Les droits des dirigeants d’entreprise et des travailleurs indépendants lors d’un contrôle Urssaf

Tout dirigeant d’entreprise ou tout travailleur indépendant a l’obligation de déclarer ses salariés mais aussi ses revenus professionnels. En effet, ces déclarations donnent lieu au versement de cotisations et contributions patronales et salariales versées aux Urssaf (Union de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d’allocations familiales).

Contrôle URSSAF : droits des dirigeants, droits des indépendants

Lors d’un contrôle, l’Urssaf va vérifier si les déclarations effectuées par le cotisant sont exactes. Cette vérification porte sur l’assiette, le taux et le calcul des cotisations et des contributions de Sécurité sociale, d’assurance chômage ou de toute autre contribution dont le contrôle leur est confié. Mais quels sont les droits des cotisants et plus particulièrement du dirigeant d’entreprise ou du travailleur indépendant en cas de contrôle ou de retard de paiement ? Quelles sont les règles applicables concernant l’avis de passage, la mise en demeure ou encore, les possibilités de recours ?

Un décret du 8 juillet 2016 est venu améliorer les relations entre les cotisants, travailleurs indépendants et dirigeants d’entreprise, et l’Urssaf. Désormais, les travailleurs indépendants et dirigeants d’entreprise dispose d’un droit l’erreur, d’une meilleure information, etc. Ces dispositions s’appliquent à tout contrôle engagé depuis le 11 juillet 2016.

Retraçons ci-dessous les principales dispositions nouvellement en vigueur (article R243-59 du code du travail).

Le cotisant a t-il le droit à l’erreur ?

Si le cotisant constate de lui-même qu’il a commis une erreur non intentionnelle lors d’une déclaration, il bénéficie désormais d’un droit à l’erreur. En effet, le cotisant peut être dispensé des pénalités et des sanctions de retard s’il corrige son erreur lors de l’échéance suivante.

En pratique, pour que le droit à l’erreur puisse s’appliquer, les conditions suivantes doivent être respectées :

  • la déclaration rectifiée et le versement régularisateur sont transmis au plus tard lors de la première échéance suivant celle de la déclaration et du versement initial ;
  • le montant du versement régularisateur ne dépasse pas 5 % du montant total des cotisations initiales.

Le cotisant doit-il être informé préalablement au contrôle Urssaf ?

Si l’Urssaf souhaite exercer un contrôle, elle doit obligatoirement avertir le cotisant par le biais d’un avis de passage. Cet avis de passage doit être envoyé par l’Urssaf au moins 15 jours avant la date de la première visite prévue.

L’avis de passage doit faire figurer la « charte du cotisant contrôlé ». Cette charte présente, de façon synthétique, les modalités de déroulement d’un contrôle ainsi que les droits et les garanties dont bénéficie le cotisant tout au long de cette procédure.

Auparavant, le juge estimait alors que le non-respect du délai de 15 jours n’avait pas d’incidence sur la régularité du contrôle. Désormais, si l’Urssaf ne respecte pas ce délai, la procédure de contrôle est alors considérée comme irrégulière.

Rappelons toutefois que l’Urssaf n’a pas à transmettre d’avis de passage au cotisant lorsque son contrôle a pour objectif la recherche d’infractions au travail dissimulé.

Que se passe t-il suite au contrôle ?

Suite au contrôle, l’Urssaf doit adresser à la personne contrôlée une lettre d’observations. Cette lettre doit obligatoirement être adressée quel que soit l’issue du contrôle : constat d’une bonne application de la législation, observations ou encore, demande de régularisation.

Cette lettre d’observations doit mentionner les éléments suivants :

  • l’objet du contrôle ;
  • les documents consultés ;
  • la période vérifiée ;
  • éventuellement, les observations formulées au cours du contrôle : désormais, ces observations doivent être motivées chef par chef de redressement, c’est-à-dire, motif par motif ;
  • la mention du délai de 30 jours dont la personne contrôlée dispose pour faire part de ses remarques ;
  • la date de la fin du contrôle.

Si un redressement est prononcé, la lettre d’observation doit comporter l’indication du montant des assiettes correspondant. De même, pour les cotisations et contributions sociales, la lettre doit également faire figurer l’indication du mode de calcul, du montant des redressements et des éventuelles majorations et pénalités envisagées.

Éventuellement, si le contrôle confirme qu’une mauvaise pratique ayant déjà fait l’objet d’une observation ou d’un redressement lors d’un précédent contrôle est réitérée, la lettre d’observations doit préciser l’absence de mise en conformité.

Bon à savoir. Le cotisant ne peut pas être redressé sur des éléments déjà contrôlés mais qui n’ont pas donné lieu à observations. Toutefois, pour que cette règle s’applique les deux conditions suivantes doivent être réunies :

  • la situation et la réglementation applicable sont restées inchangées ;
  • l’Urssaf a pu se prononcer en toute connaissance de cause au vu de l’ensemble des documents consultés.

Le cotisant dispose t-il d’un droit de réponse ?

Dès lors que le cotisant reçoit sa lettre d’observation, une période contradictoire va alors commencer. Cette période contradictoire comprend un droit de réponse. En effet, la personne contrôlée, travailleur indépendant ou dirigeant d’entreprise, dispose d’un délai de 30 jours pour faire part de ses remarques, d’éléments nouveaux ou de son éventuel désaccord par courrier recommandé avec accusé de réception.

Dans tous les cas, l’agent de l’Urssaf est tenu de répondre à chaque argument de manière motivée et préciser les montants des redressements retenus ou non. Cette réponse de l’agent de l’Urssaf doit être transmise avant l’envoi de la mise en demeure éventuelle.

Suite à ces échanges, l’agent de contrôle transmet à l’Urssaf le procès-verbal de contrôle. Ce procès-verbal doit reprendre les éventuelles observations de l’agent, accompagnées de la réponse du cotisant et des réponses qui ont été rapportées.

Cette période contradictoire se termine dans l’une des situations suivantes:

  • tous les points de législation vérifiés nécessitent une simple mise en conformité, sans redressement. Une lettre d’observations dites « pour l’avenir » est alors envoyée à la personne contrôlée. Lors d’un contrôle ultérieur, une absence de mise en conformité va entraîner une majoration du redressement ;
  • tous les points de législation vérifiés engendrent un crédit en faveur de la personne contrôlée. Ce crédit est alors remboursé dans un délai maximum de 4 mois ou imputer sur des sommes dues ;
  • tous les points de législation vérifiés entraînent un redressement et des sommes à payer. Une lettre intitulée « mise en demeure » est alors notifiée au cotisant par recommandé avec accusé de réception. Cette mise en demeure mentionne notamment le montant des sommes réclamées et la période à laquelle elles se rapportent.

Que peut faire le cotisant pour contester le redressement ?

Si le travailleur indépendant ou le dirigeant d’entreprise souhaite contester la décision du contrôleur Urssaf, il a la possibilité de saisir la commission de recours amiable (CRA) de l’organisme de recouvrement. La saisine de la CRA est obligatoire avant tout recours judiciaire ultérieur, notamment devant le tribunal des affaires de sécurité sociale (TASS).

Pour toute mise en demeure notifiée à compter du 1er janvier 2017, le délai de saisine de la CRA est de deux mois à compter de la notification de la mise en demeure. Auparavant, ce délai n’était que de 30 jours.

Si la CRA n’est pas saisie dans le délai de deux mois, la décision prise par l’Urssaf à l’issue du contrôle est alors définitive.

La décision de la CRA, adressée au cotisant par lettre recommandée, doit exposer le délai de recours et ses modalités d’exercice.

La décision de la CRA peut être contestée devant le TASS dans le délai de deux mois à compter de sa réception. Passé ce délai, la décision devient alors définitive.

Quelles sont les majorations applicables en cas de redressement ?

Si l’URSSAF demande une régularisation des cotisations suite au contrôle, le règlement doit intervenir dans le mois suivant la réception de la mise en demeure. Une majoration initiale de 5 % est alors automatiquement appliquée pour couvrir le retard de règlement mis à jour par le contrôle.

Par ailleurs, à partir du 1er février de l’année suivant le contrôle, une majoration complémentaire de 0,4 % des cotisations redressées peut être ajoutée par mois ou fraction de mois de retard pour financer le délai de règlement des cotisations non régularisées.

Si le redressement porte sur une situation de travail dissimulé, une majoration complémentaire de 25 % sur l’ensemble des montants mis en recouvrement à l’issue du contrôle est appliquée.

Une majoration complémentaire de 40 % s’ajoute si cette infraction est commise envers plusieurs personnes, envers un mineur soumis à l’obligation scolaire, envers une personne dont la vulnérabilité ou l’état de dépendance sont apparents ou connus de l’auteur ou encore, si l’infraction est commise en bande organisée.

Par ailleurs, en cas d’abus de droit, une pénalité égale à 20 % du redressement est appliquée.

Enfin, sachez que si le travailleur indépendant ou le dirigeant d’entreprise n’a pas pris en compte les observations notifiées lors d’un précédent contrôle datant de moins de 5 ans, le montant du redressement est alors majoré de 10%.

Existe-t-il un échange d’informations entre l’Urssaf et l’Administration fiscale ?

Si l’administration fiscale modifie les revenus retenus pour le calcul des cotisations et des contributions, elle va alors en informer le RSI (régime social des indépendants) dans le but de procéder à la révision du montant des cotisations.

De la même manière, suite à un contrôle Urssaf ayant donné lieu à un redressement, le RSI informe l’administration fiscale et lui transmet de nombreux éléments : la lettre d’avertissement, la mise en demeure, la lettre d’observations, les éventuels échanges suite à la lettre d’observations, etc.

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