Le rapport d’étonnement : comment et pourquoi ?

Rédigé par un nouveau collaborateur à un poste de travail, le rapport d’étonnement devient la principale source d’évaluation des processus interne des entreprises qui le pratiquent.

Le rapport d’étonnement peut être mis en place par les entreprises en fonction de différents paramètres qui sont par exemple : la culture d’entreprise, une période de turn-over important, un secteur d’activité spécifique ou l’évaluation de la politique d’intégration.

Le rapport d’étonnement : comment et pourquoi ?

Si un rapport d’étonnement est à rédiger dans l’entreprise que vous allez intégrer, pas de panique ! Vous permettrez à votre nouvel employeur d’avoir un regard extérieur sur le fonctionnement de sa structure. Le tout en respectant son souhait de donner la parole, favoriser la critique (positive ou constructive) et la prise d’initiative des nouvelles recrues.

Quand, et comment rédiger un rapport d’étonnement ? Comment le structurer ? Quel est son intérêt pour l’entreprise ainsi que pour le nouveau collaborateur ?

Fiche pratique : le rapport d’étonnement

Commençons par voir dans cette fiche pratique ce qu’est un rapport d’étonnement, ainsi qu’un exemple concret pour le réaliser.

Comment faire un rapport d’étonnement ?

Que vous soyez sur une création de poste, une promotion interne, un contrat à durée déterminée ou indéterminée, la rédaction d’un rapport d’étonnement dans les semaines qui suivent votre arrivée peut vous être demandée.

Il permet de donner un regard neuf sur les aspects positifs ou à améliorer de la structure dans laquelle vous travaillez.

Lorsqu’un rapport d’étonnement est demandé, par l’entreprise, au nouveau collaborateur, ce dernier est idéalement prévenu au démarrage du contrat. Un membre du service ressources humaines ou le manager rassure le nouveau salarié sur la franchise et la transparence dont il doit faire preuve pour les observations qu’il va mettre en avant dans son rapport d’étonnement.

Le délai laissé pour la rédaction du rapport d’étonnement est généralement de 1 à 3 mois. Ce paramètre est normalement précisé lors du brief sur ce qui est attendu de vous en tant que nouveau collaborateur. Passé les premières semaines, la notion d’étonnement risque de perdre de sa pertinence.

Le rapport d’étonnement peut prendre différentes formes :

  • Une présentation ou un échange oral.
  • Un questionnaire.
  • Un questionnaire contenant une partie champ libre.
  • Le total champ libre (ce qui laisse place à beaucoup de créativité, certains présentent donc leur rapport d’étonnement à l’aide d’un PowerPoint ou encore sous format vidéo).

La restitution est généralement organisée lors d’une réunion faite pour pouvoir échanger sur les points relevés dans le rapport d’étonnement.

Quand devez-vous commencer à rédiger votre rapport d’étonnement ?

Une chose est sûre, pas le premier jour de prise de poste. Cela n’aurait pas beaucoup de sens, car il vous faut un certain temps pour observer les axes d’améliorations possibles.

Prenez idéalement des notes dès que quelque chose vous frappe (positif ou négatif) pour pouvoir faire un point, le plus fidèle possible, au moment de la rédaction.

Quelques conseils pour réussir son premier rapport d’étonnement :

Le principal point de vigilance ? Ne vous contentez pas de faire une liste de tous les problèmes rencontrés depuis votre arrivée !

Ce n’est pas le but de l’exercice et ce n’est surtout pas l’image que vous souhaitez renvoyer à vos nouveaux managers. De plus, certains dysfonctionnements peuvent être inhérents au secteur d’activité de l’entreprise (exemple fréquent en cas de saisonnalité d’une activité).

Exprimez-vous plutôt en expliquant les difficultés que vous avez pu rencontrer, l’idéal étant de proposer une solution pour résoudre ce problème.

Réussir un rapport d’étonnement demande de savoir observer, faire preuve de curiosité pour vous intéresser réellement à l’entreprise et à son fonctionnement, tout en ayant l’esprit critique pour pouvoir mettre en lumière des points d’interrogation ou d’incompréhension quant à l’organisation ou aux process en place.

Ne donnez pas de précision sur le nom d’un collaborateur dans le rapport d’étonnement. L’objectif n’est pas, non plus, de procéder à une forme de délation des bonnes et mauvaises pratiques entre collègues. Gardez simplement à l’esprit que la diplomatie est de rigueur.

L’idéal pour réaliser un rapport d’étonnement reste donc de prendre des notes tout au long de sa prise de poste et de la phase d’intégration, puis rassemblez et formalisez vos idées pour procéder à la restitution.

Exemple de rapport d’étonnement

Afin de soutenir le collaborateur dans la réalisation du rapport d’étonnement demandé, l’entreprise peut le formaliser en un questionnaire. Cela permettra de structurer l’échange et d’avoir une réponse aux questions qui ont un intérêt particulier pour évaluer l’arrivée d’un nouveau collaborateur.

La restitution du rapport d’étonnement se fait généralement lors d’une réunion ou, tout du moins, lors d’un temps d’échange préalablement fixé par les différentes parties (manager, collaborateur du service RH….).

Le rapport d’étonnement peut néanmoins prendre différentes formes que sont par exemple : un questionnaire préparé par le service RH, la remise d’un rapport écrit ou encore une simple restitution orale organisée par le responsable hiérarchique. Dans tous les cas, votre retour doit être réfléchi, car il peut avoir un impact important sur l’organisation interne de la structure.

Si votre nouvelle entreprise vous demande de travailler sur un rapport d’étonnement, mais qu’aucune indication ne vous a été communiquée, voici un exemple de trame de rapport dont vous pouvez vous inspirer :

Questions relatives à la phase de recrutement :

  • Qu’avez-vous pensé du processus de recrutement (objet / qualité / durée) ?
  • Que pensez-vous de l’entreprise (valeur / culture) ?
  • Qu’avez-vous particulièrement apprécié ?
  • Qu’avez-vous moins apprécié ?
  • Commentaire / Préconisation.

Questions en lien avec la phase d’intégration

  • Comment s’est passée votre prise de poste ?
  • Que pensez-vous de votre équipe de travail (ambiance / cohésion) ?
  • Avez-vous bénéficié d’une formation ? Si oui, s’avère-t-elle pertinente ?
  • Maîtrisez-vous le matériel mis à votre disposition (locaux, logiciels, machines…) ?
  • Qu’avez-vous particulièrement apprécié ?
  • Qu’avez-vous moins apprécié ?
  • Commentaire / Préconisation.

Questions au sujet du poste occupé

  • Avez-vous bien compris les attentes du poste ?
  • Votre fiche de poste / votre formation comporte-t-elle des zones d’ombre ?
  • Quels sont vos axes d’amélioration ?
  • Qu’avez-vous particulièrement apprécié ?
  • Qu’avez-vous moins apprécié ?
  • Commentaire / Préconisation.

Gardez à l’esprit que ce rapport a pour objet d’expliquer votre vision, si vos attentes ont été satisfaites ou si des choses vous ont particulièrement étonnées depuis votre arrivée.

Les éléments cités peuvent être positifs comme négatifs le tout étant de les argumenter avec des éléments factuels et des idées d’améliorations possibles pour ouvrir la discussion sur certains points ayant peut-être échappé à votre nouvel employeur.

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Pourquoi réaliser un rapport d’étonnement ?

Bien que cela puisse, pour certains, constituer une perte de temps, ne négligez pas les bénéfices que vous pouvez retirer de cette pratique. Nous allons en effet voir que réaliser un rapport d’étonnement peut avoir un rayonnement positif aussi bien pour le salarié que pour l’entreprise.

Libérer la parole du salarié

Le rapport d’étonnement donne la parole au nouveau collaborateur en lui permettant de partager les observations et réflexions qu’il a mené sur le fonctionnement de l’entreprise depuis sont arrivée. C’est, pour la nouvelle recrue, un outil permettant d’évaluer la bonne qualité de son recrutement et de son intégration.

Le rapport d’étonnement permet d’avoir un retour sur les points positifs, à améliorer et sur ce qui a surpris le nouveau salarié depuis son arrivée dans l’entreprise. Il permet d’ouvrir le dialogue avec les responsables hiérarchiques sur d’éventuelles lacunes ou axes d’amélioration (notamment sur l’intégration).

Les avantages pour l’entreprise

Le rapport d’étonnement constitue, pour les entreprises, une source d’information et d’évaluation des processus de recrutement, d’intégration et d’organisation interne de la structure de façon plus générale.

Une fois la typologie et la procédure du rapport d’étonnement établi, organisez un temps d’échange pour la restitution. Le tout est de le mettre à profil pour tirer un maximum d’informations du rapport d’étonnement du nouveau collaborateur. Écoutez attentivement les retours, posez des questions et apportez les réponses demandées.

La restitution du rapport d’étonnement permettra de créer un climat de confiance, de créativité et de liberté d’expression qui participera sans aucun doute à la fidélisation des nouveaux salariés. Il sera d’autre part extrêmement utile dans l’amélioration de l’organisation générale de l’entreprise.

Le rapport d’étonnement représente, si l’exercice est réalisé correctement par les deux parties, une source d’évaluation gratuite des procédures interne. Afin que les conclusions retirées soient mises à profit, il est important que des mesures soient prises pour améliorer le fonctionnement de l’entreprise.

Le rapport d’étonnement n’est néanmoins pas la seule source de sondage interne permettant la fidélisation et l’implication des salariés. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez par exemple mettre en place des entretiens individuels ou des réunions particulières autour des difficultés rencontrées par les salariés tout au long de la collaboration, afin d’y apporter des solutions.

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