Le coût réel d’un recrutement

Le recrutement d'un salarié oblige nécessairement à prendre en considération le coût de ce nouvel employé dans le cadre du budget alloué et de l'objectif de maîtrise de la masse salariale. Mais en ne prenant en compte que le coût direct de cet employé, à savoir son salaire, les cotisations sociales, les primes et avantages divers, on omet régulièrement d'un point de vu budgétaire de prendre en compte le coût lié au recrutement de ce salarié.  Ces coûts sont pourtant parfois loin d'être anodins, entre le coût et le temps passé à la réalisation des annonces, le traitement des CV, les frais liés à l'intégration du salarié etc.

Recrutement : quel est le coût réel d'une embauche ?

Recrutement : un coût complexe à évaluer

Les contrôleurs de gestion évaluent de manière régulière le coût de production des biens et services fabriqués par leur entreprise. Cela paraît logique puisque la confrontation de ce coût au prix de vente permet directement d’évaluer la marge au niveau opérationnel. Les coûts engendrés par les services de support sont plus rarement évalués. Les services ressources humaines, et le coût d’un recrutement en particulier, échappent rarement à ce constat.

L’évaluation de ce coût peut paraître secondaire, surtout pour un poste à responsabilité en CDI. On recherchera dans ce cas à prendre toutes les mesures possibles pour éviter un mauvais recrutement, sans trop se soucier du temps passé et des coûts engendrés par ce processus de recrutement.

Pourtant, les budgets sous-estiment souvent ces coûts, et même dans bien des cas, oublient de les prendre en compte. Or, le contexte économique difficile actuel rend indispensable l’optimisation de toutes les ressources de l’entreprise. La fonction RH ne peut plus faire l’impasse sur l’évaluation de ses coûts. Des outils financiers existent déjà à ce sujet. On parle de « Total Cost of Ownership » (TCO)  pour évaluer le coût complet des processus RH.

L’évaluation du coût d’un recrutement, est, de surcroît, loin d’être évidente. Un certain nombre de coûts directs et indirects doivent être pris en compte.

Le coût lié au processus de recrutement

Pour procéder au recrutement d’un salarié, les services RH ainsi que les responsables des services concernés par l’embauche vont passer du temps pour réaliser les opérations suivantes :

  • Préparation du recrutement (expression du besoin)
  • Définition du profil du nouveau collaborateur
  • Rédaction de l’offre d’emploi
  • Choix des moyens de diffusion de l’offre d’emploi et diffusion
  • Analyse et tri des candidatures reçues, vérification de leurs références
  • Envoi des réponses négatives et information des candidats retenus à l’entretien
  • Réalisation des entretiens
  • Choix du candidat retenu en fonction de différents critères
  • Annonce au nouveau collaborateur de la bonne nouvelle.

Pour tout ce processus, il est nécessaire de prendre en compte le coût horaire chargé (salaire brut + cotisations patronales + charges fiscales de type taxe d’apprentissage etc.) des différents protagonistes du recrutement multiplié par le temps passé pour chaque phase (rédaction de l’annonce, analyse des candidatures, entretiens etc.).

Ces différentes étapes chronophages peuvent être évidemment évitées ou fortement réduites en faisant appel à un cabinet externe. Le coût de leur prestation est souvent élevé mais comprend généralement une garantie de remplacement si la personne embauchée ne donnait pas satisfaction pendant la période d’essai.

Le coût lié au processus d’intégration ou onboarding

Une fois le candidat choisi, d’autres coûts liés à l’intégration (ou onboarding) vont obligatoirement intervenir :

  • Rédaction du contrat de travail, création d’un dossier administratif
  • Prise de rendez-vous pour la visite médicale
  • Organisation du poste de travail en termes de matériels informatiques, de tenue de travail, de fournitures etc.
  • Parcours d’intégration du salarié en interne : présentation aux autres collaborateurs…
  • Formation en interne du salarié (voire une formation dans un établissement extérieur).

A nouveau, le temps passé par les différents intervenants de ce processus doivent être évalués en fonction du coût horaire chargé et être additionné aux coûts directs éventuels (coût de la formation dans un centre de formation notamment).

Pour être tout à fait complet dans l’évaluation du coût de recrutement, il faut également ajouter :

  • le coût du manque à gagner de l’entreprise pour le temps d’attente entre la date de recrutement et l’arrivée effective du candidat choisi, lorsque le poste est vacant,
  • le coût du manque à gagner correspondant au temps nécessaire pour que le nouvel embauché prenne effectivement en charge sa mission (coût « d’improductivité »).

D’après différentes études, on estime le coût du recrutement et de la phase d’intégration entre 15 et 25% du salaire brut annuel de la personne embauchée.

Le coût d’un mauvais recrutement

Le coût de recrutement est, en réalité, démultiplié quand ce dernier est un échec. Ces « mauvais recrutements » occasionneront les coûts supplémentaires suivants :

  • Mise en place de la procédure de rupture de la relation contractuelle (licenciement, fin de période d’essai etc.) : temps passé aux entretiens, rédaction et envoi de la lettre de licenciement, le cas échéant etc.
  • Réalisation du solde de tout compte et autre documents administratifs relatifs à la rupture
  • Perte d’exploitation liée à la valeur ajoutée non perçue par l’entreprise pendant toute la période « d’improductivité » du salarié. Ce coût correspond à la valeur ajoutée non perçue par l’entreprise par rapport à l’investissement réalisé. Ce coût peut être estimé au minimum à 1,5 fois  le salaire chargé d’un salarié, et peut augmenter voire doubler suivant l’activité de l’entreprise, le taux de marge opérationnel et le rapport des frais de personnel  par rapport à l’excédent brut d’exploitation (EBE ou EBITDA).
  • Coûts supplémentaires liés au lancement d’un nouveau processus de recrutement et d’intégration pour remplacer le mauvais recrutement.

Ces mauvais recrutements, très coûteux si l’on additionne tous les frais, sont en progression ces dernières années. D’après une enquête Dares du ministère du travail (janvier 2015) :

  • 12,7% des recrutements en CDI font l’objet d’une rupture de la période d’essai
  • Plus d’un tiers des contrats en CDI sont rompus au cours de la première année.

Exemple :

Un salarié nouvellement embauché perçoit un salaire brut mensuel de 2.500 € (30.000 € annuel). Ne donnant pas satisfaction, sa période d’essai est rompue au bout de 2 mois.
Pour évaluer son coût de recrutement et d’intégration (entre 15 et 25%) on retiendra un taux moyen de 20% soit 6.000 € (30.000 x 20%).

Pendant sa période d’essai, le salarié touchera un salaire brut de 5.000 € (soit 2.500 € x 2). En prenant en compte les charges patronales, les autres charges sociales et fiscales (taxe d’apprentissage, comité d’entreprise, participation etc.), les coûts d’infrastructure (nouveau bureau…), ce coût peut être multiplié au minimum par 1,8 ce qui donne 9.000 €.

Pour tenir compte de la perte d’exploitation liée à la valeur ajoutée non perçue, on peut à nouveau multiplier ce chiffre par 1,5 (et encore, en faisant abstraction des frais administratifs de rupture du contrat : entretien, solde de tout compte etc.) soit 13.500 €.

Avec cette évaluation sommaire, on peut estimer le coût de ce mauvais recrutement à 13.500 €, auquel il faudrait additionner le nouveau coût de recrutement et d’intégration de son remplaçant pour avoir une idée du coût du processus global de recrutement « définitif et satisfaisant » pour ce poste. Il est évidemment nécessaire que ce chiffre soit « affiné » par les calculs d’un contrôleur de gestion, notamment pour l’évaluation du manque à gagner lié la valeur ajoutée non perçue.

Imaginons que cette année, l’entreprise étudiée est embauchée en tout 100 salariés en CDI, au même salaire. Si on en croit les statistiques, environ 13% de ces recrutements se solderont par un échec et par une rupture de la période d’essai (12,7% selon les dernières statistiques). Sur ces 100 salariés, 13 seraient ainsi susceptibles d’être d’en cette situation.

Le coût annuel lié à des mauvais recrutements s’élèverait ainsi à 13.500 x 13 = 175.500 €.

Ces chiffres montrent clairement l’impact du processus de recrutement sur les résultats de l’entreprise.

Une amélioration du processus de recrutement, certes, souvent plus longue et coûteuse peut à moyen – long terme faire économiser des coûts importants liés à des mauvais recrutements.

Autre solution : recruter un salarié déjà connu

L’autre solution pour réduire drastiquement les coûts de recrutement et d’intégration consiste à recruter en CDI, des personnes ayant déjà travaillé pour l’entreprise sous d’autres statuts (contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, stages, statut indépendant) et ayant donné satisfaction.

Les candidats « conseillés » par d’autres salariés de l’entreprise (on parle de « cooptation ») permettent également de réduire la plupart du temps, le temps lié à la phase de recrutement et d’intégration. Dans ce dernier cas, le coût de recrutement est généralement divisé par 2 voire plus.  Ces 2 solutions permettent à la fois de réduire le risque de mauvais recrutement et de diminuer fortement le temps et le coût du processus complet de recrutement.

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