Le lean management : définition, principes et mise en place

Les deux dernières années ont mis à l’épreuve les entreprises ainsi que leurs modes d’organisation et de management. Il a fallu s’adapter rapidement à un mode de travail en distanciel puis en mode mixte, s’habituer à manager de loin, faire confiance, déléguer, maintenir la cohésion des équipes.

Les entreprises ont ainsi pu tester leur capacité à remettre en question leur mode de fonctionnement passé et à s’adapter. Plus aucune entreprise ne peut se dire que l’on va revenir au « monde d’avant », tant ces deux années ont brutalement et profondément changé les habitudes de travail.

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Lean management

Alors comment arriver à jongler entre les nouvelles aspirations des collaborateurs, les inquiétudes des managers et les impératifs de performance de l’entreprise ?

Certaines organisations reviennent à leurs façons de faire précédentes quand d’autres s’essaient à de nouveaux modes de management. Il est aussi possible d’explorer des méthodologies plus anciennes mais toujours d’actualité. Le « Lean Management » en fait partie.

Mais en quoi consiste le Lean Management exactement ? Comment le mettre en place et quel est l’intérêt pour l’entreprise ?

C’est ce que nous vous expliquons dans cet article.

Qu’est-ce que le Lean Management ?

Aux origines du Lean

L’adjectif anglais « lean » signifie maigre, allégé. On retrouve dans ce terme l’essence du principe du Lean qui est de limiter au maximum les coûts superflus et les gaspillages.

La méthodologie Lean (qui a été baptisée ainsi plus tard) a été mise au point en premier lieu pour l’outil de production par la société automobile japonaise Toyota dans les années 40. Le but était de réduire les coûts de production et les gaspillages, en impliquant les salariés de l’entreprise.

La théorisation par le MIT

Puis, au début des années 1990, des chercheurs du Massachusetts Institute of Technology (MIT) ont étudié ce système, en comparaison d’autres modes de production dans l’automobile, notamment dans des entreprises américaines.

Le système mis en place au sein des usines Toyota a été jugé plus performant. Les chercheurs ont été plus loin dans l’analyse et leur rapport a donné naissance au Lean Management.

L’objectif de cette méthode est d’éliminer les coûts et tâches superflus et d’utiliser la quantité juste de ressources pour satisfaire le client et améliorer la performance. Elle s’appuie pour cela sur tous les acteurs de l’entreprise. L’amélioration continue est au cœur de la démarche.

Né sur le terrain de la production, le Lean Management s’est installé dans toutes les strates organisationnelles de l’entreprise.

Les principes et les outils du Lean Management

Les objectifs du Lean Management

Le Lean Management vise principalement les objectifs ci-dessous :

  • Création de valeur pour le client.
  • Amélioration de la performance de l’entreprise.
  • Implication de tous les salariés.

Pour être efficace, il doit être mis en œuvre à tous les niveaux de l’entreprise et implique une excellente communication entre les différents services.

Les étapes clés et outils du Lean Management

La palette des outils du Lean Management est large. Nous vous proposons ici quelques exemples, en lien avec les étapes clé de mise en place de la méthode. Il est important de privilégier les outils correspondant au contexte de l’entreprise.

  • L’analyse des flux et des processus puis leur optimisation avec :
    • Le Value Stream Mapping (VSM) qui permet de cartographier la chaîne de valeur.
    • L’analyse de déroulement qui permet d’identifier les activités à valeur ajoutée et celles à non-valeur ajoutée.
    • La méthode japonaise 5S qui, via ses 5 étapes (Supprimer / Ranger / Nettoyer / Standardiser / Pérenniser) maximise l’environnement et les conditions de travail.
    • La standardisation des procédures.
  • La réduction des gaspillages et le zéro défaut avec :
    • L’identification et la correction des 3M qui sont les Muda (les sources de gaspillages présentes dans les processus, au nombre de 7), les Muri (les éléments et moments de surexploitation des ressources) et les Mura (les variations du rythme des flux : périodes d’inactivité versus pics d’activité).
    • Le Poka-Yoke qui anticipe en visant à éliminer tout type d’erreur possible, rendant ainsi les contrôles inutiles.
  • La mise en place d’un système de traction (flux tirés) avec :
    • Le juste-à-temps qui sert à ne lancer la production qu’au moment de la commande. On voit de plus en plus ce mécanisme dans l’industrie textile par exemple, où certaines marques responsables ne fonctionnent qu’avec un système de pré-commande, permettant ainsi de ne produire que les pièces achetées au préalable.
  • L’amélioration continue avec :
    • La méthode des 5P (Pourquoi) qui consiste, en cas de problème, à poser 5 fois la question « Pourquoi » pour aller au-delà des causes visibles et identifier les causes profondes.
    • Les Gemba, qui consistent à mener ces investigations directement sur le terrain, auprès des équipes concernées.

La mise en place et l’analyse d’indicateurs clés (KPI ou Key Performance Indicator), organisés dans un tableau de bord, permettent de mesurer l’impact des mesures prises et d’ajuster.

Pourquoi mettre en place le Lean Management ?

Globalement, le Lean Management, bien appliqué, est vertueux pour l’entreprise. Elle gagne en productivité, en qualité, en performances. Mais certains piliers, analysés séparément, sont également porteurs de bienfaits.

Le client au centre des préoccupations et de la stratégie de l’entreprise

Tout part du client. Si celui-ci n’est pas satisfait, si l’entreprise ne répond pas à son besoin, il n’achètera pas.

Ce n’est pas pour rien qu’Amazon, une des entreprises les plus performantes de ces dernières années, a placé cette règle au premier rang de ses valeurs (ou « Leadership Principles »). La « Customer obsession » ou « Obsession Client » est ainsi le principe directeur de toutes les décisions stratégiques et opérationnelles de l’entreprise. Et cela porte ses fruits.

Les entreprises ont donc un intérêt commercial et financier à placer le client au centre de leur stratégie.

Implication de tous les salariés

Les salariés ont de plus en plus besoin de se sentir en charge et responsabilisés, de sentir qu’ils prennent part à la vie de l’entreprise. Cela s’est accru avec la pandémie. Ainsi, selon un sondage Ipsos pour CESI et « Les Echos » publié en juin 2020, 90 % des salariés jugent essentiel (55 %) ou important (35 %) que leur entreprise « donne un sens à leur travail ».

Impliquer les salariés est positif pour l’entreprise et permet également de tendre vers un mieux-être au travail et une meilleure rétention des talents.

Identification et réduction des gaspillages

Au-delà de la logique économique, ce principe rejoint les impératifs écologiques auxquels nous devons faire face. En termes de Responsabilité Sociale des Entreprises (RSE), cette règle est fondamentale.

Comment mettre en place le Lean Management ?

Faire appel à un cabinet externe

Il est possible de mettre en place cette méthodologie en mandatant un cabinet externe, expert du sujet. Ils pourront ainsi vous accompagner pour l’instauration du Lean Management, mais également pour la gestion du changement que sa mise en place implique.

Privilégier les ressources internes

Pour cela, deux solutions s’offrent à vous : recruter un Lean Manager, disposant des certifications et de l’expérience nécessaires. Ainsi, cette ressource pourra vous assister sur le long terme.

Vous pouvez aussi choisir de former certains collaborateurs et ainsi disposer de cette expertise en interne. Il existe des formations certifiantes en Lean Management, avec un système de niveaux (« belts ») : Yellow Belt, Green Belt, Black Belt et Master Black Belt.

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Points de vigilance vis-à-vis du Lean Management

Pour que ce mode de management soit efficace et vertueux pour l’entreprise, pour les collaborateurs et afin qu’il ne soit pas contre-productif, il faut prêter attention aux possibles écueils ci-après.

Le Lean Management n’est pas qu’une boîte à outils

Comme nous l’avons vu précédemment, le Lean Management repose beaucoup sur l’utilisation d’outils spécifiques. Mais le management est également crucial. Les managers doivent être eux-mêmes à l’aise avec la méthode afin d’accompagner leurs équipes dans son application.

De même, le passage au Lean Management nécessite une véritable gestion du changement, c’est-à-dire un accompagnement des transformations que ce système implique. Il faut bien sûr mettre à disposition les outils nécessaires, mais aussi les expliquer, former les collaborateurs à leur utilisation, recueillir les critiques et ajuster si nécessaire.

Embarquer les collaborateurs

Il est important d’être au clair avec les équipes sur l’objectif de la mise en place du Lean Management : une amélioration continue pour la performance sur le long terme de l’entreprise et pas un simple gain de productivité. Les collaborateurs doivent sentir qu’ils sont pleinement acteurs de la stratégie et de la performance de l’entreprise grâce à leur observation et ajustement des procédures et pas seulement grâce à leur production.

Déployer le Lean Management de manière globale

Pour être efficace, le Lean Management doit concerner tous les départements de l’entreprise. À terme, les principes du Lean Management gagneraient à être intégrés au système de valeurs de l’entreprise.

Il est aussi possible de mettre en place un réseau d’ambassadeurs du Lean Management en interne : il peut s’agir de managers, de membres des Ressources Humaines ou d’autres collaborateurs qui ont un rôle central dans votre entreprise. Leur mission serait d’être au plus proche du terrain et de répondre aux questions des salariés au quotidien ou au cours de réunions récurrentes dédiées par exemple.

En conclusion, le Lean Management, bien qu’existant depuis plusieurs décennies, demeure un système de management qui peut s’avérer vertueux s’il est bien mis en place dans l’entreprise.

Au-delà de la seule logique de performance, il permet aussi d’atteindre des objectifs plus critiques aujourd’hui : un impact écologique maîtrisé, un sentiment d’appartenance et d’utilité pour les collaborateurs ainsi qu’une véritable adhésion au projet de l’entreprise.

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