Trajet domicile–travail : quelles obligations pour l’employeur ? Quels avantages offrir à ses salariés ?

Dans la terminologie « trajet domicile - travail », le terme « domicile » couvre la notion de résidence habituelle, soit le lieu où le salarié réside pendant les jours travaillés. Si par exemple, le salarié a une double résidence (comme souvent, la semaine à Paris pour travailler, et le week-end en province où il retrouve sa famille qui y réside) il doit être considéré, au regard de la législation, comme ayant sa résidence habituelle à Paris.

trajet domicile travail

Le temps de trajet entre le domicile et le lieu de travail n’est pas considéré comme du temps de travail effectif et ne nécessite aucune contrepartie. Cependant il peut y avoir dépassement en temps pour des raisons professionnelles (exercice du travail exceptionnellement sur un lieu différent …), entraînant une possible contrepartie soit sous forme de repos ou sous forme financière. La fixation de cette contrepartie se fait par convention ou accord d’entreprise ou, à défaut, par convention ou accord de branche, en l’absence de convention ou d’accord d’entreprise, directement par l’employeur (après consultation des représentants du personnel si existant).

Trajet domicile-travail : quelles obligations pour les entreprises ?

Du fait que ce temps ne soit pas considéré comme travail effectif, l’employeur pourrait donc ignorer ce qui se passe sur ce trajet. Mais les obligations en tant qu’employeur sont plus complexes qu’il n’y paraît pour les raisons suivantes :

  • L’existence d’une obligation de prise en charge par l’employeur des frais d’abonnement aux transports collectifs ou de services publics de location de vélos. Nous y reviendrons plus en détails dans le paragraphe suivant
  • L’obligation d’accessibilité pour toute personne ayant un handicap (la réponse à ce problème passe souvent par des places de parking réservées pour permettre un accès aux handicapés via ce moyen connecté à un ascenseur)
  • La gestion des accidents de trajets (aspect financier et sécurité).

Nouveauté 2018, le plan mobilité d’entreprise (ex-plan de Déplacement d’Entreprise ou PDE)

A compter du 1er janvier de cette année, l’entreprise employant plus de 100 collaborateurs sur un même site, doit publier un plan de mobilité d’entreprise (art. 51 de la Loi du 17/08/2015 relative à la transition énergétique pour la croissance verte), qui aura pour objectifs notamment, d’améliorer la mobilité des salariés de l’entreprise concernée et d’encourager l’utilisation des transports en commun et le recours au covoiturage par les salariés (puis des clients, fournisseurs…). Les sanctions de non mise en place de PDE ne sont pas aujourd’hui explicitées clairement (refus de l’aide par exemple) mais les bénéfices sont évidents pour l’entreprise (baisse de l’absentéisme et du stress, meilleure marque employeur, intégration à la politique RSE …).

La prise en charge obligatoire des frais de transport en commun

Le remboursement des frais de transports en commun est obligatoire à hauteur de 50 % du prix des titres d’abonnements de tout type souscrits par les salariés pour l’intégralité du trajet entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail, accompli au moyen de services de transports publics sur la base d’un tarif de deuxième classe et du trajet le plus court. Cela comprend aujourd’hui la location de vélo. Cette prise en charge obligatoire concerne tous les salariés, les salariés à temps partiel ou partiellement en télétravail, inclus.

Faut-il proratiser cette prise en charge ? Il est dit qu’en cas d’horaire inférieur à un mi-temps, le salarié bénéficie d’une prise en charge au prorata du nombre d’heures travaillées par rapport à un mi-temps. Pour le télétravail, c’est à définir dans l’accord.

D’un point de vue financier, cette prise en charge est exonérée de charges sociales, dans la limite des frais réellement engagés (preuve de l’abonnement). Le montant doit figurer sur le bulletin de paie.

Que peux faire l’employeur pour aider ses salariés dans leur problématique de transport pour le trajet domicile – travail ?

L’employeur a plusieurs possibilités qu’il choisira en fonction du budget de l’entreprise et des problématiques de transport de ses salariés (difficulté d’accès en transport en public, éloignement certaines des salariés du lieu de travail en raison de manque de main d’œuvre qualifiée localement, trafic important sur la zone de trajet domicile – travail ….). En voici quelques unes :

  • Le remboursement des transports publics supérieur à l’obligation (supérieur à 50%)
  • La prise en charge des frais de carburant : l’employeur peut prendre en charge tout ou partie des frais de carburant (ou des frais d’alimentation d’un véhicule électrique) liés à l’utilisation par un salarié pour se rendre sur son lieu de travail. Cette possibilité est facultative et soumise au respect de certaines conditions pour être assimilée à des frais professionnels. Ceci peut être fixé par un accord d’entreprise ou par une décision unilatérale. Mais, dans ce cas, l’ensemble des salariés de l’entreprise doit pouvoir en bénéficier. L’employeur peut aussi faire le choix de verser une indemnité kilométrique calculée selon le barème des « frais professionnels » publié l’administration fiscale. Le régime social de cet avantage diffère selon que les salariés sont contraints ou non d’utiliser leur véhicule personnel
  • Une modalité proche de la proposition précédente, la prime transport de 200 € : Elle compense les mêmes choses mais dans la limite de l’exonération sociale et doit suivre la même mise en place que précédemment. Elle se pratique quand la résidence habituelle ou le lieu de travail sont situés en dehors de la région Ile-de-France et d’un périmètre de transports urbains, ou quand l’utilisation d’un véhicule personnel est indispensable en raison des horaires de travail.
  • La voiture de fonction en fonction de la politique interne en vigueur et en respect de la législation. A différencier de la voiture de service.
  • La navette d’entreprise, souvent mise en place quand il y a une aide financière ou une assistance technique des collectivités locales pour s’inscrire dans une réflexion sur le territoire. Dernièrement on voit apparaître des formules proches de la navette mais qui utilise le concept du covoiturage, comme par exemple le « court-voiturage », la « transformation de millions de voitures individuelles en un réseau de transports en commun » (expression inventée par Karos), une forme de covoiturage qui couvre des déplacements ayant des origines et des destinations mal couvertes par le réseau de transports en commun sur de courtes distances notamment pour le transport domicile-travail.
  • Le covoiturage proprement dit : soit l’utilisation de la mise en relation des salariés pour effectuer ensemble le trajet domicile – travail. Il permet pour les salariés d’économiser des dépenses de carburant et de maintenance, de diminuer la fatigue et le stress, et de développer du lien social. Cela permet aussi de répondre aujourd’hui aux préoccupations des salariés et des entreprises d’être plus « vert » et de diminuer l’engorgement des axes routiers. Cet avantage se présente souvent sous la forme d’un service apporté par l’entreprise en mettant en place une plateforme et/ou d’application (ou encore une fonctionnalité dans l’intranet) pour faciliter la mise en relation des salariés. Ce service peut être complété par des aides telles que la garantie retour (taxi ou prestataire), la flexibilité des horaires… Ces mesures nécessitent la mise en place un accord formalisant ces modalités financières ou la modification de l’aménagement du temps de travail. Ne pas oublier non plus que le ramassage d’autres salariés par un salarié peut cependant parfois donner lieu à indemnisation, s’il a pour effet d’allonger le temps habituel de trajet.

Le télétravail : une autre façon de travailler où le transport est un non sujet…

La mesure à laquelle les problématiques de transport ont donné naissance est le télétravail. Pour soulager les salariés sur la fatigue et le stress du transport, la QVT recommande la mise en place d’une formule de télétravail que ce soit au domicile du salarié ou dans des tiers lieux. Cette mise en place est facilitée par la digitalisation de l’environnement professionnel mais nécessite une formation du management qui doit apprendre à gérer à distance et doit moins être dans le présentéisme dans l’évaluation du travail de son équipe.

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