Les conditions de participation aux séances des comités sociaux de la fonction publique

Les personnes autorisées à participer aux séances

Il convient de noter que les séances ne sont pas publiques (2). Les membres suppléants peuvent assister aux séances du comité, mais ne peuvent pas prendre part aux débats (3).

En outre, le président peut convoquer des experts, à la demande de l’administration ou des représentants du personnel ou faire appel, à titre consultatif, au concours de toute personne qui lui paraîtrait qualifiée. Ceux-ci ne peuvent assister, à l’exclusion du vote, qu’à la partie des débats relative aux questions sur lesquelles il a été fait appel à eux ; ils n’ont pas voix délibérative (4).

Par ailleurs, le président du comité peut être assisté, au besoin, par un ou plusieurs agents de la collectivité ou de l’établissement concernés par les questions sur lesquelles cette instance est consultée. Ces derniers n’auront cependant pas la qualité de membre (5). Les personnes participant, à quelque titre que ce soit, aux travaux des comités sont soumises à une obligation de discrétion professionnelle sur les pièces et documents dont ils ont eu connaissance à l’occasion de ces travaux (6).

Les cas remplacement des représentants titulaires temporairement empêchés

Tout représentant titulaire du personnel empêché de prendre part à une séance du comité peut se faire remplacer par n’importe quel représentant suppléant (7) :

• élu sur la même liste de candidats ou désigné par la même organisation syndicale ;
• ou, lorsqu’il s’agit d’un représentant tiré au sort, par un représentant suppléant tiré au sort.

En outre, lorsqu’un représentant du personnel bénéficie d’un congé pour maternité ou pour adoption, il est remplacé temporairement par une personne désignée selon les modalités de droit commun prévues pour la désignation des représentants du personnel (8) :

• en cas de vacance du siège d’un titulaire, ce siège est attribué à un suppléant de la même liste ;
• en cas de vacance du siège d’un suppléant, ce siège est attribué au premier candidat non élu de la même liste.

Lorsque ces modalités sont impossibles, l’organisation syndicale désigne une personne parmi les agents relevant du périmètre du comité éligibles au moment de la désignation.

Les autorisations d’absence accordées aux représentants du personnel siégeant dans les comités sociaux

En premier lieu, Toutes facilités doivent être données aux membres titulaires et suppléants des comités et des formations spécialisées pour exercer leurs fonctions. Ainsi, des autorisations spéciales autorisation d’absence sont accordées aux représentants du personnel, titulaires ou suppléants, ainsi qu’aux experts appelés à prendre part aux séances (9).

Sur simple présentation de leur convocation ou du document les informant de la réunion de ces comités, les représentants syndicaux, titulaires et suppléants, ainsi que les experts, appelés à siéger doivent se voir accorder une autorisation d’absence. La durée de l’autorisation d’absence comprend, outre les délais de route et la durée prévisible de la réunion, un temps égal à cette durée pour permettre aux intéressés d’assurer la préparation et le compte rendu des travaux (10).

Les autorisations d’absence accordées pour l’exercice des missions en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail.

Ces autorisations sont délivrées dans les mêmes conditions que celles indiquées ci-dessus. Toutefois, leurs modalités d’octroi varient selon le versant de la fonction publique considéré.

Au sein de la fonction publique de l’Etat (11) :

Les représentants du personnel, titulaires et suppléants, membres des formations spécialisées en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail ou, lorsqu’il n’en n’existe pas, membres des comités sociaux d’administration, bénéficient, pour l’exercice de leurs missions,d’un contingent annuel d’autorisations d’absence fixé en jours par arrêté conjoint du ministre chargé de la fonction publique et du ministre chargé du budget, proportionnellement aux effectifs couverts par ces instances et à leurs compétences (12).
Ce contingent annuel d’autorisations d’absence peut être majoré pour tenir compte de critères géographiques ou de risques professionnels particuliers. La liste des formations spécialisées ou, lorsqu’il n’en existe pas, des comités sociaux d’administration qui bénéficient de cette majoration est fixée par arrêté conjoint du ou des ministres concernés et du ministre chargé de la fonction publique.

Il est utilisé sous forme d’autorisations d’absence d’une demi-journée minimum qui peuvent être programmées. L’autorisation d’absence utilisée au titre de ce contingent annuel est accordée sous réserve des nécessités du service.

Un arrêté du ou des ministres concernés peut déterminer un barème de conversion du contingent annuel d’autorisations d’absence en heures pour tenir compte des conditions d’exercice particulières des fonctions de certains membres des formations spécialisées ou, lorsqu’il n’existe pas de formation spécialisée, des comités sociaux d’administration. Cet arrêté peut également prévoir la possibilité pour chaque membre de renoncer à tout ou partie du contingent d’autorisations d’absence dont il bénéficie au profit d’un autre membre ayant épuisé son contingent de temps en cours d’année.

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 LE COMITÉ SOCIAL DANS LA FONCTION PUBLIQUE D’ÉTAT 

1 jour – En présentiel ou à distance

• Identifier les compétences des différents niveaux de CSA : centraux, de proximité, de réseau.
• Gérer l’attribution des compétences du CSA.
• Organiser les réunions du CSA.
• Rédiger les documents de fonctionnement et d’organisation des instances.
• Déterminer les droits des élus.

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Au sein de la fonction publique territoriale (13) :

Sont accordés aux membres de la formation spécialisée ou aux membres du CST, en l’absence d’une telle formation, pour l’exercice de leurs missions en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail :

• Un contingent annuel d’autorisations d’absence :

Ce contingent est fixé par décret en jours proportionnellement aux effectifs couverts par le CST et à ses compétences. Il peut être majoré pour tenir compte de critères géographiques ou de risques professionnels particuliers. Les durées de ce contingent annuel d’autorisations d’absence sont précisées par décret (14).

La liste des CST bénéficiaires de cette majoration est fixée par arrêté de l’autorité territoriale.

Ce contingent est utilisé sous forme d’autorisations d’absence d’une demi-journée minimum qui peuvent être programmées. Ces autorisations d’absence sont accordées sous réserve des nécessités du service.

En outre, l’autorité territoriale peut déterminer par arrêté :

• un barème de conversion en heures de ce contingent annuel d’autorisations d’absence, pour tenir compte des conditions d’exercice particulières des fonctions de certains membres des formations spécialisées&bsp;;/li>
• la possibilité pour chaque membre de renoncer à tout ou partie du contingent d’autorisations d’absence dont il bénéficie au profit d’un autre membre ayant épuisé son contingent de temps en cours d’année.

• Des autorisations d’absence (15) :

En vue de réaliser les enquêtes prévues en cas d’accident de travail ; ou dans toute situation d’urgence ; pour le temps passé à la recherche de mesures préventives, ou encore pour les temps de trajets afférents aux visites de services.

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 LE COMITÉ SOCIAL DANS LA FONCTION PUBLIQUE TERRITORIALE 

1 jour – En présentiel ou à distance

• Intégrer les modifications apportées par la loi de transformation de la Fonction publique en matière de représentation du personnel dans la Fonction Publique Territoriale (FPT).
• Identifier les modalités d’élection des Comités Sociaux Territoriaux (CST).
• Identifier les compétences et modalités de fonctionnement du comité social.
• Définir les modalités de fonctionnement de la formation spécialisée en santé et sécurité au travail.

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Au sein de la fonction publique hospitalière (16) :

Sur simple présentation de leur convocation les représentants du personnel titulaires et suppléants, membres des formations spécialisées en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail ou, lorsqu’il n’en n’existe pas, membres des comités sociaux d’établissement, se voient accorder une autorisation d’absence lorsqu’ils sont appelés à siéger dans les instances.

La durée de l’autorisation d’absence comprend, outre les délais de route, une durée de temps égale au double de la durée prévisible de la réunion, destinée à permettre aux intéressés d’assurer la préparation et le compte rendu des travaux.

En outre, l’employeur laisse à chacun des représentants du personnel à la formation spécialisée, ou au comité en l’absence de formation spécialisée, le temps nécessaire à l’exercice de leurs fonctions et au moins :

1. Deux heures par mois dans les établissements et groupements employant jusqu’à 99 agents ;
2. Cinq heures par mois dans les établissements et groupements employant de 100 à 199 agents ;
3. Dix heures par mois dans les établissements et groupements employant de 200 à 299 agents ;
4. Quinze heures par mois dans les établissements et groupements employant de 300 à 1499 agents ;
5. Vingt heures par mois dans les établissements et groupements employant 1500 agents et plus.

Pour les formations spécialisées de site, les heures de délégation attribuées aux représentants du personnel sont calculées en fonction de l’effectif d’agents relevant de chaque site. Une autorisation d’absence est aussi accordée aux représentants du personnel faisant partie de la délégation de la formation spécialisée en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail ou, lorsqu’il n’en existe pas, du comité social d’établissement, réalisant les enquêtes prévues et, dans toute situation d’urgence, pour le temps passé à la recherche de mesures préventives. Les temps de trajets afférents aux visites prévues à l’article 48 font également l’objet d’autorisations d’absence.

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 LE COMITÉ SOCIAL DANS LA FONCTION PUBLIQUE HOSPITALIÈRE 

1 jour – En présentiel ou à distance

• Identifier les modalités d’élection et de fonctionnement des Comités Sociaux d’Etablissement (CSE).
• Expliquer les modalités de fonctionnement de la formation spécialisée en santé et sécurité au travail.

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Les conditions de remboursement des frais afférents aux mandats des représentants du comité social

Les membres ainsi que les experts convoqués ne perçoivent aucune indemnité du fait de leurs fonctions dans les comités (17). Cependant, ils sont indemnisés de leurs frais de déplacement et de séjour dans les conditions fixées par la réglementation applicable aux frais de déplacement des agents publics (18).

Parmi les membres, les suppléants qui, non convoqués, assistent à une séance du comité sans pouvoir prendre part aux débats, ne peuvent prétendre à l’indemnisation de leurs frais (19). Ainsi, les suppléants ne sont indemnisés que s’ils ont été convoqués afin de remplacer un membre titulaire.

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Références :

1. Il s’agit des décrets : n° 2020-1427 du 20 novembre 2020, relatif aux comités sociaux d’administration (CSA) dans les administrations et les établissements publics de l’Etat ; n° 2021-571 du 10 mai 2021, relatif aux comités sociaux territoriaux (CST) des collectivités territoriales et de leurs établissements publics ; et du décret n° 2021-1570 du 3 décembre 2021, relatif aux comités sociaux d’établissement des établissements (CSE) publics de santé, des établissements sociaux, des établissements médico-sociaux et des groupements de coopération sanitaire de moyens de droit public ;
2. Articles 92 des décrets CSA, CST et 73 du décret CSE ;
3. Articles 88 du décret CSA ; 86 du décret CST et 68 du décret CSE ;
4. Articles 88 du décret CSA ; 86 du décret CST ;
5. Articles 13 du décret CSA ; 89 du décret CST ; et 9 du décret CSE ;
6. Articles 92 des décrets CSA et CST ; et 73 du décret CSE ;
7. Articles 90 du décret CSA ; 88 du décret CST ; et 71 du décret CSE ;
8. Articles 85 du décret CSA ; 83 du décret CST ; 16 du décret CSE ;
9. Article L. 622-5 du code général de la fonction publique ;
10. Article 15, du décret n° 82-447 du 28 mai 1982, relatif à l’exercice du droit syndical dans la fonction publique ; article 18 du décret n° 85-397 du 3 avril 1985, relatif à l’exercice du droit syndical dans la fonction publique territoriale ; et article 15 du décret n° 86-660 du 19 mars 1986, relatif à l’exercice du droit syndical dans les établissements mentionnés à l’article 2 de la loi n° 86-33 du 9 janvier 1986 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique hospitalière ;
11. Article 95 du décret CSA ;
12. Arrêté du 15 juin 2022 fixant le contingent annuel d’autorisations d’absence des membres des formations spécialisées en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail de la fonction publique de l’Etat (NOR : TFPF2216091A) ;
13. Article 96 du décret CST ;
14. Articles 1^er et 2 du décret n° 2016-1626 du 29 novembre 2016, pris en application de l’article 61-1 du décret n° 85-603 du 10 juin 1985, relatif à l’hygiène et à la sécurité du travail ainsi qu’à la médecine professionnelle et préventive dans la fonction publique territoriale ;
15. Article 97 du décret CST ;
16. Article 76 du décret CSE ;
17. Articles 97 du décret CSA ; 99 du décret CST ; et 77 du décret CSE ;
18. Articles 97 du décret CSA ; 99 du décret CST ; et 77 du décret CSE ;
19. CE, 13 octobre 1995, Syndicat départemental CFDT des personnels communaux et d’OPHLM du Nord, requête n° 108595.