Les budgets du CSE

Comme pour l’ancien comité d’entreprise, les employeurs d’au moins 50 salariés ont l’obligation de verser deux budgets au comité social et économique ; un budget de fonctionnement et un budget dédié aux activités sociales et culturelles. La réforme instaurant le CSE a apporté certaines modifications.

Le budget CSE

Un CSE à partir de 11 salariés

L’ordonnance du 22 septembre 2017 fusionne les différentes institutions représentatives du personnel (comité d’entreprise, délégués du personnel et CHSCT) sous le nom de CSE pour comité social et économique.

Pour rappel, contrairement au comité d’entreprise, le CSE doit être mis en place dans les entreprises d’au moins 11 salariés, comme pour les anciens délégués du personnel et non 50 comme pour l’ancien comité d’entreprise (CE).

L’ancien CE devait être mis en place si l’effectif dépassait 50 salariés pendant 12 mois au cours des 36 derniers mois. Le CSE doit en revanche être mis en place si le seuil de 11 salariés est atteint au cours des 12 derniers mois de manière consécutive.

Des budgets à partir de 50 salariés

Comme dans l’ancienne version du CE, l’employeur à l’obligation de verser des budgets au Comité social et économique (CSE) à partir de 50 salariés. Pour calculer ce seuil, on retient également la règle des 12 derniers mois consécutifs.

L’effectif est déterminé en équivalent temps plein en intégrant les salariés suivants :

  • Les salariés en CDI
  • Les salariés en CDD au prorata de leur temps de présence
  • Depuis le 1er janvier 2019, sont pris en compte, les salariés en contrats CIE (contrat initiative emploi) et CAE (contrat d’accompagnement dans l’emploi).
  • Les salariés mis à disposition ou en intérim s’ils sont régulièrement présents dans les locaux de l’entreprise depuis au moins 1 an.

En revanche, les salariés en contrat de professionnalisation, en contrat d’apprentissage et en contrat CUI (contrat unique d’insertion) ne sont pas pris en compte pour le calcul du seuil. De même les salariés remplaçant un salarié absent ne sont pas décomptés (CDD, intérimaires).

Le versement des budgets

Comme pour l’ex- comité d’entreprise, 2 budgets distincts doivent être versés par l’employeur au CSE :

  • Le budget de fonctionnement
  • Le budget des activités sociales et culturelles (ASC).

L’absence de versement de ces budgets à l’employeur est constitutive du délit d’entrave qui est puni d’une peine d’emprisonnement de 1 an et de 7.500 € d’amende.

Ces budgets sont généralement fixés en pourcentage de la masse salariale.

La masse salariale prise en compte est la même que celle qui est déclarée dans le cadre de la DSN. Les primes de participation et d’intéressement sont exclues de cette masse salariale.

Il doit s’agir de celle relative à l’année en cours. Dans la pratique, ils sont versés en fonction de la masse salariale de l’année précédente et une régularisation doit ensuite intervenir.

Le budget est calculé en principe sur la base de l’année civile. L’année des élections des membres du CSE, les budgets doivent donc être versés au prorata du nombre de mois entre l’élection du CSE et la fin de l’année civile.

L’employeur n’a pas l’obligation de verser en une seule fois en début d’année ces budgets. Il peut procéder à un versement étalé, mais il ne doit pas empêcher le fonctionnement normal du CSE (circulaire DRT 1983-3 du 6 mai 1983).

Le budget de fonctionnement

Le budget de fonctionnement a pour objectif de couvrir les frais du CSE lui permettant d’exercer son rôle économique. Il lui permet de régler ses dépenses de préparation des consultations (documentation, appel à un expert), ses fournitures administratives, ses dépenses liées à la tenue de sa comptabilité, etc.

Le budget de fonctionnement minimum à allouer est déterminé par le code du travail. Il s’élève :

  • pour les entreprises de 50 à 2.000 salariés : à 0,2 % de la masse salariale brute de l’année en cours
  • pour les entreprises de plus de 2.000 salariés : à 0,22% de la masse salariale.

La précédente législation pour le CE ne prévoyait pas de budget majoré pour les entreprises de plus de 2.000 salariés.

Un accord collectif peut prévoir un taux supérieur.

En outre l’employeur a la possibilité de ne pas verser ce budget au CSE et de financer lui-même toutes les dépenses nécessaires relatives au fonctionnement du CSE. Mais lorsque cette prise en charge s’avère d’un montant inférieur au minimum légal (0,2 ou 0,22%) ou conventionnel, l’employeur à l’obligation de verser la différence. À l’inverse, l’employeur ne peut procéder ainsi pour le budget des ASC. Il est dans l’obligation de procéder au versement direct des budgets.

Le budget des activités sociales et culturelles (ASC)

La nouvelle législation

Le budget des activités sociales et culturelles a pour objectif de financer les œuvres sociales proposées par le CSE (voyages, billetterie cinéma, spectacles, etc.). Contrairement au budget fonctionnement, le minimum légal s’applique par défaut. En priorité, le budget ASC doit faire l’objet d’un accord d’entreprise. Un minimum peut être fixé par convention ou accord collectif. Certaines conventions collectives de branche en proposent une.

Une fois négocié, il ne peut baisser d’une année sur l’autre en pourcentage de la masse salariale. Ainsi, un budget ASC en euros ne pourra diminuer qu’en cas de réduction de la masse salariale.

En l’absence d’accord, un calcul complexe doit être mis en place. Le budget minimum est dans ce cas égal à la somme des œuvres sociales mise en place par l’employeur la dernière année avant la mise en place du CSE, rapportée au montant de la masse salariale de cette même année (code du travail, article L. 231-81). Le pourcentage obtenu constitue alors le taux minimum de participation de l’employeur au budget CSE.

En l’absence d’ASC prise en charge par l’employeur avant la mise en place du CSE, aucun budget dédié n’est obligatoirement à verser. La totalité des dépenses sociales de la période de référence, y compris celles dont le CSE n’assure pas directement la gestion, doit être prise en compte. Le coût de la gestion de la cantine d’entreprise doit ainsi être pris en compte.

Ancienne législation

Dans l’ancienne législation, en l’absence d’accord avec l’employeur sur le budget ASC, un double plancher devait être calculé :

  • 1er plancher : avant mise en place du CE
  • calcul de la moyenne des 3 dernières années des sommes investies en ASC par l’employeur.
  • Ou même calcul, mais en pourcentage (moyenne ASC en € / masse salariale).
  • 2nd plancher (en valeur relative et en valeur absolue) : Budget ASC minimum = total le plus élevé des sommes affectées aux ASC des 3 dernières années.

Ce double plancher a été supprimé au profit de la règle de la dernière année avant la mise en place du CSE, en pourcentage de la masse salariale.

CSE central et CSE d’établissement

Dans les entreprises disposant de plusieurs établissements, les élections doivent avoir lieu au niveau de chaque établissement. Dans ce cas des CSE d’établissements sont élus et un CSE central est mis en place.

Pour le budget de fonctionnement, ce sont les CSE d’établissements qui bénéficient de la subvention.

Sauf convention ou accord collectif contraire, l’employeur n’a aucun budget supplémentaire à verser au CSE central. C’est aux CSE d’établissements de reverser une quote-part de leur budget de fonctionnement au CSE central. En l’absence d’accord à ce sujet, les comités doivent appliquer les éventuelles stipulations prévues dans la convention collective de branche. À défaut de telles stipulations, il appartient au tribunal d’instance de fixer cette quote-part.

Pour le budget des ASC, c’est l’inverse, le budget est calculé au niveau de l’entreprise. La répartition entre les CSE d’établissements est fixée par accord d’entreprise au prorata des effectifs des établissements ou de la masse salariale ou de ces 2 critères combinés. En l’absence d’accord, la répartition est effectuée au prorata de la masse salariale de chaque établissement.

Les frais restant à la charge de l’employeur

Malgré le versement de ces deux budgets au CSE, certaines dépenses liées au CSE restent à la charge de l’employeur :

  • Les frais de déplacement vers le lieu des réunions du CSE
  • L’assurance responsabilité civile du CSE
  • Les dépenses en expert-comptable du CSE : ce dernier peut faire appel à l’expert-comptable de son choix afin que celui-ci réalise une analyse financière de la société et de la participation aux résultats. Il peut également intervenir pour accompagner le CSE afin de faire des propositions dans le cadre d’un licenciement économique collectif. Dans tous ces cas, l’employeur à l’obligation de régler la facture de l’expert en totalité. Aucune imputation n’est possible sur le budget de fonctionnement.
  • Les dépenses en expert dans le cadre de l’accompagnement du CSE pour la consultation sur les orientations stratégiques. Dans ce cas, 80% de la facture de l’expert est à la charge de l’employeur, et les 20% restant, à la charge du CSE dans le cadre de son budget de fonctionnement.

L’employeur doit également mettre à la disposition du CSE un local aménagé comprenant :

  • Une table
  • Des chaises en nombre suffisant
  • Une armoire fermant à clé
  • Un ordinateur avec un logiciel de traitement de texte (circulaire DRT 1983-3 du 6 mai 1983).

L’employeur doit également mettre à disposition une ligne téléphonique avec un commutateur externe, séparé de l’entreprise et des moyens de photocopie. Il peut en revanche refacturer les frais téléphoniques et de photocopie au CSE.

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