Accueillir un stagiaire : les règles à respecter

Votre entreprise recherche un stagiaire pour l’un de ses services… Sachez que même si le stagiaire n’est pas considéré comme un salarié, l’employeur doit obligatoirement respecter certaines règles lorsqu’il accueille un stagiaire ! Le point complet sur les bonnes pratiques et les règles à respecter dans cet article.

Cet article a été publié il y a 3 ans, 1 mois.
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Accueil des stagaires : bonnes pratiques et règles à respecter.

Qu’est ce qu’un stage ?

Un stage est une mise en situation temporaire en milieu professionnel permettant à l’élève ou l’étudiant d’acquérir des compétences professionnelles en lien avec sa formation et de se voir confier des missions conformes au projet pédagogique de son établissement d’enseignement.

L’organisme accueillant le stagiaire peut être un organisme du secteur privé (par exemple, une entreprise, une association, etc.) ou un établissement public.

Attention : les stagiaires de la formation professionnelle tout au long de la vie ou encore, les jeunes de moins de 16 ans effectuant un stage d’observation en entreprise ne sont pas concernés par les dispositions exposées ci-dessous.

Dans quels cas peut-on recourir à un stagiaire ?

Il est interdit à l’employeur de faire appel à un stagiaire pour effectuer certaines tâches. Ainsi, l’employeur ne peut pas recourir à un stagiaire dans les situations suivantes :

  • Pour remplacer un salarié en cas d’absence, de suspension de son contrat de travail ou de licenciement ;
  • Pour exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent ;
  • Pour faire face à un accroissement temporaire d’activité ;
  • Pour occuper un emploi saisonnier.

En tout état de cause, il est interdit de confier au stagiaire des tâches qui pourraient être dangereuses pour sa santé ou sa sécurité.

Il est par ailleurs interdit de faire effectuer un stage hors cursus pédagogique, c’est-à-dire non inscrit dans un cursus scolaire ou universitaire. Ainsi, le stage doit faire partie d’un cursus de formation dans lequel le stagiaire effectue, par année, au minimum de 200 heures d’enseignement.

Quelle est la durée du stage ?

En principe, la durée du stage ne peut pas dépasser 6 mois par année d’enseignement. Et si le stage s’effectue de manière fractionnée au cours d’une même année d’enseignement, sa durée ne peut dépasser 924 heures.

Sachez que si le stagiaire est embauché dans les 3 mois après la fin du stage, la durée du stage accompli est alors déduite de la durée de la période d’essai. Cette période de stage est également prise en compte pour le calcul des droits liés à l’ancienneté.

Attention : si plusieurs stagiaires sont accueillis successivement sur le même poste, un délai correspondant au tiers de la durée du stage précédent doit être respecté entre deux stages. Par exemple, après un stage de 6 mois, il est nécessaire d’attendre 2 mois avant d’accueillir un nouveau stagiaire sur le même poste. Bien entendu, ce délai n’a pas à être respecté si le stage est interrompu par le stagiaire lui-même.

Y a-t-il un nombre maximum de stagiaires à respecter ?

Pour les conventions de stages conclues à partir du 29 octobre 2015, le nombre maximum de stagiaires va dépendre de l’effectif de l’entreprise : plus ou moins 20 salariés.

A noter : pour apprécier l’effectif de 20 salariés, il faut tenir compte soit du nombre de personnes employées au dernier jour du mois civil précédant la période sur laquelle est apprécié le quota, soit de la moyenne sur les 12 mois précédents si elle est supérieure.

  • Si l’effectif de l’entreprise est d’au moins 20 salariés : le nombre de stagiaires pendant une même semaine civile ne peut pas dépasser 15% de l’effectif. Par exemple. Si une entreprise compte 65 salariés, alors 10 stagiaires maximum peuvent être accueillis simultanément : 65 x 15 % = 9,75. Le nombre maximum de stagiaires sera égal à 10 car l’effectif doit être arrondi à l’entier supérieur.
  • Si l’effectif de l’entreprise est inférieur à 20 salariés, 3 stagiaires maximum peuvent être accueillis en même temps.

A noter : ces plafonds peuvent être dépassés pour les périodes de formation en milieu professionnel obligatoires. En effet, dans ce cas, la limite peut être relevée à 5 stagiaires dans les entreprises de moins de 30 salariés et à 20% de l’effectif dans les entreprises de 30 salariés et plus.

Chaque stagiaire doit être encadré par un tuteur dans l’entreprise. Le nombre de stagiaires pris en charge par un même tuteur est lui aussi limité. En effet, un tuteur ne peut pas accueillir un nouveau stagiaire s’il a déjà 3 conventions de stage en cours d’exécution.

Quel type de convention faut-il conclure avec le stagiaire ?

Le stagiaire n’est pas assimilé à un salarié. Il n’y a donc pas de contrat de travail conclu entre le stagiaire et l’employeur. Toutefois, l’employeur doit mentionner sur le registre unique du personnel, dans leur ordre d’arrivée, les noms et prénoms des stagiaires accueillis dans l’entreprise.

L’employeur et le stagiaire doivent conclure une convention de stage signée entre :

  • le stagiaire (s’il est mineur, son représentant légal) ;
  • l’organisme d’accueil ;
  • l’établissement d’enseignement ou de formation ;
  • l’enseignant référent au sein de l’établissement d’enseignement ;
  • le tuteur de stage au sein de l’organisme d’accueil.

L’article D124-4 du Code de l’éducation détaille les mentions obligatoires qui doivent être contenues dans la convention de stage :

  • l’intitulé complet du cursus ou de la formation du stagiaire et son volume horaire par année ou semestre d’enseignement ;
  • le nom de l’enseignant référent de l’établissement d’enseignement et le nom du tuteur dans l’organisme d’accueil ;
  • les compétences à acquérir ou à développer au cours de la période de formation en milieu professionnel ou du stage ;
  • la définition des activités confiées au stagiaire en fonction des objectifs de formation ;
  • les dates de début et de fin de stage ;
  • la durée hebdomadaire maximale de présence du stagiaire dans l’entreprise ainsi que sa présence, éventuellement la nuit, le dimanche ou un jour férié ;
  • les conditions dans lesquelles l’enseignant référent de l’établissement d’enseignement et le tuteur dans l’organisme d’accueil assurent l’encadrement et le suivi du stagiaire ;
  • le montant de la gratification versée au stagiaire et les modalités de son versement (pour les stages supérieurs à deux mois);
  • le régime de protection sociale dont bénéficie le stagiaire, y compris la protection en cas d’accident du travail, ainsi que le cas échéant, l’obligation faite au stagiaire de justifier d’une assurance couvrant sa responsabilité civile ;
  • les conditions dans lesquelles le stagiaire est autorisé à s’absenter, notamment dans le cadre d’obligations attestées par l’établissement d’enseignement et des congés et autorisations d’absence (pour les stages supérieurs à deux mois) ;
  • les modalités de suspension et de résiliation de la convention de stage ;
  • les modalités de validation du stage en cas d’interruption ;
  • la liste des avantages offerts au stagiaire : restauration, hébergement, remboursement des frais ;
  • les clauses du règlement intérieur de l’organisme d’accueil éventuellement applicables au stagiaire ;
  • les conditions de délivrance de l’attestation de stage

Attention : la convention de stage doit préciser qu’une visite médicale est obligatoire si le stagiaire occupe un poste de travail qui comporte des risques professionnels.

Le stagiaire doit-il percevoir une rémunération ?

On ne parle pas ici de rémunération mais de gratification. Cette gratification doit être remise au stagiaire qui effectue un stage d’une durée supérieure à 2 mois consécutifs ou non. La durée de 2 mois équivaut à 44 jours à 7 heures par jour soit 308 heures.

Au contraire, si la durée du stage est inférieure à deux mois, le versement d’une gratification est facultatif.

Le montant horaire de la gratification est égal à (au 17 mai 216)  :

15% du plafond de la Sécurité sociale, soit 24 euros x 0,15 = 3,60 euros.

Ce montant horaire minimum est exonéré de charges sociales, de CSG et de CRDS.

Attention : dans certaines branches professionnelles, le montant de la gratification peut être supérieur. Il est donc nécessaire de vérifier la convention collective applicable à l’entreprise.

La gratification doit être versée à la fin de chaque mois et non pas en totalité à la fin de stage. Elle est due dès le premier jour de stage et non pas à partir du seuil des 2 mois de stage.

En fin de stage, l’organisme d’accueil doit remettre au stagiaire une attestation de stage qui doit mentionner la durée effective totale du stage mais aussi le montant total de la gratification versée.

A noter : le stagiaire peut bénéficier des droits liés aux activités sociales et culturelles proposées par le comité d’entreprise. De même, le stagiaire doit avoir accès au restaurant d’entreprise ou aux titres-restaurant dans les mêmes conditions que les salariés. Enfin, l’employeur doit rembourser une part des frais de transport engagés pour effectuer le stage, dans les mêmes conditions que pour les salariés.

Que risque l’employeur s’il ne respecte pas les règles relatives aux stagiaires ?

Si les règles relatives aux stages ne sont pas respectées, l’employeur risque d’être condamné à une amende d’un montant pouvant aller jusqu’à 2000 euros par stagiaire concerné et 4000 euros en cas de récidive dans l’année suivant la première amende.

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