi engagées ont un caractère professionnel et doivent donner lieu à un remboursement de la part de votre entreprise. Si certaines dépenses sont prises en charge au réel, en fonction des frais réellement engagées, les dépenses induites par l’utilisation d’un véhicule personnel sont remboursées selon un forfait; via le barème des indemnités kilométriques. Ces sommes n’étant pas considérées comme du salaire, elles ne sont pas soumises à cotisations.

Si le salarié utilise un véhicule que vous lui avez mis à disposition pour ses trajets professionnels et personnels, comment évalue-t-on, en paie, cet avantage ? 

Si vous avez mis à disposition de votre salarié un véhicule, on considère qu’il bénéfice d’un avantage en nature dans la mesure où il est autorisé à conserver et utiliser le véhicule pour effectuer des déplacements privés, pendant le repos hebdomadaire ou pendant les congés payés, ou durant ces deux périodes. Il convient donc de le prendre en considération dans l’assiette servant au calcul des cotisations sociales. Dans ce contexte, vous pouvez évaluer cet avantage sur la base des dépenses réellement engagées ou sur la base d’un forfait annuel. Il s’agit d’une option que vous pouvez réviser pour l’année écoulée jusqu’à l’établissement de la DADS, soit jusqu’au 31 janvier de l’année N + 1.

Si vous optez pour une évaluation au réel, il vous appartiendra d’effectuer le calcul suivant :

Montant annuel  = total des dépenses engagées × (kilométrage annuel parcouru à titre privé / kilométrage annuel parcouru avec le véhicule)

Dans le cadre des dépenses engagées, il convient de prendre en compte les frais d’amortissement sur 5 ans, le coût de l’assurance et les frais d’entretien.

Les dépenses de carburant lié à l’usage personnel du véhicule doivent être traitées à part et au réel.

Si vous mettez un véhicule à la disposition de votre salarié, l’évaluation peut être réalisée à partir d’un forfait annuel selon que vous achetez ou louez le véhicule et correspondant au montant suivant :

  • à 9 % du coût d’achat du véhicule de moins de 5 ans auxquels s’ajoutent, le cas échéant, les dépenses réelles de carburant utilisé à des fins personnelles mais payé par l’entreprise
  • ou à 12 % du coût d’achat du véhicule lorsque l’employeur paie le carburant.
  • ou 30 % du coût global annuel comprenant la location, l’entretien et l’assurance
  • ou 40 % du coût annuel si vous prenez en charge le carburant. 

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