Le dossier individuel de l’agent public (suite et fin)

Comment gérer le dossier individuel d’un agent ?

Les règles générales de gestion des dossiers individuels

En application des dispositions de l’article L. 137-1 du CGFP, le dossier de chaque agent public doit comporter toutes les pièces intéressant sa situation administrative enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité.

En outre, comme le prévoit l’article R. 137-4 du CGFP, l’administration doit s’assurer de la confidentialité des données personnelles ainsi que de l’intégrité, l’accessibilité et la lisibilité du dossier individuel. Par ailleurs, le dossier individuel peut être créé et géré, en tout ou partie, sur papier ou sur support électronique, comme l’indiquent les dispositions de l’article L. 137-3 du même code.

L’administration doit délivrer une habilitation à chaque agent chargé de la gestion des dossiers. Celle-ci précise sa durée, ainsi que les documents et les types d’opérations autorisées. Des habilitations peuvent également être délivrées, dans les limites de leur champ d’intervention, à des tiers, notamment à des représentants du personnel, lorsque leur accès au dossier de l’agent est prévu par une disposition législative ou réglementaire (2).

En cas de mobilité d’un agent, conformément aux dispositions de l’article R. 137-5 du CGFP :

• en l’absence de rupture du lien statutaire ou contractuel avec l’administration d’origine : cette dernière continue à gérer le dossier, le cas échéant sur support électronique. L’autorité d’accueil lui transmet sans délai les documents qu’elle établit pendant la période où l’agent exerce des fonctions en son sein ;
• mais, en cas de rupture du lien statutaire ou contractuel avec l’administration d’origine : le dossier doit être transféré à l’administration d’accueil sous forme dématérialisée. Ou, si celle-ci ne gère pas le dossier individuel de ses agents sous forme électronique, l’autorité d’origine doit créer une copie papier conforme et la transmet à l’administration d’accueil. Le dossier électronique est alors détruit, dans le délai prévu par l’arrêté ou la décision qui a fixé les modalités de gestion des dossiers sur support électronique au sein de l’administration.

Au terme de sa durée d’utilité administrative, le dossier individuel fait l’objet d’un archivage dans un service public d’archives au titre des archives définitives ou est éliminé sous le contrôle scientifique et technique de l’Etat sur les archives (3).

 Les règles de gestion des dossiers individuels sur support électronique

Conformément aux dispositions de l’article R. 137-10 du CGFP, la gestion du dossier individuel sur support électronique porte sur des opérations de collecte, de référencement, de gestion du cycle de vie des documents, de consultation, de modification, d’exploitation, de conservation, de transfert, de suppression ou d’effacement des documents et de versement au titre des archives. L’autorité chargée de la gestion du dossier individuel doit s’assurer de la traçabilité de ces opérations de gestion (4).

Les modalités de création et de passage à la gestion sur support électronique doivent être fixées par arrêté ou décision de l’administration, après avis du comité social compétent qui doit être informé des systèmes d’information et procédés utilisés (5).

Doivent être précisés :

• La liste des documents et les catégories de personnels concernés ;
• le calendrier de mise en œuvre de la dématérialisation, notamment la date à compter de laquelle toute nouvelle pièce versée au dossier ne peut l’être que sous format électronique ;
• le délai dans lequel est détruit le dossier électronique ;
• le délai dans lequel est détruit le document original sur papier ;
• les règles de gestion des habilitations délivrées aux agents chargés de la gestion des dossier individuels ;
• et les conditions d’établissement du sommaire du dossier individuel.

Par ailleurs, l’administration doit recourir à des fonctions de sécurité et d’interopérabilité conformes aux règles techniques en vigueur (6).

La création ou la gestion du dossier individuel sur support électronique peut s’effectuer à partir de documents établis sur papier et numérisés ou à partir de documents produits directement sous forme électronique (7).

Lorsque l’administration crée une copie sur support électronique d’un acte original établi sur papier, elle doit utiliser un système de numérisation dans des conditions et sous des formes garantissant sa reproduction à l’identique et la conservation pérenne du document ainsi créé.

La copie conforme ainsi établie se substitue au document original sur un papier. Le document original est détruit dans un délai fixé par l’arrêté ou la décision susmentionné (8).

Enfin, si le dossier contient à la fois des supports papier et électroniques, toute pièce versée au dossier ne peut être conservée que sur l’un des deux supports, selon le mode de gestion choisi par l’administration. Le dossier individuel est, en effet, par principe unique (9).

Les règles de classement des dossiers individuels

Pour les dossiers individuels gérés sur support électronique, une nomenclature de classement est définie par un arrêté du 21 décembre 2012 (10). Ce texte fixe les règles relatives à la composition et à la conservation des documents dans le dossier électronique.

Les différents documents figurant au dossier individuel des fonctionnaires peuvent être classés dans un ordre purement chronologique, toutefois il est permis de :

• diviser le dossier en plusieurs parties (renseignements personnels, carrière, discipline, congés, …) ;
• distinguer entre le corps du dossier (arrêté portant avancement de grade ou sanction) et ses annexes (procès-verbal de la commission administrative paritaire et tableau d’avancement ou dossier disciplinaire) ;
• séparer les éléments essentiels au suivi de la carrière (recrutement, notation, avancement, …) et les documents à caractère temporaire (certificats médicaux, demandes de congés, certificats de scolarité, …). Ces derniers doivent faire l’objet d’une numérotation par année (11).

Dans tous les cas, chaque document doit être numéroté par ordre d’introduction dans le dossier, puis classé, éventuellement dans l’une de ses parties. Un bordereau listant dans l’ordre chronologique la totalité des documents composant le dossier, associés chacun à un numéro de pièce peut, également, figurer en tête du dossier.

Les règles spécifiques aux dossiers médicaux

 Le dossier médical d’un agent doit être divisé en deux parties en raison des règles de communication des documents administratifs à caractère médical :

• une partie doit figurer au dossier individuel. Elle comprend les documents fournis par le fonctionnaire lui-même (par exemple, un arrêt de travail délivré par un médecin) ;
• l’autre partie doit demeurer sous la garde du médecin du travail. Lorsque ce n’est pas possible, elle est classée à part. Cette partie comprend les documents établis par le médecin du travail ou par un médecin agréé : expertises, examens, diagnostics (12).

 Les règles de conservation des dossiers individuels

La durée d’utilité administrative (la DUA) du dossier individuel des agents publics est fixée à 80 ans à compter de la date de naissance de l’agent qu’il soit géré sur support électronique ou sur papier (13).

Une durée de conservation pour la gestion courante est fixée pour chaque type de document contenu dans le dossier individuel. Au terme de cette durée, chaque document doit faire l’objet :

• soit d’un archivage intermédiaire, c’est-à-dire d’un accès restreint jusqu’au terme de la DUA ;
• soit d’une destruction (14).

Au terme de la DUA, les documents doivent faire l’objet d’un versement dans un service public d’archives au titre des archives définitives, ou sont éliminés sous le contrôle scientifique et technique de l’Etat sur les archives (15)

La durée de conservation de chaque document et le sort à lui donner à son terme figurent en annexe de l’arrêté du 21 décembre 2012, précité.

Enfin, il convient de noter que bulletin n° 2 du casier judiciaire doit être conservé dans le dossier individuel dématérialisé durant trois mois maximums. Il doit donc être détruit au terme de ce délai (16).

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Quelles sont les règles applicables en matière de communication du dossier individuel de l’agent ?

En application des dispositions de l’article L. 137-4 du CGFP, tout agent public a accès à son dossier individuel dans les conditions définies par la loi. Cet accès :

• est organisé par le code des relations entre le public et l’administration (CRPA) ;
• est spécifiquement prévu dans le cadre de la procédure disciplinaire (17), le droit à communication du dossier individuel n’est alors pas détachable de cette procédure ;
• et doit s’effectuer selon des dispositions spécifiques lorsque le dossier est géré sur support électronique.

Enfin tout refus de communication doit être motivé, conformément aux dispositions de l’article L. 311-14 du CRPA.

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Références :

1. Voir la 1^ère partie de cet article sur ce blog, publiée le 17 avril 2026 ;
2. Article R. 137-12 du CGFP ;
3. Article R. 137-7 du CGFP ;
4. Article R. 137-11 du CGFP ;
5. Article R. 137-3 du CGFP ;
6. Article R. 137-13 du CGFP ;
7. Article R. 137-8 du CGFP ;
8. Article R. 137-9 du CGFP ;
9. Articles R. 137-1 et R. 137-2 du CGFP ;
10. Arrêté du 21 décembre 2012, relatif à la composition du dossier individuel des agents publics géré sur support électronique -NOR n° RDFF1239419A, publié au JO du 1^er janvier 2013 ;
11. Circulaire du 5 octobre 1981 n° 1430, relative à l’application aux agents de l’État des dispositions de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 modifiée relative à la liberté d’accès aux documents administratifs. – NOR n° FP/N°1430, étendue aux fonctionnaires territoriaux par une circulaire ministérielle du 1^ermars 1982, relative à l’application, aux agents des collectivités locales et des établissements publics locaux, des dispositions de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 modifiée, relative à la liberté d’accès aux documents administratifs ;
12. Circulaire citée en note 11 ;
13. Article 2 de l’arrêté du 21 décembre 2012, cité en note 10 et note d’information du ministère de la Culture et de la Communication, du 10 janvier 2014, portant mesures de simplification relatives au tri et à la conservation des dossiers individuels des agents publics ;
14. Article 2 de l’arrêté du 21 décembre 2012, cité en note 10 ;
15. Voir note 14 ;
16. Voir l’annexe de l’arrêté du 21 décembre 2012, précité ;
17. Article L. 532-4 du CGFP.