Le dossier individuel de l’agent public (1ère partie)

Que doit contenir le dossier individuel de chaque agent public ?

Conformément aux dispositions de l’article L. 137-1 du CGFP, le dossier individuel de chaque agent doit comporter toutes les pièces intéressant sa situation administrative de l’agent, depuis son recrutement jusqu’à la cessation de ses fonctions. Il n’existe pas de liste réglementaire fixant la composition du dossier individuel. Tous les documents qui se rapportent à la situation administrative de l’agent, et ceux-ci seulement, doivent s’y trouver, à l’exception de certains documents médicaux. Sous cette réserve, il ne peut exister de dossier séparé. La constitution d’un second dossier pour la conservation de certains documents est illégale (dossier formation, documents officieux, sanctions effacées ou amnistiées, etc.).

A titre indicatif, le dossier individuel d’un agent public peut contenir différents types de documents parmi lesquels :

le ou les arrêtés relatifs au recrutement, à l’avancement d’échelon ou de grade, aux sanctions disciplinaires (à l’exception de l’avertissement (1), à la mutation, ou encore aux cessations de fonctions (admission à la retraite, démission, licenciement, …) ;
le ou les arrêtés plaçant un agent en congé de maladie ordinaire, de longue maladie ou de longue durée, en détachement, en congé parental, en congé de présence parentale, en disponibilité, etc… puis portant réintégration dans le corps ou le cadre d’emplois ou l’emploi à l’issue de la période accordée, à temps partiel ou en mise à disposition puis mettant fin à cette situation. Doit également figurer au compte-rendu de l’entretien professionnel de l’agent.

Parmi les documents préparatoires à verser au dossier doivent figurer :

‎tout document se rattachant à l’un ou l’autre des actes administratifs cités ci-dessus, par exemple : les pièces d’état civil, les diplômes, les extraits de procès-verbal du ou des jurys de concours, des commissions administratives paritaires ou des conseils de discipline, les tableaux d’avancement et listes d’aptitude, les demandes de mutation, de détachement, de congé parental, de congé de présence parentale, de mise à disposition, de temps partiel, etc… et les demandes de réintégration ;
‎ou encore, tout courrier ou document relatif à demande d’admission à la retraite, une démission, une demande de congés, ou de formation …

Parmi les autres documents, doivent être cités : les attestations de formation, les bilans de compétences, …

En outre, le dossier individuel d’un fonctionnaire peut également comporter :

un jugement de divorce ou de séparation de corps ; en vertu du respect de la vie privée (un extrait suffit), afin de traiter, par exemple, du supplément familial de traitement (2) ;
des demandes particulières d’un agent public, par exemple, une demande de révision du compte-rendu de l’entretien professionnel, ou celle relative à la communication du dossier individuel, … ;
des recours, gracieux ou contentieux exercés par l’agent ;
ou encore une note de mise en garde de l’autorité d’emploi, avant ouverture d’une procédure disciplinaire, ou le compte-rendu d’un entretien avec l’autorité hiérarchique, etc.

En annexe du dossier individuel, doivent également être versés, lorsqu’elle est obligatoire :

la déclaration d’intérêts ;
et le cas échéant, la recommandation ou l’information adressée par la Haute Autorité pour la transparence de la vie publique (HATVP).

Quelles mentions sont interdites au sein d’un dossier individuel ?

Comme l’indiquent les dispositions de l’article L. 137-2 du CGFP, sont interdites toutes mentions faisant état des opinions ou des activités politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques de l’agent.

Pour autant, compte tenu de gestion quotidienne du dossier et pour pouvoir prendre des décisions au vu de justificatifs, les autorisations d’absence liées à un mandat syndical, à un engagement politique ou à des fêtes religieuses ; et les décharges d’activité de service peuvent figurer au dossier à titre temporaire.

Ces éléments ne doivent pas nuire à la carrière de l’agent et en aucun cas être pris en compte à l’occasion d’une sanction disciplinaire.

Toutefois, ce principe n’empêche pas que soit versé au dossier individuel un document faisant état d’un fait à l’origine d’une sanction. Ainsi, en cas de manquement au devoir de réserve pour participation à une pétition dirigée contre l’administration, le rapport préparatoire à la sanction disciplinaire peut mentionner le motif de l’engagement d’une procédure disciplinaire. En cas d’annulation de la sanction par le juge administratif, la mention des opinions ou activités politiques, philosophiques, … de l’agent public devra être effacée du dossier sans délais.

Est également prohibée la mention des sanctions disciplinaires amnistiées (mais non des faits générateurs). Ainsi la présence dans le dossier de l’agent de documents mentionnant une sanction amnistiée révèle un comportement fautif de l’administration de nature à causer à cet agent un préjudice moral appelant réparation (4).

En outre, conformément aux dispositions de l’article R. 137-6 du CGFP : « L’agent public adresse toute demande de rectification, de retrait ou d’ajout d’un document à son dossier individuel à l’autorité administrative ou territoriale soit lors de la consultation de son dossier, soit ultérieurement.
A sa demande, ses observations sont consignées en annexe au document concerné ».

Quelles sont les règles d’effacement des pièces d’ordre disciplinaires d’un dossier individuel ?

Ainsi, parmi les sanctions du premier groupe, le blâme et l’exclusion temporaire de fonctions pour une durée maximale de trois jours doivent être effacés automatiquement au bout de trois ans si aucune sanction n’est intervenue pendant cette période (5).

Le fonctionnaire ayant fait l’objet d’une sanction disciplinaire des 2^e et 3^e groupes peut, après dix années de services effectifs à compter de la date de la sanction disciplinaire, introduire auprès de l’autorité investie du pouvoir disciplinaire dont il relève une demande tendant à la suppression de toute mention de la sanction prononcée dans son dossier. Un refus ne peut être opposé à cette demande qu’à condition qu’une autre sanction soit intervenue pendant cette période (6). Ces dispositions sont également applicables aux agents contractuels de droit public (7).

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Quelles sont les règles de retrait des pièces d’un dossier individuel ?

En cas d’annulation d’une sanction, l’incidence sur le retrait ou non des pièces la mentionnant dépend du motif d’annulation (8) :

en cas d’annulation, en raison du caractère disproportionné de la sanction, les pièces afférentes à la procédure disciplinaire n’ont pas à être retirées ;
en cas d’annulation, au motif que les faits reprochés ne constituent pas une faute, toutes les pièces faisant mention de la décision de sanction doivent être retirées (9).

Toutefois, l’agent ne peut demander le retrait ni la destruction du compte-rendu d’un entretien avec l’autorité hiérarchique, dès lors que ce document porte sur sa situation administrative (10).

Le juge administratif a pu décider qu’ont justifié les demandes de retrait des pièces suivantes :

‎ une lettre faisant état d’un mandat syndical (11) ;
des documents présentant un caractère injurieux ou diffamatoire (12) ;
un rapport ayant pour objet de justifier le compte-rendu de l’évaluation professionnelle dans le cadre d’une procédure en révision de ce dispositif : les faits relatés étaient contestés par l’agent, contredits par plusieurs collègues et non établis par la collectivité territoriale (13) ;
ou encore, un compte-rendu d’entretien présentant un contenu diffamatoire faisant état de faits et de propos non imputables à l’agent, ainsi que des documents faisant directement référence à ses responsabilités syndicales (14).

Toutefois, peut figurer au dossier individuel, un courriel du supérieur hiérarchique de l’agent, qui ne fait nulle mention de ses opinions ou activités politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques et ne contient aucune appréciation sur son état de santé, mais présente uniquement des observations sur sa situation administrative, les conditions d’exercice de ses fonctions et sa manière de servir (15).

(La 2^e et dernière partie sera consacrée aux règles de tenue et de communication du dossier individuel d’un agent public)

Références :

L’article L. 533-5 du CGFP, prévoit en effet que : « Parmi les sanctions du premier groupe, le blâme et l’exclusion temporaire de fonctions sont inscrits au dossier du fonctionnaire (…) » ;
Circulaire ministérielle du 8 mars 1973, relative à la vie privée des fonctionnaires ;
Conformément aux dispositions des articles L. 122-6 et R. 122-12 du CGFP ;
CAA Paris, 11 juillet 2006, Mme B., requête n° 03PA02505 ;
Article L. 533-5 du CGFP ;
Article L. 533-5 du CGFP ;
Article 43-2 du décret n° 86-83 du 17 janvier 1986, relatif aux dispositions générales applicables aux agents contractuels de l’Etat ; article 36-1 du décret n° 88-145 du 15 février 1988, relatif aux agents contractuels de la fonction publique territoriale ; et article 39 du décret n° 91-155 du 6 février 1991, relatif aux dispositions générales applicables aux agents contractuels de la fonction publique hospitalière ;
Réponse ministérielle à la question écrite n° 08890, publiée au J.O. du Sénat du 14 février 2019, p. 779 ;
CAA Paris, 12 mars 2019, M. A., requête n° 18PA00007 ;
Réponse ministérielle à la question écrite n° 05451, publiée au J.O. du Sénat du 7 juin 2018, p.2786 ;
CE, 25 juin 2003, Mme C., requête n° 251833 ;
CAA Nancy, 10 novembre 2004, M. D., requête n° 99NC02449 ;
TA Nîmes, 8 janvier 2026, Mme C., requête n° 2301310 ;
TA Orléans, 29 janvier 2026, M. A., requête n° 2401455 ;
CAA Bordeaux, 11 janvier 2021, M. J., requête n° 19BX02823.