Mettre en place une Délégation Unique du Personnel

Depuis la loi quinquennale sur l’emploi du 20 décembre 1993, l'employeur peut décider de regrouper les instances représentatives du personnel dans une instance commune appelée « Délégation Unique du Personnel ».

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Regrouper les IRP avec la mise en place d'une DUP

Cette délégation unique du personnel, qui s’est imposée dans de nombreuses PME, a fait l’objet de différentes modifications depuis la loi Rebsamen relative au dialogue social et à l’emploi. En effet, depuis le 19 août 2015, la délégation unique du personnel, dont l’abréviation est DUP, rassemble comme auparavant les délégués du personnel (DP) et le comité d’entreprise (CE) mais intègre également le Comité d’Hygiène, Sécurité, et des Conditions de Travail (CHSCT). Par ailleurs, cette institution représentative du personnel peut désormais être mise en place dans les entreprises de moins de 300 salariés alors qu’elle était limitée aux entreprises de 200 salariés auparavant. Très récemment, un décret du 23 mars 2016 est venu fixer la composition et le fonctionnement de la DUP.

Que faire avec les DUP mises en place avant le 19 août 2015 ?

Si une délégation unique du personnel a été mise en place avant le 19 août 2015, elle peut être maintenue mais pour une durée limitée. En effet, la DUP ne peut pas être maintenue après 2 cycles électoraux suivant la fin des mandats en cours au 19 août 2015.

Ainsi, par exemple, si une DUP a été mise en place le 12 mai 2015 pour une durée de 4 ans, l’employeur peut maintenir cette DUP « ancienne formule » jusqu’en 2027 ! En effet, le premier mandat se termine en mai 2019, le premier renouvellement en 2023 et le deuxième et dernier renouvellement possible selon la DUP ancienne formule se termine donc en 2027.

Toutefois, aucune disposition légale n’oblige l’employeur à maintenir cette DUP « ancienne formule ». Dès lors, l’employeur peut aussi préférer modifier la DUP au premier renouvellement sans attendre le délai maximal.

Qui décide de mettre en place une DUP ?

Depuis le 19 août 2015, l’employeur peut décider de mettre en place une délégation unique du personnel dans l’entreprise si son effectif est compris entre 50 salariés et 299 salariés (C. trav. art. L. 2326-1, al. 1er).

Le choix de cette mise en place est totalement facultatif. Aucune disposition n’oblige l’employeur à mettre en place une DUP. Toutefois, s’il décide cette mise en place, l’employeur doit au préalable consulter les délégués du personnel (DP), le comité d’entreprise (CE) mais aussi, le comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) (C. trav. art. L. 2326-1).

A noter : si l’employeur met en place une DUP au niveau d’une entreprise comportant plusieurs établissements, une DUP doit être mise en place au sein de chaque établissement distinct.

À quel moment organiser l’élection de la DUP ?

La mise en place de la délégation unique du personnel peut se dérouler au moment de la constitution de l’une des trois institutions représentatives du personnel (DP, CE ou CHSCT) ou au moment de leur renouvellement.

En pratique, la durée du mandat des DP, des membres du CE ou des membres du CHSCT peut être réduite ou au contraire, prorogée de deux ans au maximum pour faire coïncider la date de fin de mandat avec la date de mise en place de la DUP.

Quelles sont les règles applicables à l’élection des membres de la DUP ?

L’élection des membres de la DUP s’effectue selon les règles applicables à l’élection des membres du comité d’entreprise (C. trav. art. L. 2326-2). Il s’agit ici d’une disposition nouvelle issue de la loi Rebsamen car dans l’ancienne version de la DUP, l’élection des membres avait lieu selon les règles applicables à l’élection des délégués du personnel.

L’une des principales différences est donc l’obligation de créer un troisième collège regroupant les ingénieurs et les cadres si leur nombre est au moins égal à 25 (C. trav. L. 2324-11, al. 3). Concernant les autres formalités, on retrouve, comme pour les autres élections de représentants du personnel, les étapes suivantes :

  • l’information du personnel,
  • la convocation des organisations syndicales,
  • la négociation d’un protocole d’accord préélectoral,
  • l’organisation d’un premier tour et si nécessaire, d’un second tour, etc.

Quel est le nombre de représentants élus à la DUP ?

Le nombre de représentants élus à la DUP, titulaires et suppléants, varie selon l’effectif de l’entreprise ou de chaque établissement distinct, dans les conditions suivantes :

  • de 50 à 74 salariés: 5 titulaires et 5 suppléants ;
  • de 75 à 99 salariés: 6 titulaires et 6 suppléants ;
  • de 100 à 124 salariés: 7 titulaires et 7 suppléants ;
  • de 125 à 149 salariés: 8 titulaires et 8 suppléants ;
  • de 150 à 174 salariés: 9 titulaires et 9 suppléants ;
  • de 175 à 199 salariés: 10 titulaires et 10 suppléants ;
  • de 200 à 249 salariés: 11 titulaires et 11 suppléants ;
  • de 250 à 299 salariés: 12 titulaires et 12 suppléants.

Un accord conclu entre l’employeur et les organisations syndicales peut augmenter le nombre d’élus à la DUP (C. trav. art. L. 2326-2-1).

Quel est le mode de fonctionnement de la DUP ?

Même organisés sous la forme d’une DUP, les délégués du personnel, les membres du CE et les membres du CHSCT conservent l’ensemble de leurs attributions (C. trav. art. L. 2326-3).

Les membres de la DUP doivent désigner un secrétaire et un secrétaire adjoint qui exercent les fonctions dévolues au secrétaire du CE et au secrétaire du CHSCT.

Par ailleurs, depuis la loi Rebsamen, le fonctionnement de la nouvelle DUP est simplifié (C. trav. art. L. 2326-5). Ainsi, les réunions de la DUP ne sont plus mensuelles mais bimestrielles, c’est-à-dire que les réunions doivent avoir lieu une fois tous les deux mois. Un ordre du jour commun à chaque réunion est établi par l’employeur et le secrétaire de la DUP. Les consultations obligatoires sont inscrites de plein droit à l’ordre du jour de la réunion. Les membres de la DUP doit recevoir l’ordre du jour au moins 8 jours avant la séance.

A noter : pour préserver le rythme trimestriel des réunions du CHSCT, au moins quatre des six réunions obligatoires de la DUP doivent porter en tout ou partie sur des sujets relevant des attributions du CHSCT.

Si une question relevant à la fois des attributions du CE et du CHSCT est inscrite à l’ordre du jour de la réunion de la DUP, un avis unique de cette dernière est recueilli à condition que le médecin du travail, l’inspecteur du travail et l’ingénieur de la Carsat aient été invités à la réunion.

Si une expertise porte à la fois sur des sujets relevant des attributions du CE et du CHSCT, la DUP a recours à une expertise commune.

Quel est le crédit d’heures accordé aux membres de la DUP ?

Les membres titulaires de la DUP disposent d’un crédit d’heures de délégation, nécessaire à l’exercice des missions attribuées aux DP, au CE et au CHSCT (C. trav. art. L2326-6).

Ce temps ne peut dépasser, sauf circonstances exceptionnelles, la durée suivante :

  • de 50 à 74 salariés: 18 heures par mois ;
  • de 75 à 99 salariés: 19 heures par mois ;
  • de 100 à 299 salariés: 21 heures par mois.

Un accord de branche ou d’entreprise peut prévoir des durées plus importantes.

Chaque mois, les membres titulaires de la DUP peuvent répartir entre eux et avec les membres suppléants le crédit d’heures de délégation dont ils disposent. La seule condition est d’en informer l’employeur au moins huit jours à l’avance et via un document écrit.

Toutefois, cette répartition ne peut conduire un membre de la DUP à disposer, dans le mois, de plus d’une fois et demi le crédit d’heures de délégation dont bénéficie un membre titulaire.

Quid des entreprises de plus de 300 salariés ?

La loi Rebsamen n’a pas oublié les entreprises d’au moins 300 salariés. En effet, même si le terme de « délégation unique du personnel » ne peut pas être employé, cette loi permet également aux entreprises d’au moins 300 salariés de regrouper les délégués du personnel, le CE et le CHSCT dans une seule et même instance. Ces nouvelles dispositions sont issues du décret du 23 mars 2016 qui a créé de nouveaux articles R2391-1 à R2391-4 dans le Code du travail.

L’employeur ne peut pas décider seul de regrouper ces différentes instances représentatives. Il s’agit d’une décision commune entre l’employeur et les syndicats représentatifs. En effet, seul un accord signé par une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives ayant recueilli au moins 50% des suffrages exprimés en faveur d’organisations représentatives au premier tour des élections professionnelles peut prévoir le regroupement des délégués du personnel, du CE et du CHSCT ou seulement de deux de ces instances au sein d’une seule et même instance.

Le choix du regroupement d’instance est libre. Ainsi, l’accord peut prévoir les regroupements suivants :

  • CE + DP,
  • CE + CHSCT,
  • DP + CHSCT
  • CE + DP + CHCST

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